[19/01/2022] Desde hace aproximadamente un año, Microsoft ha añadido una serie de nuevas funciones a Teams, su centro de chat y videoconferencia, enfocadas a mejorar las reuniones de video con compañeros de trabajo y otros colegas. A continuación, un resumen de las nuevas características clave que hay que conocer y cómo utilizarlas.
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Tenga en cuenta que esta guía se refiere a la aplicación de escritorio de Microsoft Teams para Windows y macOS incluida en las suscripciones de Microsoft 365/Office 365 para empresas y educación. Algunas de estas características no se ofrecen en las apps web o móvil, ni en las versiones de consumo de Teams, incluida la versión gratuita.
1. Salas de descanso
Las salas de descanso son básicamente mini-salas de reuniones que están asociadas a una reunión más grande. Cada sala de reuniones cuenta con la mayoría de las funciones habituales de las reuniones, como las transmisiones de audio y video de los participantes, un panel de chat y la posibilidad de compartir la pantalla.
Si tiene un pequeño equipo que necesita hablar y presentar en una reunión, podrían beneficiarse de la preparación y las conferencias entre ellos en una sala separada, mientras se celebra la reunión principal. En otro caso, podría colocar a todos los participantes de la reunión en salas de descanso para facilitar las discusiones en pequeños grupos antes de que todos vuelvan a la reunión principal.
Las salas de reuniones permiten que se produzcan debates en pequeños grupos aparte de la reunión principal de los equipos.
Para configurar las salas de descanso, debe ser un organizador de la reunión o un presentador con privilegios de administrador de salas de descanso. Durante una reunión, puede acceder a esta función haciendo clic en el ícono de las salas de descanso (un cuadrado más pequeño sobre un cuadrado más grande) en la parte superior derecha de la ventana de la reunión. Se abrirá un panel en el que podrá crear una o varias salas de descanso y asignarlas manualmente a los participantes en la reunión, o hacer que se asignen automáticamente.
También puede configurar las salas de descanso antes de una reunión abriendo la invitación a la reunión en Teams y seleccionando Salas de descanso > Crear salas.
Los administradores de las salas de descanso también pueden cambiar el nombre de las salas de descanso, establecer límites de tiempo para las sesiones de descanso, entrar y salir de varias salas de descanso, enviar anuncios a las salas de descanso, etc. Para obtener más detalles, consulte la página de soporte de Microsoft sobre la configuración y gestión de las salas de descanso.
2. Pizarra mejorada
Hace tiempo que Teams se integró con la aplicación Whiteboard de Microsoft para que los participantes en las reuniones puedan colaborar en una pizarra virtual compartida en tiempo real. Los miembros del equipo pueden añadir texto, imágenes, diagramas, notas, bocetos y mucho más a una pizarra. La versión recientemente renovada de esta app añade una serie de mejoras, como más de 40 plantillas nuevas, la posibilidad de insertar imágenes y documentos, íconos de reacción y numerosas mejoras en la herramienta de entintado.
La pizarra de Microsoft tiene una interfaz renovada y nuevas capacidades.
Para iniciar la aplicación Pizarra mientras está en una reunión: En la parte superior derecha de la ventana de la reunión, haga clic en el ícono Compartir contenido (flecha hacia arriba). En el panel que se abre, haga clic en Pizarra Microsoft.
Fuera de una reunión, puede añadir la aplicación Pizarra a cualquiera de sus canales de Teams. (Puede ser útil para trabajar en una pizarra antes o después de una reunión). Abra el canal y haga clic en el ícono + en la parte superior del canal. En el panel "Añadir una pestaña" que se abre, haga clic en el ícono de la pizarra. Se abrirá otro panel en el que podrás escribir un nombre para la pizarra. Haga clic en el botón "Guardar", en la parte inferior derecha, y su nueva pizarra se añadirá a este canal.
También puede añadir una pizarra a un chat. Abra el chat. Es posible que la pizarra ya aparezca como una pestaña en la parte superior de la ventana del chat. (O puede que tenga que hacer clic en Más para abrir un pequeño menú en el que aparezca Pizarra). Si la Pizarra aparece como una pestaña, haga clic en ella para iniciar la aplicación Pizarra en el chat. Si no aparece en ninguna parte de la parte superior del chat, haga clic en el ícono + y siga los mismos pasos anteriores para añadir una pizarra a un canal.
3. Transcripción en directo
Hace tiempo que Teams ofrece transcripciones de texto de las reuniones grabadas después de que éstas hayan terminado. Otra función útil desde hace mucho tiempo es el subtitulado de texto impulsado por la IA que muestra lo que dicen los participantes de la reunión en tiempo real. Una nueva función de transcripción en directo combina estas dos características, ofreciendo una barra lateral de transcripción que muestra todo lo que se ha dicho en una reunión, con la atribución del orador.
Una transcripción en directo de la reunión puede ayudar a los participantes a mantenerse al día con todo lo que se ha dicho en una reunión.
Las transcripciones en directo pueden ayudar a quienes no oyen bien o no dominan completamente el idioma que se habla en la reunión. Y quien llegue tarde a una reunión o se distraiga momentáneamente puede ponerse al día rápidamente desplazándose hacia atrás por la barra lateral de transcripciones. La transcripción completa está disponible una vez finalizada la reunión para los invitados que se hayan perdido la reunión, o los participantes que quieran revisar lo que se ha dicho.
Para iniciar la transcripción en directo de una reunión, haga clic en el ícono de tres puntos de Más acciones situado en la parte superior derecha de la ventana de la reunión y, en el menú que se abre, haga clic en Iniciar transcripción. Los participantes en la reunión verán una notificación que indica que la reunión se está transcribiendo.
Por otra parte, si graba una reunión (haga clic en el ícono de Más acciones y seleccione Iniciar grabación), la transcripción en directo se activará automáticamente al mismo tiempo. Los participantes en la reunión verán una notificación indicando que la reunión se está grabando y transcribiendo.
Actualmente, Teams admite la transcripción en directo en 28 idiomas. Si todos los participantes en la reunión hablan un idioma distinto del inglés, puede cambiar el texto transcrito al que están hablando. Haga clic en el ícono de tres puntos situado en la parte superior de la barra lateral de la transcripción, seleccione Cambiar el idioma hablado, seleccione un idioma diferente y haga clic en Confirmar.
Después de la reunión, la transcripción estará disponible para su descarga en el evento de la reunión en el calendario.
La transcripción en vivo debe ser permitida por su administrador de Teams. Para más detalles, consulte la página de soporte de Microsoft sobre transcripciones en vivo en Teams.
4. Destacar a las personas
Los organizadores y presentadores de reuniones pueden "destacar" a determinados participantes de la reunión; por ejemplo, en una reunión de toda la empresa en la que se llama con frecuencia a algunos líderes. Cuando se destaca a alguien, su video se muestra de forma destacada en la ventana de la reunión para todos los participantes, básicamente fijándolo en una posición prominente en la pantalla. Se pueden destacar hasta siete personas a la vez.
Puede destacar a determinados participantes para todos los participantes en la reunión.
Para destacar a alguien, haga clic con el botón derecho en el video de la persona (o en el suyo propio) y seleccione Destacar en el menú que se abre. (Si el video de al menos otra persona ya ha sido destacado, esta opción dirá Añadir destacado).
También puedes seleccionar el ícono de Mostrar participantes (con dos personas) en la parte superior de la pantalla para ver una lista de todas las personas de la reunión. Haga clic con el botón derecho del mouse en el nombre de una persona y seleccione Foco de atención en el menú que se abre.
Para eliminar a una persona de un foco, haga clic con el botón derecho del mouse en su video y seleccione Detener foco en el menú que se abre. Puede dejar de destacar a todas las personas en la lista de participantes.
Tenga en cuenta que la función de foco no está disponible si la vista de las transmisiones de video de todos los participantes está configurada en el modo "Galería grande" o "Juntos". Además, si la reunión se está grabando, el video destacado de una persona no aparecerá como destacado en la grabación final.
5. Vista de cuadrícula de PowerPoint y más
Hay una forma mejorada de presentar un documento de PowerPoint en una reunión, en la que puede mostrar diapositivas específicas y no tener que pasar por todas ellas. En la parte superior derecha de la ventana de la reunión, haga clic en el ícono Compartir contenido (flecha hacia arriba). En el panel que se abre, desplácese hasta la sección "PowerPoint Live" y haga clic en Examinar OneDrive o Examinar mi computadora, lo que tenga el documento de PowerPoint que desee presentar.
Una vez cargado el documento de PowerPoint, verá la diapositiva que se está presentando a los participantes en la reunión en el área principal de su pantalla, con una tira de miniaturas de otras diapositivas en la parte inferior de la ventana. Puede hacer clic en cualquier miniatura para ir directamente a esa diapositiva.
Debajo de la diapositiva que se está presentando, hay un ícono de vista de cuadrícula (con varios cuadrados). Haga clic en este ícono o pulse la tecla "G", y las miniaturas de las diapositivas se organizarán en una cuadrícula. Puede hacer clic en una de estas miniaturas para presentarla a los asistentes a la reunión.
Los participantes en la reunión que vean una presentación de PowerPoint Live en Teams también tienen un ícono de vista de cuadrícula; pueden utilizarlo para saltar a cualquier diapositiva y, a continuación, hacer clic en el ícono Sincronizar con el presentador para volver a la diapositiva que se está presentando.
Para obtener más detalles sobre la vista de cuadrícula y PowerPoint Live, consulte la página de soporte de Microsoft sobre cómo compartir diapositivas de PowerPoint en una reunión de Teams.
También es nueva la posibilidad de detener la presentación de un deck de PowerPoint y retomarlo donde lo dejó más tarde en la misma reunión, lo que resulta práctico para cuando quiere interrumpir una presentación larga con un presentador o una actividad diferente.
6. Modo presentador
Esta función reúne su transmisión de video y el documento o imagen que está presentando para que los demás asistentes a la reunión lo vean de una de las tres maneras siguientes:
* Destacar: Elimina el fondo detrás de usted y lo sustituye por el contenido que estás presentando.
Reportero: Coloca el contenido por encima de su hombro derecho en un diseño como el que se ve en las noticias de televisión cuando un presentador está en pantalla.
* Side-by-side: Es simplemente su fuente de video y el contenido que estás presentando colocados uno al lado del otro.
El modo presentador combina su transmisión de video con el contenido que está presentando.
En la parte superior derecha de la ventana de la reunión, haga clic en el ícono Compartir contenido (flecha hacia arriba). Bajo el título "Modo presentador", en la parte superior del panel que se abre, haga clic en el ícono del modo presentador que prefiera.
Para iniciar su presentación, elija un elemento en "Pantalla" o "Ventana" en el panel. (El modo de presentador no funciona actualmente con las presentaciones de PowerPoint, aunque Microsoft dice que esa capacidad llegará en el futuro).
Para más detalles, consulte la página de soporte de Microsoft sobre el uso de los modos de presentador.
7. Contenido de la cámara
Esta función mejora la imagen de un objeto de la sala, como una pizarra, un libro o un documento en papel, para que los asistentes a la reunión puedan verlo con mayor claridad. También incluye un efecto especial para que usted aparezca ligeramente transparente cuando su cuerpo, brazo o mano esté delante de la pizarra u otro objeto o sobre el documento.
Utilice la función "Contenido de la cámara" para hacer más nítidas las pizarras blancas u otro material escrito.
En la parte superior derecha de la ventana de la reunión, haga clic en el ícono Compartir contenido (flecha hacia arriba). En el panel que se abre, haga clic en Contenido de la cámara y seleccione Pizarra, Documento o Video. (En una ventana de vista previa, se le indicará que apunte la cámara de su dispositivo o una cámara externa conectada a la pizarra o al documento. Cuando la pizarra o el documento se enfoquen, esta función mejorará la legibilidad de las palabras y las imágenes. A continuación, puede hacer clic en el botón Compartir para presentarlo a los asistentes a la reunión.
Para obtener más detalles, consulte la página de soporte de Microsoft sobre cómo compartir pizarras y documentos a través de la cámara.
8. Monitor de calidad de la llamada
Si el audio o el video de la reunión son irregulares o no funcionan, puede comprobar cuál puede ser la causa. En la parte superior de la ventana de la llamada, haga clic en el ícono de tres puntos de Más acciones. En el menú que se abre, haz clic en Salud de la llamada. Aparecerá una barra lateral a la derecha que muestra los estados técnicos de su red, audio, video y pantalla compartida.
Para obtener detalles sobre cómo leer las estadísticas de salud de las llamadas, consulte la página de soporte de Microsoft sobre la supervisión de la calidad de las llamadas y reuniones en Teams.
9. Atajos de teclado para levantar la mano virtualmente
La función "levantar la mano" de Teams permite a los participantes de la reunión señalar al anfitrión que tienen una pregunta o un comentario sin interrumpir al orador. En el 2021, Microsoft añadió un atajo de teclado para agilizar esta función.
Para levantar o bajar la mano y ver quién tiene la suya levantada, pulse Ctrl-Shift-K en Windows o ?-Shift-K en macOS. Para que su lector de pantalla lea en voz alta una lista de otras personas que están levantando la mano, pulse Ctrl-Shift-L en Windows o ?-Shift-L en macOS. (Ver más atajos de teclado de Microsoft Teams).
10. Resúmenes de reuniones
Una vez finalizada una reunión, puede encontrar un resumen de la misma en el grupo de chat que se crea automáticamente para la reunión. En la barra lateral izquierda de la aplicación Teams, haga clic en el ícono de chat. En la segunda columna, busque el título de la reunión finalizada y haga clic en él.
Los resúmenes de las reuniones de Teams incluyen las notas de la reunión, las grabaciones, las transcripciones, los archivos compartidos y mucho más después de una reunión.
La ventana de recapitulación incluye el texto del chat, las notas tomadas y los archivos compartidos durante la reunión, así como una grabación de video y una transcripción si se han creado. Si es el organizador de la reunión, también se incluirá un informe de asistencia; puede descargarse como archivo .csv.
Basado en el artículo de Howard Wen (Computerworld) y editado por CIO Perú
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