Llegamos a ustedes gracias a:



Reportajes y análisis

Cómo elegir una plataforma de gestión SaaS

[17/01/2022] La avalancha de trabajadores remotos al comienzo de la pandemia mundial a principios del 2020 hizo que las empresas se apresuraran a encontrar un nuevo software para comunicarse y colaborar con los trabajadores remotos. Muchas recurrieron a las opciones de software como servicio (SaaS).

Era una opción obvia. En el modelo SaaS, las aplicaciones son alojadas y mantenidas por un proveedor externo y entregadas a los empleados a través de Internet, lo que facilita su despliegue a distancia.

[Reciba lo último de CIO Perú suscribiéndose a nuestro newsletter semanal]

Las aplicaciones SaaS se basan en la suscripción, que suele cobrarse mensual o anualmente por usuario o "asiento", sin la gran inversión inicial que requiere el software tradicional on-prem. Introducido a principios de la década del 2000, el SaaS ha aumentado su popularidad a lo largo de los años y es ahora el principal método de entrega de software.

El cambio a SaaS desde el software tradicional también forma parte de las iniciativas de transformación digital de muchas empresas. "Toda la noción detrás de la transformación digital y la modernización es ser más resistente y más ágil", señala Frank Della Rosa, director de investigación para SaaS y software en la nube en IDC. "Con el software heredado, el tiempo que se necesita para poner en marcha una nueva infraestructura y el tiempo que se necesita para desplegar el software, realmente limita la capacidad de una empresa para responder al cambio".

Las ofertas de SaaS también tienen una ventaja en su capacidad para hacer que las nuevas características estén disponibles con más frecuencia que las ofertas de software tradicionales. "Con SaaS, la cadencia de lanzamiento se produce trimestralmente", anota Della Rosa. "Hay un flujo constante de nuevas capacidades que las empresas pueden aprovechar, que no está disponible para los clientes de software heredado".

El problema del SaaS

La facilidad con la que se pueden desplegar las aplicaciones SaaS significa que los líderes de la línea de negocio, los equipos pequeños o incluso los individuos, pueden empezar a utilizarlas fácilmente, y eso, a su vez, ha llevado a una proliferación de aplicaciones SaaS en muchas empresas. En su informe 2021 Businesses at Work, por ejemplo, el proveedor de gestión de acceso Okta informó que sus clientes han desplegado una media de 88 aplicaciones, lo que supone un aumento del 22% en los últimos cuatro años. Los clientes más grandes (dos mil o más empleados) tienen una media de 175 apps, mientras que las empresas más pequeñas (menos de dos mil) despliegan una media de 73 apps.

"Estas decisiones de compra se han democratizado", afirma Della Rosa. "Lo que hemos visto con el SaaS es que los usuarios sacan una tarjeta de crédito y compran las herramientas que necesitan, y luego presentan el gasto. Así que ahora tiene una enorme explosión de gastos que llegan con licencias de software que están creando un verdadero dolor de cabeza en términos de poder gestionar ese gasto".

Además, han surgido redundancias, ya que diferentes departamentos acaban comprando el mismo tipo de software, sin saber lo que ocurre en otras áreas de la empresa. Cuando llegan las renovaciones de las suscripciones, el departamento de compras a menudo no tiene visibilidad sobre si el software genera algún valor real para la empresa.

"Si se observa la proliferación de SaaS en una empresa, [las compañías] podrían estar subestimando el número de aplicaciones por un factor de 10", anota Della Rosa.

El continuo crecimiento de las aplicaciones SaaS en las organizaciones se está convirtiendo en un importante punto de dolor para los responsables de TI, que necesitan saber no solo qué se está desplegando, sino también si las aplicaciones son seguras, si cumplen con la normativa y cuánto dinero se está gastando en ellas.

Qué hacen las herramientas de gestión de SaaS

En los últimos años también ha crecido una categoría de herramientas para ayudar a gestionar la proliferación de SaaS. Dependiendo del grupo que defina la categoría, podrían llamarse plataformas de gestión de SaaS (SMP) o software de gestión de operaciones de SaaS (SaaSOps). Gartner, que se refiere a esta categoría como SMPs, dice que tales herramientas son ofrecidas por proveedores puramente de juego, así como proveedores tradicionales de gestión de activos de software (SAM), proveedores de gestión de plataformas en la nube y de migración a la nube, corredores de seguridad de acceso a la nube, e incluso algunos proveedores de gestión de servicios de TI.

"Las herramientas tradicionales de SAM todavía se centran en gran medida en la gestión de aplicaciones que no son SaaS y que cuentan con una instalación", escribió Gartner en su Guía de Mercado de Plataformas de Gestión de SaaS de febrero del 2021. "Sin embargo, los principales proveedores de SAM están añadiendo cada vez más capacidades de forma nativa, o a través de la adquisición, para apoyar el descubrimiento de aplicaciones SaaS y gestionar las licencias". Gartner se refiere a algunos de estos proveedores como "SAM para SaaS", lo que puede complicar aún más la investigación de una empresa.

Della Rosa, de IDC, afirma que la mayoría de las plataformas de gestión de SaaS evolucionaron a partir de herramientas de gestión y optimización del gasto, que ayudan a las organizaciones a controlar la cantidad de dinero que se gasta en SaaS en toda la empresa. Con el tiempo, las empresas de gestión de SaaS empezaron a añadir funciones adicionales, como la seguridad de las aplicaciones, la gestión de los proveedores, la optimización de los costos y la configuración de la incorporación y la salida de los empleados. Muchos proveedores ofrecen ahora servicios de recomendación de aplicaciones SaaS, asesorando sobre qué aplicaciones SaaS pueden ser mejores para un determinado problema o categoría.

El mercado de la gestión de SaaS está en auge junto con la explosión de las propias aplicaciones SaaS. Gartner predice que para el 2026, el 50% de las organizaciones que utilizan múltiples aplicaciones SaaS, centralizarán la gestión y el uso de estas apps a través de una herramienta SMP, frente a menos del 20% que las utilizaba en el 2021.

Los expertos dicen que las organizaciones deberían considerar el software de gestión de SaaS si notan un aumento en los gastos de suscripción, si varios departamentos comienzan a comprar el mismo software, si los responsables de seguridad expresan su preocupación sobre si las aplicaciones en uso son seguras y cumplen con las regulaciones, o si tratar de gestionar las compras de software en una hoja de cálculo se está convirtiendo en una pesadilla.

Características clave de la gestión de SaaS que hay que buscar

En primer lugar, las herramientas deben ser capaces de gestionar al menos tres tareas principales: el descubrimiento automatizado de aplicaciones dentro de la infraestructura de una organización; la gestión y automatización de las funciones administrativas, como la incorporación/desconexión; y la provisión de una ubicación centralizada para aplicar las políticas de seguridad de aplicaciones y datos para la cartera de SaaS.

También pueden incluirse características y funcionalidades adicionales. Por ejemplo, algunas herramientas proporcionan controles de acceso basados en roles; ofrecen la capacidad de documentar, cancelar, transferir y actualizar licencias de software; tienen un sistema central de informes para ejecutivos o auditorías de cumplimiento; permiten a los administradores crear un catálogo de aplicaciones aprobadas que los empleados pueden descargar; supervisan la adopción y el uso de aplicaciones por parte de los empleados y prevén las necesidades futuras; y/o proporcionan servicios de recomendación de aplicaciones SaaS para reducir el solapamiento de aplicaciones y optimizar el gasto. Muchas capacidades de automatización dependen de las integraciones con proveedores de SaaS, así que asegúrese de investigar las integraciones que ofrece cualquier SMP que esté considerando.

Más allá de las funciones de detección y gestión, Della Rosa afirma que está recibiendo muchas consultas sobre la seguridad y el cumplimiento de las instalaciones de SaaS.

"En función de los datos a los que accede una aplicación, se introduce un riesgo, porque no hay forma de confirmar que se está utilizando conforme a la normativa, y que los proveedores que proporcionan la aplicación también están al día en su cumplimiento [de] la normativa industrial y regional", afirma. "Ser capaz de rastrear y garantizar que todos los usuarios están autorizados: la gestión de la identidad y el acceso es clave".

Della Rosa sostiene que las organizaciones deben buscar proveedores que puedan ayudarles a resolver sus necesidades inmediatas, ya sea la seguridad y el cumplimiento, la gestión del gasto o la participación de los usuarios. "Si pregunta a cualquier empresa qué es lo más importante: la gestión de los gastos, el cumplimiento de la normativa o los datos de uso, le van a decir las tres cosas".

"Si no cumple con la normativa o si no está seguro de que los proveedores que utiliza tengan toda la documentación actualizada sobre su cumplimiento, eso es probablemente más crítico que el costo ahora mismo", anota. "Así que las empresas pueden querer buscar una plataforma que haya construido su propuesta de valor principal en torno a eso, y luego pensar en la integración para abordar la optimización de los costos y la participación de los usuarios", añade.

Principales opciones de software de gestión SaaS

Con muchos proveedores que ofrecen gestión SaaS independiente, así como proveedores tradicionales de SAM que ofrecen componentes SaaS a sus ofertas, las empresas deberían poder encontrar un producto que satisfaga sus necesidades específicas.

La lista principal que aparece a continuación se centra en los proveedores de gestión SaaS puros. A continuación, encontrará otras opciones, incluidos los proveedores tradicionales de SAM que han añadido funciones de gestión de SaaS a sus herramientas existentes. La elección de un tipo de proveedor para la gestión de SaaS puede depender, en última instancia, de si su empresa ya tiene una herramienta de SAM desplegada, o si está buscando herramientas que puedan gestionar aplicaciones locales además de aplicaciones SaaS.

Hemos seleccionado los siguientes productos, ordenados alfabéticamente, a través de una investigación independiente y de conversaciones con analistas que cubren el mercado. La inclusión en esta lista no es una recomendación de compra, ni la exclusión es una señal para no comprar. Se trata más bien de un punto de partida que destaca a los proveedores, las características principales y las funcionalidades únicas que las empresas deben tener en cuenta a la hora de elegir un sistema de gestión SaaS.

  • BetterCloud: Las características de la plataforma BetterCloud incluyen el descubrimiento de aplicaciones, la seguridad de los archivos, la incorporación y la exclusión, el acceso con mínimos privilegios, el cumplimiento de la seguridad, los flujos de trabajo automatizados, y la gestión centralizada de múltiples instancias de aplicaciones SaaS comunes. La empresa ofrece integraciones con más de 60 aplicaciones SaaS diferentes, como Google Workspace, Microsoft 365 y Okta. (Vea los detalles de seguridad de BetterCloud).
  • Blissfully: Blissfully ofrece funciones de organización, automatización y seguridad que incluyen la gestión de SaaS, la gestión de proveedores, la gestión tradicional de activos de software, la gestión de activos de TI, los flujos de trabajo de proveedores y empleados, la automatización de TI, la gestión de acceso, la auditoría y las pruebas, y los flujos de trabajo de cumplimiento. (Vea los detalles de seguridad de Blissfully).
  • G2 Track: G2 ofrece un marketplace de software que permite investigar, comprar y gestionar su software y servicios. La empresa ha presentado recientemente G2 Track, que ayuda a las empresas a descubrir y gestionar las aplicaciones utilizadas en sus negocios. La oferta permite a las empresas gestionar su software y sus gastos, seguir las tendencias de uso de los empleados para obtener valor, controlar los contratos y el cumplimiento, y revelar las tendencias de las licencias y los presupuestos. (Vea los detalles de seguridad de G2 Track).
  • Productiv: Esta plataforma utiliza modelos de aprendizaje automático para descubrir aplicaciones "no controladas" y garantizar el cumplimiento, ofrecer recomendaciones para optimizar el gasto en aplicaciones y agilizar el proceso para que los empleados descubran las aplicaciones desplegadas y soliciten otras nuevas. El sistema puede proporcionar datos de uso sobre más de 20 mil aplicaciones, incluyendo el gasto, las licencias, las tasas de adopción, la seguridad y las funciones. También están disponibles la incorporación y la automatización del flujo de trabajo para las aplicaciones SaaS. (Consulte los detalles de seguridad de Productiv).
  • Stackshine: Las características de esta plataforma incluyen un calendario de suscripciones para hacer un seguimiento de los gastos pasados y futuros; un tablero centralizado para los datos de los proveedores, los contratos y las facturas; alertas de las próximas fechas de renovación; y alertas de seguridad en torno a los proveedores comprometidos y los empleados fuera de la empresa. El proveedor también ofrece servicios como el descubrimiento de proveedores y la negociación de contratos, y puede realizar campañas de encuestas entre los empleados para descubrir las aplicaciones favoritas y las que menos les gustan. (El sitio de Stackshine no incluye una página de seguridad y cumplimiento; póngase en contacto con el proveedor para obtener detalles sobre el cifrado, la autenticación y el cumplimiento).
  • Torii: Esta plataforma automatiza el descubrimiento, la optimización del gasto, las operaciones y el cumplimiento de las aplicaciones SaaS en toda la organización. La supervisión del gasto incluye la gestión de proveedores y licencias, así como la elaboración de informes de devolución de gastos. El sistema puede automatizar los procesos relacionados con el SaaS para el ciclo de vida de los empleados, incluye un catálogo de aplicaciones y proporciona detalles sobre la utilización del software. Torii incluye funciones automatizadas de análisis de riesgos y control de acceso, junto con alertas de seguridad. (Consulte los detalles de seguridad de Torii).
  • Trelica: Con sede en el Reino Unido, Trelica automatiza el descubrimiento de SaaS para encontrar instalaciones de TI en la sombra, optimizar el gasto en aplicaciones, automatizar las operaciones de TI y comprometerse con los usuarios finales. Los datos de compromiso pueden identificar los ahorros de las plazas no utilizadas, y la negociación de la renovación puede reflejar el grado de utilización de las aplicaciones por parte de los empleados. Otras características incluyen la automatización de la incorporación de los empleados, la seguridad y el riesgo de acceso, y la capacidad de medir la satisfacción de los usuarios. También están disponibles integraciones con proveedores de identidad y aplicaciones SSO, herramientas financieras y aplicaciones empresariales. (Vea los detalles de seguridad de Trelica).
  • Zluri: Este proveedor señala que su objetivo es simplificar la transición del mundo al SaaS ayudando a las empresas a adoptar y operar su pila de software a través de un único panel inteligente. Las características de la plataforma Zluri incluyen el descubrimiento inteligente de aplicaciones, la supervisión de la renovación, la optimización de los costos de las aplicaciones, la gestión de los proveedores, la automatización de la incorporación y la retirada, los datos de uso de las aplicaciones y las notificaciones e informes en tiempo real. (Vea los detalles de seguridad de Zluri).
  • Zylo: Este sistema puede descubrir aplicaciones en toda la organización, optimizar el gasto y descubrir ineficiencias, gestionar las renovaciones y prever el gasto, y garantizar el cumplimiento mediante procesos de gobernanza. (El sitio de Zylo no incluye una página de seguridad y cumplimiento; póngase en contacto con el proveedor para conocer los detalles de cifrado, autenticación y cumplimiento).

Otras herramientas, incluidas las plataformas SAM, ITSM e ITAM

Las empresas que deseen gestionar tanto las aplicaciones locales como las de SaaS deberían investigar las ofertas de gestión de activos de software (SAM), gestión de servicios de TI (ITSM) o gestión de activos de TI (ITAM), muchas de las cuales están empezando a ofrecer funciones de gestión de SaaS. Entre los proveedores de este espacio se encuentran Snow Software, Alloy Software, Flexera, Genuity, ServiceNow y SailPoint, que aborda la cuestión a través de su plataforma de gestión de identidades.

También descubrimos otras herramientas que pueden tener una o dos de las tres capacidades principales de gestión de SaaS (descubrimiento, gestión y seguridad), pero que actualmente no parecen ser un sistema completo de gestión de SaaS. Proveedores como Airbase y Vendr, por ejemplo, ofrecen funciones de gestión de gastos.

Otros proveedores, como CoreView, Sonar Software y AvePoint, ofrecen funciones de gestión de SaaS, pero solo para productos específicos como Microsoft 365 o Salesforce.

Puede ver también: