[16/02/2022] Dropbox es más conocido como servicio de almacenamiento en la nube, pero también ofrece algunas herramientas de colaboración. Por ejemplo, usted y sus compañeros de trabajo pueden añadir comentarios a los archivos y crear listas de tareas compartidas. Estas funciones están disponibles con todos los planes de usuario individual de Dropbox (incluidas las versiones gratuitas y de pago) y las cuentas de equipo para empresas.
[Reciba lo último de CIO Perú suscribiéndose a nuestro newsletter semanal]
Esta guía le orienta por estas herramientas de colaboración cuando utiliza Dropbox a través de un navegador web. Las aplicaciones móviles de Dropbox para Android e iOS ofrecen funciones similares (en un formato diferente para adaptarse a pantallas más pequeñas), pero las aplicaciones de escritorio de Dropbox para macOS y Windows no ofrecen tantas opciones de uso compartido y colaboración como la interfaz web.
Compartir archivos o carpetas con otras personas
Para colaborar con otras personas en Dropbox, primero tiene que compartir con ellas un archivo o una carpeta en la que quiera trabajar. Al compartir una carpeta también se comparten todos los archivos que contiene.
Hay varias formas de compartir un archivo o una carpeta:
- Si está viendo sus archivos y carpetas en la vista de lista de la columna central, pase el puntero del mouse por encima del nombre del archivo o carpeta, y haga clic en el botón Compartir (el ícono de la flecha que apunta hacia arriba) que aparece a la derecha.
- Si está viendo sus archivos y carpetas en la vista de cuadrícula, pase el puntero del mouse por encima del nombre del archivo o la carpeta, haga clic en el ícono de tres puntos que aparece y, en el menú que se abre, seleccione Compartir.
- Si quiere compartir una carpeta que ya ha abierto en la columna central, haga clic en el botón Compartir que se encuentra en la esquina superior derecha. (Si el panel de detalles de esta carpeta está abierto en la parte derecha de la pantalla, el botón Compartir aparece en la parte superior del panel).
El panel "Compartir esta carpeta" o "Compartir este archivo" se abre. Dentro del cuadro "Añadir un correo electrónico o un nombre", escriba las direcciones de correo electrónico o los nombres de las personas de sus contactos de Dropbox con las que quiera compartir este archivo o carpeta.
Cuando comparte un archivo o una carpeta, concede a los invitados permisos de visualización o edición.
Encima de los destinatarios hay un menú desplegable que por defecto dice "puede editar". Si está compartiendo un archivo, "puede editar" significa que las personas con las que comparte el archivo pueden editarlo, descargarlo, eliminarlo o comentarlo, o añadir una copia del mismo a su propia cuenta de Dropbox. Si comparte una carpeta, los mismos permisos se aplican a todos los archivos que están en la carpeta, y las personas con las que comparte la carpeta también pueden cargar archivos en ella.
Si hace clic en la flecha que apunta hacia abajo a la derecha de "puede editar", puede cambiar los permisos a "puede ver". Esto significa que las personas con las que comparte solo pueden ver, descargar o añadir comentarios al archivo compartido o a cualquier archivo de una carpeta compartida; no pueden editar o eliminar archivos, ni pueden subir nuevos archivos a la carpeta. (Algunos archivos, como las imágenes y los PDF, solo pueden compartirse como "pueden ver").
Dentro del cuadro con las palabras "Añadir una nota", puede escribir opcionalmente un mensaje para sus destinatarios.
Cuando haya terminado, haga clic en Compartir archivo o Compartir carpeta en la parte inferior derecha del panel de uso compartido. Los destinatarios recibirán un correo electrónico con un enlace; al hacer clic en él, tendrán acceso a su archivo o carpeta y se les pedirá que añadan su archivo o carpeta a su Dropbox.
Nota: Los destinatarios deben tener una cuenta de Dropbox para acceder a su archivo o carpeta compartida. Si no tienen una, Dropbox les guiará para que se registren al menos en un plan gratuito. Si ya son usuarios de Dropbox, también reciben una notificación a través de su cuenta de Dropbox de que quiere compartir con ellos su archivo o carpeta.
Si está creando una nueva carpeta y quiere compartirla, puede ahorrar tiempo realizando ambas acciones al mismo tiempo. En la columna de navegación de la izquierda, haga clic en Todos los archivos. A continuación, haga clic en el botón Crear que se encuentra en la parte superior de la columna central. En el menú que se abre, haga clic en Carpeta compartida.
O, en la columna de la izquierda, haz clic en Compartido. Esto le llevará a una página que muestra los archivos o carpetas que está compartiendo con otras personas, o los archivos o carpetas que se están compartiendo con usted. En la columna de la derecha, haga clic en el botón Crear carpeta compartida.
En ambos casos, aparecerá un panel con dos opciones. Elija la primera: Me gustaría crear y compartir una nueva carpeta y luego haga clic en el botón Siguiente. Esto le llevará a un panel que es similar al panel de compartir antes mencionado. En primer lugar, escriba un nombre para su nueva carpeta, luego añada las personas con las que quiere compartirla, elija sus permisos de edición o visualización, etc. Haga clic en el botón Compartir cuando haya terminado.
En lugar de compartir una carpeta existente, puede crear una nueva carpeta compartida desde cero.
Puede introducir una descripción para una carpeta en su panel de detalles.Activar las herramientas de colaboración en una carpeta compartida
Haga clic en Todos los archivos o en Compartidos en la columna de navegación de la izquierda para ver sus carpetas y archivos en la columna central. Haga clic en la carpeta compartida en la que quiera colaborar con otros para abrirla.
En el panel de detalles de la columna de la derecha, cerca de la parte inferior de la sección "Información", haga clic en las palabras Añadir algunos detalles sobre esta carpeta aquí. A continuación, escriba una breve descripción de esta carpeta compartida. (Si el panel de detalles no está ya abierto en la parte derecha, haga clic en el ícono de la flecha que apunta a la izquierda en la esquina superior derecha para deslizarlo y abrirlo).
Mientras escribe la descripción, una barra de herramientas situada encima le ofrece opciones de formato de texto (negrita, cursiva, listas con viñetas, etc.), además de tres funciones destacables:
Crear enlace: Este ícono de enlace en cadena le permite introducir un enlace web en la descripción.
Crear tarea: El ícono de la casilla de verificación inicia una lista de tareas; cada línea de texto se convierte en una tarea con una casilla de verificación al lado. Cuando usted (u otra persona con permiso para editar esta carpeta compartida) hace clic en una casilla de verificación, la línea de texto junto a ella se tacha con un tachado.
Puede añadir tareas pendientes al área de descripción de una carpeta.
Mencionar a alguien: Si hace clic en el ícono @, podrá insertar la dirección de correo electrónico o el nombre de alguien de sus contactos de Dropbox. También puede escribir @ dentro del cuadro de descripción para evocar esta función. Esta persona recibe una notificación por correo electrónico y una notificación en su cuenta de Dropbox de que ha sido etiquetada en esta carpeta. (Cuando etiquete a alguien con quien aún no haya compartido una carpeta, se le preguntará si quiere compartir esa carpeta con él. Si lo hace, le lleva al panel de compartir para añadirlos).
También puede "anclar" un archivo u otra carpeta como un ícono de acceso directo en el panel de detalles de la carpeta. Haga clic en Elementos anclados en el panel de detalles y arrastre uno o varios archivos o carpetas desde la columna central hasta el área marcada como "Arrastre de archivos o carpetas hasta aquí para encontrarlos rápidamente más tarde" para anclarlos.
Anclar un archivo o carpeta en el panel de detalles de la carpeta compartida lo mantiene a mano.
Para desanclar un archivo o una carpeta de la sección "Elementos anclados", sitúe el cursor del mouse sobre el elemento anclado, y haga clic en la X que aparece a la derecha de su nombre.
Mire en la columna derecha de una carpeta abierta para ver con quién está compartida.
Gestionar archivos y carpetas compartidos
Cuando abre una carpeta compartida o hace clic en la casilla de verificación situada a la izquierda de un archivo compartido para resaltarlo, los íconos circulares situados en la parte superior derecha muestran los nombres o las iniciales de las personas con las que se comparte. (Si el panel de detalles está abierto, estos íconos aparecen en la parte superior de este panel.) Pase el puntero del mouse por encima de uno de estos íconos, y una llamada muestra si el acceso de la persona a la carpeta o archivo es "puede editar" o "puede ver".
Cuando quiera añadir más personas a un archivo o carpeta compartida, abra el panel de compartición del archivo o la carpeta como se ha descrito anteriormente, añada a las nuevas personas, asígneles permisos de edición o visualización y haz clic en el botón Compartir.
También puede cambiar los permisos de cualquier persona con la que esté compartiendo actualmente su archivo o carpeta. En la parte superior del panel de uso compartido, debajo del nombre de su archivo o carpeta, haga clic en "[Número] de personas con acceso".
Esto cambia a un panel que enumera todas las personas con las que ha compartido este archivo o carpeta. Haga clic en Puede editar o Puede ver a la derecha del nombre de una persona para que aparezca un menú que le permita cambiar sus permisos para ver o editar, o eliminar su acceso a este archivo o carpeta. Con una carpeta compartida, hay una opción adicional en este panel: Puede asignar a una de estas personas para que le sustituya como nuevo propietario de la carpeta. Si lo hace, solo esa persona podrá cambiar la configuración de la carpeta o dejar de compartirla.
El panel de compartición de una carpeta le permite gestionar individualmente los privilegios de acceso de los usuarios.
Si hace clic en el ícono del engranaje situado en la parte superior derecha del panel de uso compartido de una carpeta, se abre un panel de configuración que le permite controlar si todas las personas con permisos de edición pueden añadir nuevas personas a su carpeta, o si solo usted (el propietario) puede realizar esta acción. También hay un interruptor de "Información del espectador"; déjelo activado para que las personas con acceso de edición a la carpeta puedan ver quién está viendo los archivos de la carpeta, o desactívelo si no quiere que otros editores sepan quién está viendo los archivos. Si quiere dejar de compartir la carpeta, haga clic en Dejar de compartir carpeta en la parte inferior izquierda. Haga clic en Guardar en la parte inferior derecha cuando haya terminado de hacer cualquier cambio en el panel de configuración.
Al hacer clic en el ícono del engranaje del panel de compartición de un archivo, verá un panel de configuración similar con el mismo interruptor de "Información del visor" y el enlace "Dejar de compartir archivo" descritos anteriormente. Los usuarios con cuentas de pago tienen acceso a ajustes adicionales, como exigir una contraseña, establecer una fecha de caducidad y desactivar las descargas del archivo.
Añadir archivos o carpetas a una carpeta compartida
En la columna de navegación de la izquierda, haga clic en Todos los archivos o en Compartidos. A continuación, en la columna central, abra la carpeta compartida a la que desea añadir archivos o carpetas haciendo clic en ella. En la parte superior de la página, haga clic en el botón Cargar y, en el menú que se abre, seleccione Archivos o Carpeta. Se abrirá una herramienta de gestión de archivos. Le permite navegar por los archivos o carpetas de su PC, y seleccionar los que quiere subir a su carpeta compartida.
Las personas con permisos de edición para una carpeta pueden subir archivos y carpetas a la carpeta.
Para crear una nueva carpeta dentro de una carpeta compartida, haga clic en el botón Crear (a la derecha del botón Cargar) y seleccione Carpeta. En el panel que se abre, escriba dentro del cuadro con el texto "Nombre de la carpeta" para proporcionar un nombre para esta nueva carpeta. A continuación, haga clic en Crear en la parte inferior derecha del panel.
Recuerde: Esta nueva carpeta residirá en una carpeta compartida. Esto significa que las personas a las que ya ha dado acceso a la carpeta compartida también podrán acceder a esta nueva carpeta que ha creado dentro de ella. Por lo tanto, si les ha dado acceso de "edición" a su carpeta compartida, también tendrán acceso de "edición" a esta nueva carpeta.
El botón Crear también le permite crear documentos en formatos de Microsoft Word, Excel y PowerPoint; Google Docs, Sheets y Slides; o Dropbox Paper en la carpeta compartida.
Ver archivos o editar un documento
Cuando haga clic en el nombre de un archivo visible que esté en su Dropbox (como una hoja de cálculo de Excel, una imagen, un PDF, un video o un documento de Word), Dropbox cambiará a una página que le permitirá obtener una vista previa. Por ejemplo, si se trata de un PDF, podrá leerlo y desplazarse por él. Si se trata de un archivo de video, podrá reproducirse en esta página.
Si ha concedido a alguien permisos de edición para un archivo editable suyo (como un documento de Microsoft Office), así es como ellos, y usted, pueden interactuar con este archivo a través de Dropbox en un navegador web:
Haga clic en el nombre de archivo del documento para abrirlo en la página de vista previa antes mencionada. A continuación, haga clic en el botón Abrir situado en la parte superior izquierda de la pantalla. Se abre un menú desplegable que le permite elegir cómo abrir el documento: Un archivo .docx puede abrirse en Word para la web o en Google Docs; un archivo .pptx puede abrirse en PowerPoint para la web o en Google Slides; un archivo .xlsx puede abrirse en Excel para la web o en Google Sheets.
Los archivos .docx se pueden abrir y editar en Word Online o Google Docs.
Seleccione una de las dos opciones que se le presentan. Es posible que tenga que iniciar sesión en su cuenta de Microsoft o Google y concederle acceso a Dropbox. A continuación, el documento se abrirá en su navegador y podrá editarlo. Cualquier cambio que haga se guardará en el archivo del documento original almacenado en su Dropbox. Lo mismo ocurrirá con cualquier persona que tenga permisos de edición en el documento si realiza cambios en él.
Añadir comentarios a un documento, imagen o PDF
Usted y otras personas con las que haya compartido un archivo pueden añadirle comentarios.
En la lista de carpetas compartidas, haga clic en el nombre del documento para abrir su página de vista previa. Hacia la parte inferior del panel de detalles de la derecha, haga clic en Comentarios para ampliar la sección de comentarios del panel.
Para añadir un comentario, empiece a escribir dentro de la casilla marcada como "Añada sus pensamientos". Si quiere que alguien con quien comparte este archivo reciba una notificación de su comentario, escriba @ y las primeras letras de su nombre, y luego seleccione su nombre en la lista de contactos que se abre. Haga clic en el botón Publicar para adjuntar su comentario a este archivo.
Puede añadir comentarios a la derecha, así como revisar y responder a los comentarios de otras personas.
También puedes comentar un área específica de un documento (como un archivo .docx) o PDF. En la página de vista previa que muestra su documento, asegúrese de que la sección de comentarios del panel de detalles está abierta, y luego haga doble clic en el texto del documento que quiere comentar. (En algunos navegadores puede ser necesario hacer triple clic para resaltar el texto). Aparecerá un ícono de llamada (burbuja de texto) sobre el texto que ha resaltado. Haga clic en este ícono y podrá publicar un comentario que apunte específicamente a este texto resaltado.
Para comentar una página completa, desplácese hasta esa página en la vista previa y escriba su comentario en el área de comentarios.
Todos los comentarios añadidos por cualquier colaborador aparecen en la sección Comentarios del panel derecho. Al hacer clic en un comentario, puede leerlo en su totalidad y publicar una respuesta. Si se trata de un comentario que usted publicó originalmente, puede editarlo o eliminarlo. Otras personas a las que haya concedido permisos de edición para este archivo, o para la carpeta en la que está almacenado, pueden publicar una respuesta.
Al hacer clic en Resolver (el ícono de la marca de verificación) en la esquina superior derecha de un comentario, se elimina el comentario. Solo usted y cualquier persona con permisos de edición en su carpeta pueden marcar un comentario como resuelto. (Si desea leer o restaurar un comentario resuelto, haga clic en el ícono de tres puntos situado en la parte superior derecha del área de comentarios del panel, y seleccione Mostrar comentarios resueltos).
Solicitar archivos para una carpeta
Es posible que quiera pedir a los usuarios que suban un archivo (como un documento o una imagen) a una de sus carpetas. Dropbox cuenta con una herramienta que le ayuda a enviar solicitudes a otras personas y a realizar un seguimiento de su progreso. Puede hacerlo tanto si la carpeta está compartida con otras personas como si no.
Haga clic en Solicitudes de archivos en la columna de navegación de la izquierda y, a continuación, haga clic en el botón Nueva solicitud en la columna de la derecha. También puede hacer clic en Todos los archivos en la columna de navegación de la izquierda, situar el cursor del mouse sobre la carpeta en la que desea que alguien cargue un archivo, y hacer clic en el ícono de tres puntos que aparece a la derecha de la carpeta. En el menú que se abre, seleccione Actividad > Solicitar archivos.
Se abre un panel para que introduzca los detalles de su solicitud. En este panel, puede escribir un título y una descripción del archivo que está solicitando. También puede cambiar la carpeta a la que quiere que los colaboradores suban los archivos. Y con ciertos planes de pago de Dropbox, también tendrá la función de establecer una fecha límite en la que se debe subir el archivo. Cuando haya terminado de hacer sus selecciones en este panel, haga clic en el botón Crear.
Puede solicitar que los colaboradores suban documentos, imágenes u otros archivos a una carpeta.
Se abrirá un segundo panel, en el que introducirá las direcciones de correo electrónico o los nombres de las personas que quiere que reciban esta solicitud. Recibirán una notificación por correo electrónico y a través de su cuenta de Dropbox (si tienen una).
Puede seguir el progreso de sus solicitudes de carga haciendo clic en Solicitudes de archivos en la columna de la izquierda.
Hacer un seguimiento de las actualizaciones de sus archivos y carpetas compartidos
Tanto si es el propietario de una carpeta compartida como si alguien le ha invitado a una carpeta compartida, puede optar por recibir una notificación cada vez que alguien realice cambios en la carpeta.
Abra la carpeta compartida y haga clic en el botón "Seguir" situado en la parte superior de la columna central. (Si no ve el botón Seguir, haga clic en el ícono de tres puntos y seleccione Seguir en el menú que aparece). Se abrirá un panel en el que podrá elegir si quiere que se le notifique cuando se añadan o eliminen archivos, o ambas cosas; puede optar por que se le notifique a medida que se produzcan estos cambios o solo una vez al día. Una vez que haya hecho su selección, haga clic en Confirmar. Recibirá una notificación por correo electrónico y en su cuenta de Dropbox cuando alguien realice cambios en esta carpeta compartida.
Puede hacer un seguimiento de los archivos cargados o eliminados de una carpeta siguiéndola.
La instalación de la aplicación de escritorio de Dropbox para Windows o macOS le ofrece otra opción de seguimiento. Busque el ícono de Dropbox en el área de notificación de la barra de tareas en Windows o en la barra de menús superior en macOS. Haga clic en este ícono y se abrirá un panel que incluye las siguientes formas de ayudarle a seguir el estado de los archivos y carpetas compartidos con otras personas:
Actividad: Esta pestaña enumera las actividades recientes que ha realizado en los archivos y carpetas de su Dropbox, como cuando ha añadido, compartido o visto un archivo o carpeta. Si utiliza una cuenta de Dropbox Business, haga clic en el botón Equipo para ver la actividad reciente realizada en los archivos y carpetas por otras personas de su equipo.
Notificaciones: Es el ícono de la campana que se encuentra en la esquina superior derecha. Cuando alguien con el que ha compartido un archivo o una carpeta hace algo en él (como añadir un comentario o volver a compartirlo con otra persona), o si alguien comparte un archivo o una carpeta con usted, estas acciones aparecen aquí.
Cuando pasa el puntero del mouse por encima del nombre de un archivo o carpeta que aparece en la pestaña Actividad, aparecen unos íconos a su derecha:
- Al hacer clic en el ícono de la persona se abrirá el panel de compartición del archivo o la carpeta.
- Al hacer clic en el ícono de la cadena de enlaces, se copiará un enlace web para el archivo o la carpeta en el portapapeles de su PC.
- Si hace clic en el ícono de los tres puntos, se abrirá un menú con algunas acciones adicionales, como abrir la carpeta o una vista previa del archivo en Dropbox en su navegador web.
Basado en el artículo de Howard Wen (Computerworld) y editado por CIO Perú
Puede ver también: