[31/01/2022] Kanban es un sistema de gestión simplificada de los flujos de trabajo, destinado a lograr eficiencia y agilidad en el proceso de producción y desarrollo al minimizar el desperdicio, eliminar redundancias y reducir costos. Si bien se usa comúnmente en el desarrollo de software, Kanban se enfoca en la mejora gradual en cada área del negocio, no solo en TI. Desarrollado a principios de la década de 1940 en Japón, por Toyota, Kanban no está diseñado para reemplazar la gestión de proyectos, ni actuar como una metodología de desarrollo. En cambio, se centra en mejorar los procesos que ya existen mediante la creación de una mejor estructura de los flujos de trabajo.
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Kanban también ayuda a su organización a limitar la cantidad de trabajos en curso (WIPs, por sus siglas en inglés) en su lista de trabajo pendiente. Su objetivo es apoyar un liderazgo sólido, la transparencia organizacional, el trabajo en equipo, la comunicación abierta y la colaboración en la empresa. Con Kanban, las organizaciones pueden visualizar tareas que no son tangibles, lo que evita que las prioridades se pasen por alto, ayuda en el proceso de toma de decisiones, y ayuda a ver dónde se encuentran en el proceso de desarrollo.
Tablero Kanban y tarjetas Kanban
Un tablero Kanban es la herramienta principal para una estrategia Kanban. Puede ser una pizarra física, como una pizarra blanca; o una pizarra virtual que ayude a su departamento a realizar un seguimiento de las tareas y visualizar el progreso. El progreso se realiza mediante tarjetas Kanban, que pueden ser tan simples como notas adhesivas que se pueden mover, o tarjetas virtuales que se pueden arrastrar y soltar en varias columnas de su tablero Kanban.
Cada etapa está representada por una columna en el tablero Kanban. Por ejemplo, la primera columna puede contener un "lista pendiente” de tareas que deben realizarse, con otra columna para "hoy” o "esta semana”, donde puede extraer tareas para concentrarse en este momento. Las tareas en las tarjetas Kanban deben ser lo suficientemente pequeñas como para que no tarden semanas en completarse, pero no deben dividirse hasta el punto en que el tablero se llene de tarjetas. Las categorías comunes del tablero Kanban incluyen secciones para ideas, que luego se pueden mover a una columna para ideas seleccionadas o una para ideas descartadas. A partir de ahí, las tareas se pueden categorizar como "en progreso” o pasar a "listas” una vez que estén lo suficientemente completas para pasar al siguiente paso.
Metodología Kanban
La metodología Kanban se centra en etapas, que cuando se crean para un tablero Kanban, deben ser lo suficientemente simples para evitar complicar demasiado los pasos necesarios para completar cada tarea. Si bien cada organización es libre de elegir sus propias categorías para cada columna, la mayoría de los tableros Kanban incluirán las siguientes etapas:
- En espera: Esta columna generalmente incluye la acumulación de tareas que están a la espera de que se abra el tiempo libre -una vez que lo hace, la tarea se puede cambiar a una columna para las tareas específicas de hoy o cambiar a la columna "en progreso”.
- En progreso: Esta columna contiene todas las tareas en las que se está trabajando actualmente. A veces también se hace referencia a esto como la columna de "haciendo”. Tan pronto como elija una nueva tarea para trabajar, se moverá a esta columna mientras esté trabajando en ella.
- Completada: Una vez que se completa una tarea, se mueve a una columna final "completada”.
- Bloqueada: Si una tarea no se puede completar o su progreso se detiene o pausa por algún motivo, se mueve a una categoría "bloqueada” o "en espera” hasta que se pueda retomar.
Cada categoría o columna en su tablero Kanban debe tener sus propias políticas establecidas o "reglas de cumplimiento” -requisitos que deben cumplirse antes de que un elemento se mueva a otra columna en el tablero. Estas reglas mantienen el tablero estructurado y aseguran que todos estén de acuerdo en cuándo mover elementos a otra columna. Por ejemplo, puede crear una política para una columna en la que nada pueda pasar a menos que haya sido probado por un equipo específico, o hasta que haya sido visto por personas específicas en la empresa.
Seis reglas de Kanban
Toyota ha establecido seis reglas principales de Kanban que la empresa todavía sigue hasta hoy. Estas reglas ayudarán a mantener a su empresa en la mentalidad necesaria para una gestión de productos exitosa:
- Nunca pase productos defectuosos: Detectar los defectos lo antes posible es fundamental para la gestión de residuos. Retirar un producto antes de que pueda avanzar más en el proceso de desarrollo, asegurará que cualquier defecto encontrado pueda remediarse rápidamente y al menor costo posible.
- Lleve solo lo que se necesita: Es importante producir solo lo que se solicita para ayudar a evitar el desperdicio. Para lograr esto, es necesaria una sólida comprensión de los requisitos antes de iniciar el desarrollo.
- Produzca la cantidad exacta requerida: Para evitar el desperdicio, debe crear solo la cantidad de productos, servicios o recursos específicamente necesarios para el siguiente paso. Crear más innecesariamente agota su inventario; hacer muy poco crea retrasos en el proceso, lo que puede costarle dinero a la empresa.
- Nivele la producción: Un objetivo principal de Kanban es crear constantemente la cantidad de bienes para satisfacer la demanda del cliente a un ritmo constante y predecible. La nivelación de la producción puede ayudar a garantizar que podrá satisfacer de manera constante las demandas de los clientes sin producir en exceso ni generar desperdicios en el proceso.
- Haga ajustes en la producción: La mejora del proceso nunca se realiza, por lo que deberá evaluar constantemente cómo se pueden ajustar los procesos para eliminar el desperdicio, aumentar la velocidad y garantizar la coherencia. Siempre debe buscar formas de modificar los procesos para hacerlos más ágiles y eficientes.
- Estabilice y estandarice el proceso: Una vez que haya establecido el proceso más eficiente posible, es importante documentar esos estándares y asegurarse de que el proceso permanezca estable y predecible a medida que se repite el proceso.
Kanban versus Scrum
Como estrategias de mejora de los flujos de trabajo, Kanban y Scrum comparten similitudes: ambas se basan en sistemas de "extracción”, que se centran en sacar los elementos del trabajo pendiente y completarlos lo más rápido posible. Pero una vez que se extraen las tareas del trabajo pendiente, Kanban y Scrum difieren significativamente.
Scrum se enfoca en "sprints”, que comienzan con una reunión de planificación para decidir qué tareas son prioritarias para ese período de trabajo de dos semanas. Los equipos de desarrollo y producto solo pueden concentrarse en los elementos extraídos durante la reunión de planificación para ese sprint de dos semanas; todo lo demás se pospone hasta que se completa el sprint. Al final, hay una revisión del sprint para ver qué funcionó y qué debe cambiarse. Luego, el proceso comienza nuevamente con nuevos requisitos o tareas reservadas durante la última reunión de planificación.
Kanban utiliza un método de extracción y también implica evaluaciones periódicas y retrospectivas, pero no sigue el sprint de dos semanas que utiliza Scrum; en cambio, Kanban es un proceso continuo en el que las tareas se extraen cada vez que el equipo tiene el ancho de banda para realizar otra tarea. También hay límites predeterminados para la cantidad de "trabajos en progreso” que puede tener un equipo, generalmente en función de la cantidad de personas y recursos disponibles.
Herramientas y software Kanban
Existen muchas herramientas y software Kanban disponibles para las empresas que desean administrar virtualmente sus flujos de trabajo Kanban. Su organización podría utilizarlas en lugar de un tablero Kanban físico o junto con uno. Estas herramientas ayudan a los equipos a realizar un seguimiento del progreso de las iniciativas, y pueden ayudar a todos a visualizar las tareas paso a paso. Hay varias opciones disponibles en el mercado, pero algunas de las herramientas Kanban más populares incluyen:
Basado en el artículo de Sarah K. White (CIO) y editado por CIO Perú
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