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6 consejos para mejorar las reuniones híbridas

[02/03/2022] Puede que la pandemia haya sido el pistoletazo de salida para que todo el mundo se suba al carro del trabajo desde casa; pero, dos años después, los trabajadores han dejado claro que el trabajo flexible ya no es opcional. Según un estudio de Gartner, la política de trabajo desde cualquier lugar de una empresa se ha convertido en un factor que influye en la decisión de los empleados de aceptar o permanecer en un puesto de trabajo, ya que el 39% de los adultos de EE.UU. se plantearía dejar un trabajo si no se permitiera el trabajo a distancia, una cifra que es mayor (49%) entre los millennials y la generación Z.

En resumen, el trabajo flexible ha llegado para quedarse, al menos si quiere contratar y mantener al personal. Así que, si parte de su equipo está migrando, al menos en parte, de vuelta a la oficina, es probable que vea reuniones híbridas -en las que algunas personas se reúnen en una sala de conferencias mientras otras llaman- en el futuro inmediato.

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Este modelo de reunión es diferente a las videollamadas o a las reuniones en persona. Plantea retos técnicos, requiere nuevas habilidades, y exige que alguien -quizás muchas personas- desarrolle habilidades de facilitador.

Para ello, hablé con líderes que dominan este arte. Me contaron lo que funciona, lo que no, lo que hay que comprar para que el híbrido sea perfecto, y cómo transformar las reuniones en una parte productiva del día.

Modificar la tecnología

"Si quiere asegurarse de que el compromiso es igual entre los participantes virtuales y los presenciales", señala Ray Kimble, fundador y director general de Kuma, "eso empieza por la tecnología".

En el pasado, colocar un altavoz en una mesa de conferencias y llamar al equipo remoto era el alcance de la inversión de la mayoría de las empresas en tecnología para reuniones híbridas. "Lo híbrido era común antes de la pandemia", anota Jim Kalbach, evangelista jefe de MURAL. "Simplemente éramos pésimos en eso".

Pocas personas que hayan experimentado estas reuniones estarían en desacuerdo. El equipo remoto -marcado a través de un teléfono con altavoz- era a menudo ignorado, incapaz de oír o ser oído, u olvidado por completo. Nadie en la sala de conferencias sabía quién estaba en la llamada. Se hablaba por encima de la gente. Algunos no tenían voz. Se gritaba. A menudo era malo. "La conversación renovada en torno a lo híbrido no es que sea nuevo, sino que tenemos que hacerlo bien esta vez", sostiene Kalbach.

La incorporación de vídeo -en forma de cámara de video en la sala y de pantallas de videoconferencia montadas en la pared- contribuye en gran medida a igualar la participación de las personas que están en la sala y las que llaman, por lo que muchas empresas han reformado las salas de conferencias para incluir estas tecnologías.

"Una de las piezas clave es asegurarse de que la configuración es la adecuada y de que quien coordina la reunión sabe quién está en cada sitio", señala Molly Brown, vicepresidenta de ingeniería de Qumulo.

Al igual que muchas empresas, Qumulo ha construido sus salas de conferencias para crear una mejor experiencia de reunión híbrida. "Tenemos algunas salas que tienen pantallas Zoom Room", añade Brown. "Son grandes pantallas táctiles que produce Zoom. Funcionan bien para salas medianas y pequeñas y son fáciles de configurar". Otras salas tienen cámaras de conferencia Owl u otros sistemas de video.

Añade también herramientas de colaboración

Si añade herramientas de colaboración en línea a su equipo de conferencias, puede aumentar aún más el compromiso. Estas herramientas alejan el foco de la reunión de las cabezas parlantes y lo acercan a la tarea que se está llevando a cabo, lo cual, si se espera que haya colaboración, es la dirección a la que se quiere dirigir la atención.

"Nos gusta una herramienta llamada Miro", comenta Brown. "Es útil para las retrospectivas, la ideación y los ejercicios de brainstorming". Sin embargo, a veces, sostener un trozo de papel ante la cámara también funciona para su equipo, señala. "Cuando hablamos de diseños básicos, a algunas personas les gusta tener un trozo de papel y un bolígrafo a mano para poder dibujar un diseño o mostrar una imagen a todos".

Poner a todos en la pantalla

Una buena reunión híbrida también requiere que la gente sea buena para moderar, facilitar y participar en ellas. Para ello, se necesitan habilidades, hábitos e higiene en las reuniones.

Para Mark Schlesinger, director de tecnología de Broadridge, las videollamadas que se convirtieron en el método de reunión por defecto durante la pandemia aportaron un mayor nivel de colaboración que su equipo no quería perder en las reuniones híbridas.

"De repente, todo el mundo tenía voz", anota sobre las llamadas de Zoom. "No era siempre la sala de conferencias la que se encargaba de la conversación". Cuando la empresa pasó a un modelo híbrido, "necesitábamos una solución sólida para mantener esta naturaleza colaborativa".

Schlesinger descubrió la solución -una mezcla de videollamadas y reuniones en persona- al discutir el problema con su hija universitaria. Ella le dijo que la regla para las clases en su escuela era: "aunque estés en el lugar, todos tienen que levantar su dispositivo y activar el vídeo para que todos puedan ver a todos, incluido el instructor y los estudiantes remotos, en su pantalla".

Esto es, en esencia, lo que hacen en Broadridge, aunque utilizan el audio de la sala de antaño para mejorar la fidelidad. Esta configuración conserva la voz de todos, ofrece una imagen -y un nombre y un título- a todos los participantes en la reunión, y "es menos probable que la charla en la sala de conferencias eclipse a los participantes remotos", indica Schlesinger.

Consiga ayuda para la moderación

Un buen moderador es esencial para una reunión híbrida. Y todas las personas con las que hablé coincidieron en que mejorar sus propias habilidades de facilitación y desarrollar esas habilidades en su equipo es esencial para el futuro de un universo de reuniones híbridas. Pero a veces, incluso el mejor facilitador necesita ayuda.

"Intento que alguien modere el chat", señala Brown. Porque mirar el canal de chat mientras se habla con un grupo requiere más entradas sensoriales y materia gris de las que la mayoría de los humanos vienen equipados. Encargar a otro miembro del equipo que vigile ese canal ayuda a las personas remotas a hacer preguntas, y a que se las respondan, para que los participantes de la sala no les hagan sombra.

Dean Guida, fundador de Slingshot y director general y fundador de Infragistics, cree en la conveniencia de asignar un escriba para que tome notas en las reuniones. "El escriba capta la esencia de la discusión y los puntos de acción", explica. "Siempre dejo cinco minutos al final de la reunión para repasar los puntos de acción y asegurarme de que todo el mundo entiende el quién, el qué y el cuándo, y puede anotar si se ha perdido algo".

Guida también cree que hay que repartirse el trabajo de escriba y facilitador para que las tareas no recaigan siempre en la misma persona. Porque ser facilitador o escribiente altera la forma de participar en la reunión.

Mantener la participación de la gente

Muchas de las personas con las que hablé sugieren que se establezca una política de etiqueta para las reuniones, de modo que las expectativas sobre la participación y los asuntos que antes se dictaban en el lugar de trabajo, se expliquen en detalle para las reuniones que se celebran, en parte, en las salas de estar, los sótanos y las habitaciones libres.

"Puede establecer estas expectativas de reunión en cualquier momento", comenta Trish Bishop, una directora de proyectos de TI convertida en coach de liderazgo, "puede decir, siento que el equipo no está consiguiendo un compromiso total en este entorno híbrido. Establezcamos expectativas compartidas".

Sugiere que el equipo establezca las normas por sí mismo, en lugar de imponerlas desde arriba, ya que es más fácil conseguir su aceptación y es más probable que las expectativas reflejen la realidad de la vida de las personas. Las normas pueden abarcar todo, desde si la cámara de video debe estar encendida, cuál es el fondo aceptable -al menos para las reuniones de cara al exterior- o si se requiere un vestuario presentable.

Pero ninguna directriz política, por muy igualitaria que sea, superará una reunión mal planificada o gestionada.

"Mantener a la gente comprometida es un hábito que empieza con el orden del día", señala Kimble, de Kuma. "Si no se ciñe a un orden del día establecido y no respetas el tiempo de la gente, se marcharán".

Y perder a la gente en las reuniones es un problema que se extiende más allá de la sala de conferencias.

"Nada mata una cultura y destruye la motivación como tener demasiadas reuniones o reuniones en las que no se hace nada", anota Guida. "Afecta al rendimiento, y a que la gente renuncie o se quede".

Crear igualdad a través del propósito

Kalbach dice que las buenas reuniones híbridas necesitan algo más que una agenda. "Se necesita un propósito y una forma de llegar a él", sostiene.

Incluso con un orden del día, añade, se desarrolla la dinámica habitual. Las voces dominantes hablan mientras las más silenciosas se retiran, y quizás -si su cámara está apagada- cocinan pasta o lavan la ropa. Se buscará la manera de recuperar la atención de todos.

"Sin embargo, si trae una actividad, diga: 'Vamos a hacer una matriz de dos en dos y vamos a decidir juntos por votación'; así se asegura la participación", comenta Kalbach.

Otro truco para mantener la concentración en una reunión, señala, es crear un sistema para la toma de turnos.

Uno de los más populares es el "popcorning", en el que la última persona en hablar elige a la siguiente", anota.

Con estos trucos no solo se superan los problemas de tráfico verbal, sino que "se puede empezar a pensar en las reuniones como lugares en los que se hacen cosas", añade.

Cuando empiece a buscar un propósito en lugar de una agenda, lo encontrará. Si alguien dice: "Tenemos que reunir este documento", y su reunión necesita un propósito, puede traer el documento y hacer el trabajo en la reunión.

"De este modo, saldrá de la reunión sin tener que hacer nada porque ya ha hecho el trabajo", finaliza Kalbach.

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