[05/02/2022] Incluso antes de que escucháramos las palabras coronavirus o COVID-19, las aplicaciones de colaboración estaban en auge en la empresa. Ahora, debido al fenomenal aumento del trabajo a distancia provocado por la pandemia, cada vez más organizaciones están implementando herramientas de colaboración para proyectos para que los empleados puedan colaborar eficazmente en las tareas de los proyectos desde cualquier lugar.
Las herramientas de colaboración para proyectos incluyen características que facilitan la comunicación entre los miembros del equipo, los líderes del proyecto y otras personas involucradas en un proyecto, tanto en tiempo real como de forma asíncrona. Los miembros del equipo y los líderes pueden utilizar las aplicaciones de colaboración para proyectos, también llamadas software de gestión de tareas en equipo o herramientas de gestión del trabajo colaborativo, para planificar, coordinar y supervisar sus proyectos. El software mantiene a los usuarios informados de las actualizaciones, y les ayuda a completar su trabajo en el plazo previsto.
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Las aplicaciones también ayudan a los miembros del equipo a comunicarse fácilmente, lo que les permite identificar los obstáculos con antelación y superarlos rápidamente. Además, las herramientas de colaboración para proyectos ofrecen un lugar seguro donde los miembros del equipo pueden almacenar todo el material de sus proyectos, concediendo acceso a los usuarios en función de cada caso.
Mientras que el software de gestión de proyectos de gama alta está dirigido a gestores de proyectos capacitados, las aplicaciones de colaboración para proyectos están pensadas para ayudar a la colaboración entre todo tipo de usuarios empresariales que trabajan juntos en proyectos. "Estas herramientas están diseñadas para los usuarios finales del día a día, no para el gestor de proyectos profesional, ni para alguien que siga una metodología estricta", afirma Mike Gotta, vicepresidente de investigación de software de colaboración, comunicación con los empleados y redes sociales de Gartner.
Herramientas de colaboración en proyectos: Ventajas y desventajas
Cuando se trata de utilizar software de colaboración para proyectos, hay más ventajas que dificultades, según Margo Visitacion, vicepresidenta y analista principal de Forrester Research. He aquí algunos factores a tener en cuenta:
Ventajas
Facilidad de uso: Visitacion afirma que la razón por la que las herramientas de colaboración para proyectos han despegado realmente, especialmente desde la pandemia [COVID-19], es porque suelen ser muy fáciles de usar. "No hace falta ser un gestor de proyectos con formación", afirma. "Y la gente disfruta trabajando con ellos".
Mejora la resolución de problemas:Como los miembros del equipo pueden compartir archivos y colaborar en ellos en tiempo real, pueden trabajar juntos de forma más eficiente para resolver problemas.
Mejora de la comunicación del equipo: Estas herramientas permiten a los miembros del equipo comunicarse eficazmente durante los proyectos a través de salas de chat virtuales y reuniones de video. Las herramientas de colaboración en proyectos también permiten a los equipos aportar ideas mientras siguen trabajando en sus proyectos, en lugar de esperar a las reuniones semanales o enviar correos electrónicos al jefe de proyecto o a otros miembros del equipo.
Creación de equipos:El software de colaboración para proyectos puede acercar a los trabajadores y mejorar las relaciones entre ellos. Para las empresas con lugares de trabajo híbridos, estas herramientas también ayudan a que los empleados remotos se sientan menos aislados y a que trabajen juntos hacia un objetivo común.
Mejora de la organización:El software de colaboración para proyectos ofrece una ubicación central para que los miembros del equipo compartan documentos y conocimientos. Esto ayuda a los jefes de equipo a coordinar mejor los proyectos y las tareas en las que participan numerosas personas.
Mejor gestión de proyectos: Las aplicaciones de colaboración para proyectos facilitan a los directores la coordinación de las actividades de numerosos proyectos entre diferentes equipos y miembros del equipo. Para lograr el éxito a largo plazo, los jefes de proyecto deben controlar el progreso de cada proyecto y supervisar cada etapa para garantizar que todas las tareas se realicen a tiempo.
Desventajas
No hay despliegue de arriba abajo:Dado que los distintos departamentos suelen adquirir herramientas de colaboración para proyectos optimizadas específicamente para su uso -por ejemplo, una herramienta optimizada para la gestión de la cadena de suministro o de marketing-, a las organizaciones les resulta más difícil gestionar el costo, el consumo y el cumplimiento de cada una de ellas y hacer un seguimiento de la frecuencia de uso.
"No quiero utilizar la palabra 'dispersión' porque es negativa, pero [la compra de estas herramientas] es una especie de operación funcional o decisión basada en el dominio", sostiene Gotta de Gartner. "No hay un despliegue de arriba hacia abajo, y si no tiene algún tipo de gobernanza o tal vez alguna gestión de la cartera, entonces no es raro tener demasiadas herramientas en una organización".
Costo: La mayoría de las aplicaciones de colaboración para proyectos son ofertas de SaaS que se venden por suscripción. Aunque los proveedores suelen ofrecer un nivel gratuito con funciones limitadas, la mayoría de las empresas necesitan las funciones avanzadas que vienen con un plan de pago, por lo que tendrán que buscar y seleccionar un proveedor que ofrezca un modelo de precios justo para su software. Además, algunas funciones, como las pizarras digitales, pueden tener un costo adicional. Para evitar sorpresas, las empresas deben leer la letra pequeña antes de comprar.
Curva de aprendizaje pronunciada para algunas herramientas: Las herramientas de colaboración para proyectos deberían ser fáciles de usar, pero no todas lo son. Si la curva de aprendizaje es demasiado pronunciada, es probable que los miembros del equipo estén descontentos, y los empleados descontentos suelen ser menos colaboradores y menos productivos. Las empresas deben leer los comentarios de los clientes para determinar la facilidad o dificultad de aprendizaje de una determinada herramienta.
Herramientas de colaboración para proyectos: Características clave que hay que buscar
Las aplicaciones de colaboración en proyectos deben ofrecer funciones que permitan a los miembros del equipo encontrar rápidamente la información que necesitan para realizar sus tareas y proyectos, así como comunicarse y trabajar juntos en objetivos empresariales comunes. En algunos casos, estas funciones se ofrecen a través de integraciones con otras herramientas de colaboración, como Slack o Zoom, en lugar de formar parte de la propia aplicación de colaboración para proyectos.
Las principales características son las siguientes:
Espacios de trabajo y cuadros de mando compartidos: Los miembros del equipo necesitan una ubicación central donde puedan encontrar información, así como publicar y organizar la información relacionada con sus proyectos y tareas. Los espacios de trabajo permiten a los miembros del equipo publicar y compartir cosas como notas del proyecto y del equipo, archivos y videos.
Las mejores herramientas de colaboración para proyectos también incluyen cuadros de mando que informan a los miembros del equipo sobre la información que necesitan conocer y cuándo deben hacerlo. Un único panel de control permite a los miembros del equipo ver todos los datos de su proyecto en tiempo real, ver en qué están trabajando los demás, ver cuánto tiempo dedican los miembros del equipo a las tareas y asegurarse de que cumplen los plazos.
Opciones avanzadas de mensajería: Las mejores herramientas de colaboración para proyectos ofrecen a los miembros del equipo y a los gestores de proyectos varias formas de comunicarse entre sí. Las mejores herramientas de colaboración les permiten tomar decisiones, ofrecer comentarios y mantener conversaciones a través de una variedad de funciones de mensajería, incluidas las @menciones, que permiten a los jefes de equipo notificar a los miembros sobre actualizaciones, preguntas o actividades importantes, para que puedan trabajar más rápido.
Algunas herramientas permiten a los miembros del equipo hacer sugerencias y dar y recibir comentarios junto a su trabajo, incluso en blogs, páginas, archivos, espacios de equipo y de proyecto, y cualquier otro contenido que publiquen. Estos comentarios ayudan a los miembros del equipo a tomar mejores decisiones. Y las mejores aplicaciones de colaboración en proyectos también se integran con otras herramientas de chat muy utilizadas, como Slack y Microsoft Teams.
Planificación y seguimiento de proyectos: Las herramientas de colaboración para proyectos deben incluir funciones de planificación y seguimiento de proyectos, como tableros Kanban, diagramas de Gantt, líneas de tiempo, calendarios, herramientas de seguimiento del tiempo y tablas.
Foros de debate: Estos foros permiten a los miembros del equipo compartir opiniones, conocimientos y comentarios. Las mejores herramientas permiten a los equipos añadir foros de debate a los espacios de trabajo o a las páginas, que los miembros pueden utilizar para hacer preguntas sobre un tema concreto u obtener comentarios sobre una idea.
Gestión de documentos: Esta función permite a los miembros del equipo redactar y almacenar documentos relacionados con el proyecto a los que pueden acceder y editar fácilmente. La posibilidad de editar un documento con otros miembros del equipo en tiempo real maximiza la colaboración. Esta función también debe ofrecer una sincronización en tiempo real para garantizar que cada cambio realizado se refleje en el dispositivo de cada miembro. Las mejores herramientas de colaboración para proyectos también permiten a los miembros del equipo hacer un seguimiento del historial de cada cambio mediante el control de versiones.
Flujos de trabajo y formularios: Mediante los flujos de trabajo y los formularios, los miembros del equipo pueden recopilar, revisar y aprobar los procesos de trabajo. Los equipos pueden trabajar de forma más eficiente y tomar decisiones más rápidas cuando utilizan formularios para colaborar, recopilar datos y acelerar las aprobaciones. El mejor software de colaboración permite a los equipos crear flujos de trabajo personalizados que complementan las mejores prácticas, y permiten a los miembros del equipo trabajar juntos de forma más transparente y eficiente.
Videoconferencia: Las capacidades de videoconferencia deben incluir reuniones virtuales programables con pantalla compartida para grupos grandes y pequeños, así como llamadas individuales para charlas espontáneas entre los miembros del equipo.
Seguridad: Las organizaciones deben equipar a sus equipos remotos con herramientas que protejan los datos confidenciales de los clientes y de la empresa, y que cumplan con la normativa de seguridad y privacidad. Como mínimo, el software de colaboración para proyectos debe proporcionar herramientas de gestión de identidades y accesos, y ofrecer un cifrado de grado empresarial de los datos en tránsito y en reposo. Busque una página (o varias) en el sitio web del proveedor que describa sus prácticas de seguridad, cumplimiento y privacidad.
12 principales herramientas de colaboración para proyectos
Hay docenas de aplicaciones de colaboración para proyectos en el mercado; para ayudarle a comenzar su investigación, destacamos los siguientes productos basados en conversaciones con analistas e investigaciones independientes. La inclusión en esta lista no es una recomendación de compra, ni la exclusión es una señal para no comprar.
Airtable: Una plataforma de bajo código que permite a los grupos crear y editar bases de datos, Airtable también funciona como una herramienta de colaboración de proyectos en línea, permitiendo a los miembros del equipo almacenar, compartir y editar información en colaboración. Las funciones de colaboración en proyectos de Airtable incluyen el uso compartido de archivos, tableros de control del equipo, aplicaciones móviles para iOS y Android, y la posibilidad de conectar proyectos entre equipos y mostrar los cambios en tiempo real sin necesidad de actualizar las páginas. El software también proporciona listas de tareas, tableros Kanban, calendarios de equipo compartidos, colaboración en tareas y acceso a clientes. Además, Airtable ofrece integraciones con una serie de aplicaciones y servicios, como Slack, Dropbox y GitHub. (Vea los detalles de seguridad de Airtable).
Asana: Asana, basada en la web, ayuda a los equipos a organizar y gestionar su trabajo, incluyendo las tareas diarias y las iniciativas estratégicas. Asana ofrece tareas, campos personalizados, vista de progreso y carteras que se actualizan en tiempo real, lo que permite a los equipos tomar mejores decisiones más rápidamente en cada etapa de sus proyectos. Los equipos pueden utilizar Asana para gestionar cualquier tipo de proyecto o proceso, incluyendo campañas de marketing, solicitudes de trabajo y lanzamientos de productos. Los líderes de proyecto pueden asignar tareas a los miembros del equipo, crear líneas de tiempo y seguir el progreso del proyecto a través de tableros. También disponible para dispositivos Android e iOS, Asana ofrece integraciones con más de 200 aplicaciones y servicios, como Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce, Zoom y Box. (Consulte los detalles de seguridad de Asana).
ClickUp: ClickUp, basada en la nube, está diseñada como una ventanilla única para la colaboración en equipo, la gestión de documentos, la gestión de tareas, la gestión de proyectos y el seguimiento del rendimiento. Las características de ClickUp incluyen asignaciones y estados de tareas, alertas, una barra de herramientas de tareas y herramientas de comunicación. Los usuarios pueden acceder a ClickUp en cualquier dispositivo, incluido el escritorio, el móvil y los asistentes de voz como Amazon Alexa. La herramienta permite a los gestores de proyectos hacer un seguimiento de los miembros del equipo en tiempo real para que puedan estar al día con las últimas actualizaciones. ClickUp se integra de forma nativa con Slack, Dropbox, Google Workspace y otras herramientas. (Vea los detalles de seguridad de ClickUp).
Monday.com: Monday.com ayuda a los equipos a trabajar juntos para planificar, ejecutar y entregar proyectos complejos a tiempo. Los usuarios pueden acceder a Monday.com como aplicación web o a través de dispositivos iOS o Android. Monday.com ofrece un tablero Kanban integrado, seguimiento del tiempo, notificaciones automáticas y automatización del flujo de trabajo. Este software ofrece un entorno de colaboración en el que los miembros del equipo pueden comunicarse, crear bases de conocimiento y compartir archivos, imágenes, actualizaciones y comentarios en tiempo real. Las integraciones de Monday.com incluyen Dropbox, Google Drive, MailChimp y una variedad de herramientas de calendario. (Consulte los detalles de seguridad de Monday.com).
Project Manager: ProjectManager, una aplicación de gestión de proyectos y trabajo SaaS que satisface las necesidades de los equipos híbridos, permite a los miembros del equipo colaborar en las tareas con mensajería integrada, participación similar a la de las redes sociales (por ejemplo, likes y emojis) y flujos de trabajo de fácil aprobación. ProjectManager permite a los equipos de un proyecto colaborar en el espacio donde están trabajando, eliminando la necesidad de continuos -y a menudo confusos- hilos de correo electrónico. La herramienta permite a los jefes de proyecto añadir proyectos y asignar trabajo a sus equipos, y permite a los miembros del equipo compartir opiniones, comentarios y archivos en tiempo real. ProjectManager se integra con Slack, Microsoft Project, Google Drive y Google Calendar, entre otros. (Consulte los detalles de seguridad de Project Manager).
Smartsheet: Una herramienta de colaboración para empresas de todos los tamaños, Smartsheet facilita que los miembros del equipo compartan el trabajo o colaboren en tareas específicas al mantener todas las notas relacionadas, los archivos y la información del proyecto en una ubicación centralizada que es accesible a través de cualquier navegador, dispositivo o sistema operativo. Smartsheet combina la familiaridad de las hojas de cálculo con características como flujos de trabajo automatizados, intercambio de archivos, gestión visual de la línea de tiempo e hilos de discusión. Smartsheet se integra con diversos servicios web, como Box, Salesforce y Google Workspace. Dado que el software es altamente personalizable, las organizaciones pueden eliminar las funciones de colaboración que no necesitan y añadir las que desean. (Consulte los detalles de seguridad de Smartsheet).
Swit: Las funciones de Swit incluyen lluvia de ideas, gestión de proyectos, gestión de tareas, gestión de calendarios, programación de tareas y diagramas de Gantt. La aplicación ofrece foros de discusión para que los miembros del equipo puedan interactuar mediante mensajes y comentarios. Swit ayuda a los desarrolladores de software a compartir archivos con los miembros del equipo, a seguir el progreso de sus tareas, y a gestionar eficazmente todo el ciclo de vida del software. El software de Swit se integra con las aplicaciones Google Workspace y Microsoft 365. (El sitio de Swit no proporciona actualmente información de seguridad en profundidad; contacta con el proveedor para conocer los detalles de encriptación, autenticación y cumplimiento).
Teamwork: Teamwork, basado en la nube, ayuda a los miembros del equipo del proyecto a mejorar la colaboración, la visibilidad, la responsabilidad y los resultados. La herramienta ofrece a los equipos una ubicación central en la que pueden compartir ideas y buscar comentarios, ayudándoles a colaborar para tomar decisiones más rápidamente. Los equipos pueden ver fácilmente en qué proyectos están trabajando, comunicarse entre sí y planificar las tareas futuras. Las funciones de Teamwork incluyen la gestión de proyectos, la edición de documentos en colaboración, el servicio de asistencia, el chat en equipo, las videollamadas y la pantalla compartida. Las integraciones incluyen Slack, Microsoft Teams, Dropbox y muchas más. (Consulte los detalles de seguridad de Teamwork).
Trello: Propiedad de Atlassian, Trello es una herramienta online de gestión de proyectos y colaboración en equipo basada en un marco Kanban. Trello ofrece un tablero digital que permite a los jefes de proyecto crear, organizar y priorizar tareas, establecer plazos y supervisar el progreso de sus proyectos. Los miembros del equipo pueden utilizar las tarjetas de Trello para colaborar, adjuntar documentos y añadir comentarios a sus tareas, y utilizar comandos en lenguaje natural para automatizarlas. Los usuarios pueden acceder a Trello a través de la web, las aplicaciones de escritorio de Windows y macOS, y las aplicaciones móviles de Android e iOS. Trello se integra con decenas de aplicaciones y servicios de terceros, como GitHub, Slack, Jira, Google Drive, OneDrive, etc. (Consulte los detalles de seguridad de Atlassian).
Wimi: Wimi, una herramienta de colaboración y gestión de proyectos basada en la nube y en las propias instalaciones, ayuda a los equipos a trabajar de forma más eficiente al permitir a los miembros colaborar en el trabajo, asignar tareas, supervisar el progreso de sus proyectos y realizar un seguimiento de los plazos. Wimi ofrece canales de mensajería, archivos, tareas, calendarios y videoconferencias para ayudar a los equipos a colaborar fácilmente en proyectos a través de múltiples aplicaciones y dispositivos en un espacio online. Se integra con otras aplicaciones y servicios de productividad como Evernote, Microsoft 365, Google Workspace y Dropbox. (Vea los detalles de seguridad de Wimi).
Wrike: Ahora propiedad de Citrix, el software de colaboración Wrike ofrece una navegación fácil de usar y vistas de proyectos flexibles para ayudar a las organizaciones a gestionar los proyectos más fácilmente. Wrike ofrece notificaciones en la aplicación para mantener a los equipos conectados e informados sobre las últimas actualizaciones del proyecto. Los miembros del equipo pueden hacer un seguimiento de los proyectos con tableros Kanban, diagramas de Gantt o plantillas de flujo de trabajo preestablecidas de Wrike. La herramienta también ofrece integraciones con una serie de aplicaciones empresariales como Salesforce, Tableau y Slack, así como un modo sin conexión para que los equipos puedan seguir utilizando Wrike cuando no estén conectados a Internet. Wrike está disponible a través de la web, aplicaciones de escritorio para macOS y Windows, y a través de aplicaciones móviles para iOS y Android. (Vea los detalles de seguridad de Wrike).
Zoho Projects: Zoho Projects, basada en la nube, permite a las organizaciones crear espacios de trabajo de proyectos para aumentar la productividad del equipo. Los miembros del equipo pueden colaborar a través de una variedad de canales, incluyendo feeds, foros, chat y wikis; las aplicaciones para iOS y Android ayudan a los usuarios a gestionar los proyectos y hacer un seguimiento de su progreso sobre la marcha. El software permite a los equipos crear y compartir todo tipo de archivos, colaborar en documentos y hojas de cálculo y crear presentaciones. Las integraciones incluyen Slack, Google Workspace, Microsft 365 y la propia suite de herramientas empresariales de Zoho. (Vea los detalles de seguridad de Zoho).
Basado en el artículo de Linda Rosencrance (Computerworld) y editado por CIO Perú
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