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Gestión eficiente de contratos

Solución que ofrece Webdox en nuestro país

José Manuel Jimenez, CEO de Webdox.

[22/03/2022] Los contratos, en ocasiones, se pueden convertir en un obstáculo para el crecimiento de una organización. Si no son adecuadamente gestionados pueden convertirse en una fuente de pérdida de ingresos. Por ello existen las soluciones CLM (contract lifecycle management) que se encargan precisamente de evitar este tipo de pérdidas.

Hace un poco más de 10 años, José Manuel Jimenez percibió esta necesidad y fundó Webdox CLM, una compañía que desde entonces ha crecido, desde su natal Santiago, hasta expandirse hacia otras economías de la región, incluyendo Perú. Jimenez nos relata cómo es que transitó por su senda de crecimiento y cómo es que espera seguir en ella durante el futuro cercano.

¿Dónde se creó su firma?

Webdox nace en Santiago de Chile a finales del 2011 con el foco de ayudar a agilizar el acceso a la información de contratos de despachos o firmas de abogados, dado que trabajé en una oficina de abogados y visualicé esa ineficiencia. Inicialmente, la idea era ayudarles a acceder a sus antecedentes contractuales de manera más rápida.

Al identificar que la industria de despachos de abogados normalmente no tenía mucho presupuesto, fuimos iterando hacia las empresas. La accesibilidad a los contratos o incluso darle más gestión al contrato en todo su ciclo de vida podía ser de altísimo impacto. La empresa empezó a evolucionar este producto que solo permitía acceder a la información de contratos, a ser una herramienta totalmente transversal para ayudar en la elaboración, negociación, aprobación, firma electrónica, como también administración y gestión del contrato una vez que ya estaba firmado.

El único elemento que hay que agregar en todo esto, es que en el tiempo que cambiamos de despachos de abogados a empresas, ofrecíamos a las empresas una herramienta más genérica de gestión documental legal de contratos. A finales del 2017 e inicios del 2018 nos dimos cuenta que el foco tenía que estar en la gestión de contratos, pues así se impactaba mucho más allá del departamento legal de una empresa, se impactaba a toda la compañía. Se podía gestionar la eficiencia de las ventas, de las compras o de la gestión del talento con mejores contratos y gestión corporativa.

Entonces, esas son las tres grandes fases: despachos de abogados, desde finales del 2012 hasta aproximadamente el 2015; en el 2015 nos vamos más a las empresas, con un foco en la documentación legal genérica y todo su ciclo de vida; y ya al final del 2017 e inicios del 2018 nos enfocamos únicamente en gestión de contratos para impactar en todo el proceso de los contratos de venta, de compra, de proveedores y de recursos humanos, con contratos más ágiles y corporativos en lo que respecta a juntas de directorios y accionistas.

Los contratos son el corazón de un negocio y por tanto deben estar conectados a otros procesos de negocios; A estos contratos les damos una visión de integración muy importante para que todos los procesos de negocio estén informados de lo que ocurre.

¿En qué momento comenzaron a internacionalizarse?

Cuando estábamos enfocándonos en el CLM, Coca Cola Andina, empresa chilena con presencia en el exterior, fue la primera empresa que nos internacionalizó. Países como México, Perú y Colombia fueron los que nos llevaron a esa expansión; en Perú hace un poco más de dos años, inicios del 2019, Innóvate Perú nos seleccionó como una de las startups más innovadoras para desarrollar mercado en el Perú. Ese primer incentivo nos ayudó a armar una primera célula de trabajo para experimentar y poner los elementos más importantes en el Perú, y adquirir los primeros grandes clientes como Industrias San Miguel. Luego fuimos incorporando otras grandes compañías como Interseguro, Financiera Oh, Sider Perú, Unicon, Rímac entre otras grandes compañías peruanas y empresas medianas.

Entonces, hacia finales del 2017 e inicios del 2018 se inicia la internacionalización, porque ciertos clientes nos empujan a eso. En el Perú el financiamiento nos acelera a entrar en el país, entonces éramos tres personas y a la fecha ya somos 15 en el Perú. En México y Colombia los casos son similares, nos empujan a ese crecimiento. Además, el año pasado cerramos una serie A, tenemos más financiamiento para el desarrollo del mercado peruano y de América Latina.

¿A qué tipos de empresas se encuentran dirigidas? ¿Medianas y grandes?

Por ahora sí. Efectivamente, trabajamos con grandes y medianas empresas, y en Perú ya tenemos unas 10 corporaciones, además de unas 25 empresas peruanas medianas, de distintos rubros, aunque estos rubros coinciden en que tienen una importante masa de gestión de contratos, tanto a nivel de personas, proveedores y clientes. Por ejemplo, una empresa como Rímac tiene muchísimo flujo de contratos; una empresa como Financiera Oh también; Interseguro también; Siderperu tiene también mucha gestión de proveedores y flujos comerciales. En realidad, la industria es un poco agnóstica, más importa el nivel de intensidad y la necesidad de elaborar con máxima eficiencia el negocio.

¿Cuáles son los requerimientos que debe tener una empresa a nivel de infraestructura tecnológica para poder acceder a su solución?

Somos un SaaS y, por lo tanto, todo esto ya viene en la nube; trabajamos en Google Cloud, somos Google Cloud Partner y además tenemos un modelo plug and play que tiene, además de ser Google Cloud Partner, todas las certificaciones de seguridad de clase mundial y procesos de ethical hacking y capacitación de nuestro personal. Al estar en este modelo de plug and play va a estar en las mejores manos con el máximo nivel de seguridad.

¿Cuáles son las métricas de éxito que pueden mostrar para afirmar que se ha tenido éxito en la implementación?

Son tres palabras clave que es bueno tener siempre presente, y de esas palabras sacar obviamente métricas: agilidad, calidad y cumplimiento. Hay un estudio de la World Commerce & Contracting -institución de la que formo parte y soy consejero a nivel de Sudamérica- que ha estudiado que un proceso de ventas puede acelerarse hasta un 85% con un contrato digital; es decir, se aceleran los procesos comerciales, se puede lograr que la fuerza de ventas venda más, así de simple.

Hay temas de agilidad relacionados con la eficiencia o reducción de costos que también se pueden asociar a otra métrica de la World Commerce & Contracting que concluye que las instituciones dejan de percibir un 9,2% de sus ingresos anuales por una deficiente gestión de sus contratos. Entonces, primero la parte de la agilidad reduce costos y aumenta la eficiencia y eso impacta en el resultado, ingresos, temas operacionales y reduce tiempos de los procesos críticos.

El mundo de la calidad, obviamente, es un tema más cualitativo, uno puede mejorar la calidad del contrato al lograr la colaboración entre las áreas que tienen el contrato para abordar otro tema que trata la World Commerce & Contracting que es la 'falta de conexión del propósito del negocio con el contrato'. Muchas veces los contratos se confeccionan mal y eso hace que cuando uno recurre al contrato para resolver un problema de negocio el contrato no representa la relación con el negocio en sí. Entonces, la calidad contractual, cuando uno promueve la colaboración entre las áreas, promueve relaciones que son más duraderas porque justamente el contrato está alineado con el propósito del negocio.

Al mismo tiempo, hay tema de cumplimiento, donde según nuestras propias métricas, entre un 90% y 100% de mejora en términos de cumplimiento contractual se puede exhibir al permitir acceder de manera más rápida al contrato y asegurando que el nivel de alertas de fechas de expiración, de fechas de vencimiento de garantías o cumplimientos posteriores al contrato se den en tiempo.

Y no solo cumplimiento por firma, ya que en el mundo del contrato tienes la prefirma y la postfirma. La prefirma es la elaboración, negociación, aprobación y firma; y la postfirma es todo aquello relacionado con el cumplimiento. Entonces, tanto en la prefirma como en la postfirma hay un cumplimiento mayor.

Además de la agilidad, la calidad y el cumplimiento, tenemos un modelo de reporte muy robusto que permite sacar conclusiones muy potentes acerca del rendimiento de sus contratos y eso ayuda a que todas estas métricas puedan ser muy visibles. A un CIO o a un director jurídico le interesa ver esas métricas en un dashboard que sea capaz de llevar todo ese tema operativo a algo fácilmente legible.

¿Cuáles son sus perspectivas para lo que resta del año?

Nuestra perspectiva es crecer en el Perú 300% en ingresos y al mismo tiempo crecer un 150% como compañía. A nivel compañía el crecimiento va a ser un poco más bajo que el crecimiento en el Perú porque este país es uno de los mercados que más estamos potenciando.