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Las 6 mejores herramientas de software de firma electrónica

[25/04/2022] La pandemia del COVID-19 no solo perturbó las reuniones físicas y los espacios de las oficinas físicas; los flujos de trabajo que dependían de la interacción en persona, como la firma de documentos y contratos, también se vieron muy afectados. El software de firma electrónica (e-signature) ha aumentado su popularidad en los últimos dos años, ya que las empresas buscan modificar sus flujos de trabajo de firma para dar soporte a una fuerza de trabajo remota, señaló Holly Muscolino, vicepresidenta del grupo de estrategias de contenido y futuro del trabajo en IDC.

Con muchas empresas que vuelven a un entorno de oficina en persona o adoptan un enfoque de fuerza de trabajo híbrida, en la que los empleados trabajan algunos días en la oficina y otros en casa, los proveedores de firma electrónica están trabajando para convencer a las empresas de que siguen siendo relevantes. Aunque el mercado se ha ralentizado, anotó Muscolino, "sigue mostrando un crecimiento saludable, porque todavía hay empresas que no han adoptado esta tecnología. Todavía hay un margen importante de adopción".

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El software de firma electrónica puede ayudar a las empresas a digitalizar los procesos que requieren firmas, como los contratos de venta, las órdenes de compra y los documentos legales. Y las empresas que han adoptado el software para la firma de documentos basados en las ventas pueden ampliar el proceso a otros departamentos, como los equipos de recursos humanos, las operaciones de adquisición y cadena de suministro, y los grupos de servicios financieros.

Las herramientas de firma electrónica suelen considerarse un complemento de otras categorías de productos, como la gestión del ciclo de vida de los contratos, la gestión de las transacciones digitales, el software de autenticación, la gestión de contenidos, e incluso el intercambio de contenidos y la colaboración de proveedores como Box y Dropbox. Las empresas que han adquirido software de firma electrónica como solución puntual en los últimos años deberían estudiar la posibilidad de integrar o ampliar el uso de herramientas de firma digital para dar soporte a una plantilla híbrida.

"Aquellas personas que adoptaron las herramientas de firma electrónica rápidamente durante la pandemia, ahora tienen que empezar a integrar el software con los procesos anteriores y posteriores para aprovechar la automatización, y no sólo utilizarlo para firmar algo digitalmente", indicó Muscolino.

[La transformación digital de nuestra firma]

¿Qué es el software de firma electrónica?

En su nivel básico, una firma electrónica es cualquier tipo de método de autenticación electrónica que acepta un acuerdo o contrato. El sistema necesita verificar la identidad del firmante, que puede ir desde una identificación corporativa hasta una cuenta de correo electrónico verificada. Las aplicaciones de firma electrónica también pueden utilizar métodos de autenticación multifactoriales para crear una pista de auditoría.

Una firma digital es un tipo específico de firma electrónica que cumple con la normativa legal de autenticación, normalmente mejorada con características de seguridad adicionales, como una identificación digital basada en un certificado. Esto añade un nivel de cifrado al método de verificación de la identidad. Las firmas digitales se validan a través de un proveedor de servicios de confianza, normalmente a través de autoridades de certificación. Los casos de uso de las firmas digitales incluyen procesos de alto riesgo, como las aprobaciones de préstamos, los procesos de gestión de recursos humanos y las firmas de médicos.

Otros tipos de firmas electrónicas que se encuentran en Europa son las firmas electrónicas estándar (SES), las firmas electrónicas avanzadas (AES) y las firmas electrónicas cualificadas (QES), que incluyen diversos grados de requisitos de autenticación.

Características comunes de las aplicaciones de firma electrónica

Al examinar los proveedores de software de firma electrónica, surgen varias características comunes, entre ellas:

  • Captura de la firma electrónica
  • Herramientas de anotación y edición
  • Métodos de autenticación y comprobación de la identidad
  • Plantillas y estilos de firma
  • Archivo de documentos
  • Procesos de automatización del flujo de trabajo (como el envío, la aprobación y la confirmación)
  • Opciones de personalización de la marca
  • Controles de acceso
  • Seguridad y encriptación
  • Registros de auditoría
  • Plantillas de documentos específicos (como facturas, reclamaciones o solicitudes de empleo)
  • Soporte para bolígrafos digitales
  • Compatibilidad con aplicaciones móviles para dispositivos iOS y Android

Muchos proveedores también integran su software de firma electrónica con otros sistemas empresariales, como Salesforce, Box, Dropbox, Google Drive y otras herramientas de gestión de relaciones con los clientes o de gestión de documentos.

La mayoría de estos proveedores ofrecen precios de software como servicio basados en la nube, pero las empresas también pueden implementar muchos de estos productos a través de opciones de nube privada.

Ventajas del software de firma electrónica

Para los trabajadores remotos, el software puede hacer más eficiente el envío y la recepción de contratos y otros documentos basados en la firma. En lugar de exigir a los trabajadores remotos que dispongan de un escáner o una impresora, el software de firma electrónica puede utilizarse para procesar estos documentos. Por lo general, el software puede aprovechar las plantillas existentes para enviar documentos virtualmente, y los trabajadores reciben notificaciones cuando los documentos se firman y se devuelven.

Los clientes pueden conseguir una mejor experiencia: los firmantes pueden recibir, revisar y firmar virtualmente los documentos, y la integración con el software de CRM permite notificar cuándo se han recibido, revisado y firmado los acuerdos.

Los sistemas con pistas de auditoría permiten el seguimiento y el movimiento de los documentos, detectando cualquier cambio o edición realizada en los acuerdos. La tecnología puede rastrear quién firmó, cuándo se firmó, dónde se firmó y con quién se compartió el documento. Esto también puede ser clave para cumplir la normativa.

El software también pretende ayudar a las empresas a ahorrar dinero eliminando el rastro de papel físico de los contratos, reduciendo el uso de la impresión y las necesidades de almacenamiento de archivos físicos. Los gastos administrativos y de oficina, como el papel, las impresoras, las máquinas de fax, los bolígrafos y la tinta/tóner, pueden reducirse mediante la adopción de un software de firma electrónica.

Los 6 principales proveedores de software de firma electrónica

A continuación, se presentan, en orden alfabético, descripciones rápidas y enlaces a algunas de las opciones más populares de herramientas de software de firma electrónica, basadas en nuestra investigación del mercado, en las características que la mayoría de las empresas probablemente necesitarían, y en las conversaciones con analistas del sector. Sus necesidades individuales pueden variar, así que diríjase a los sitios web de los proveedores para conocer más detalles sobre cada herramienta.

Además, existen cientos de otras opciones de software, por lo que si estos productos no reúnen los requisitos que busca (por ejemplo, si necesita una herramienta específica de notario digital), consulte sitios de buscadores de software como G2.

Adobe Acrobat Sign: Gracias a su experiencia en la creación de documentos a través del formato de documento portátil (PDF), Adobe apoya la posibilidad de recoger firmas con su oferta de Acrobat Sign. El software permite a las empresas acceder a los documentos PDF de Acrobat y firmarlos desde cualquier lugar, en dispositivos móviles o a través de computadoras de escritorio. Los destinatarios pueden firmar los documentos sin necesidad de una descarga especial o de crear una cuenta, y los usuarios pueden escanear y cargar los PDF mediante la aplicación móvil gratuita Adobe Scan.

Los documentos pueden ser rastreados y gestionados desde Acrobat, Microsoft Word y otras aplicaciones, con visibilidad en tiempo real para cada documento que espera una firma. Se pueden recibir notificaciones cuando los documentos han sido firmados, y las empresas pueden crear y gestionar plantillas reutilizables para formularios de uso frecuente.

Otras funciones adicionales son la posibilidad de enviar documentos a varios usuarios, el seguimiento en tiempo real, y las integraciones con plataformas de recursos humanos (Workday, ServiceNow, SAP SuccessFactors), CRM (Salesforce, Zoho CRM, Microsoft Dynamics) y otras (Notarize, Box, Veeva). También están disponibles las opciones de marca personalizada para añadir logotipos y otros mensajes. (Consulte la información sobre seguridad y cumplimiento de Acrobat Sign).

Los planes de precios individuales comienzan en 13 dólares al mes (solo para Windows), o 15 dólares al mes para usuarios de Windows y Mac, con un plan anual. Para los equipos, los precios comienzan en 15 dólares por usuario al mes (solo Windows), o 17 dólares por usuario al mes para soporte de Windows y macOS. También hay opciones de precios para empresas para equipos más grandes que incluyen integraciones preconfiguradas, API y soporte de inicio de sesión único.

DocuSign eSignature: El líder de facto en este espacio, DocuSign admite funciones como la firma electrónica, la notarización electrónica y los flujos de trabajo de gestión del ciclo de vida de los contratos. El software también incluye la capacidad de incorporar pagos desde un contrato, así como capturar el consentimiento con un solo clic. La empresa incorpora su software como parte de DocuSign Agreement Cloud, que amplía las ventajas a otras fases del proceso, como la preparación o la gestión de acuerdos posteriores a la firma.

e-signature, DocuSign

Los casos de uso de DocuSign dentro de una empresa incluyen ventas, atención al cliente, instalaciones, finanzas, recursos humanos, TI/operaciones, jurídico, marketing, compras y gestión de productos, entre otros. La integración con socios y la compatibilidad con aplicaciones incluyen más de 350 sistemas, como los de Microsoft, Salesforce, Oracle y Apple, entre otros.

Otras características son la compatibilidad con aplicaciones móviles, la creación de campos personalizados, las plantillas reutilizables, el enrutamiento de múltiples usuarios y los requisitos de seguridad, como las normas de privacidad y residencia de datos y los registros de auditoría. (Consulte la información sobre seguridad y cumplimiento de DocuSign eSign).

La empresa ofrece una prueba gratuita de 30 días, con precios que van desde 10 dólares al mes para un plan personal, hasta 40 dólares por usuario al mes para la oferta Business Pro. Los planes para empresas se ofrecen mediante una llamada de ventas. Los clientes que solo quieren firmas electrónicas legalmente vinculantes sin funciones adicionales pueden utilizar la edición gratuita de DocuSign.

Eversign: Eversign le permite crear firmas electrónicas legalmente válidas y conformes, ya sean dibujadas, mecanografiadas, cargadas o generadas por el sistema. Los documentos pueden almacenarse de forma segura a través de Eversign, con opciones de caducidad automática disponibles. Los usuarios pueden cargar archivos PDF existentes y prepararlos para la firma a través de un editor de documentos, y los registros de auditoría pueden hacer un seguimiento del proceso de firma de documentos. Una función de firma en persona permite a los clientes, empleados y socios físicos firmar documentos como acuerdos de confidencialidad o renuncias directamente desde un PC o dispositivo móvil.

Otras funciones son las plantillas, la gestión multiempresarial, la gestión de contactos, la integración de aplicaciones y la compatibilidad con API. (Consulte la información sobre seguridad y cumplimiento de Eversign).

La opción gratuita de Eversign Lite permite a los usuarios crear cinco documentos al mes, con dos créditos SMS y tres documentos API. Las opciones de precios comienzan en 10 dólares al mes para el plan básico, con un plan Profesional (40 dólares por usuario al mes) y un plan Profesional Plus (80 dólares por usuario al mes) disponibles.

HelloSign: HelloSign fue adquirida por Dropbox a principios del 2019, y ahora es la opción de firma electrónica por defecto para los usuarios de Dropbox. La empresa ofrece firma electrónica, integración de API, formularios móviles inteligentes (HelloWorks) y fax en línea (HelloFax) dentro de su conjunto de productos. Las características del sistema de firma electrónica incluyen solicitudes de firma ilimitadas, plantillas, una aplicación móvil, registros de auditoría, acceso por correo electrónico para la asistencia al cliente y ofertas en varios idiomas (22 idiomas compatibles).

Las firmas pueden escribirse, dibujarse o cargarse, y las respuestas pueden seguirse con notificaciones por correo electrónico que pueden enviarse automáticamente como recordatorios de documentos no firmados. Los campos del firmante en los documentos se pueden mejorar mediante bloques de firma de arrastrar y soltar, casillas de verificación y campos de fecha. Las integraciones incluyen las principales aplicaciones de CRM, almacenamiento/colaboración y productividad, con conexiones adicionales a través de Zapier. Las funciones de seguridad incluyen la autenticación de dos factores, el cifrado AES y TLS de 256 bits, la validación de datos y la protección contra manipulaciones. (Consulte la información sobre seguridad y cumplimiento de HelloSign).

Las opciones de precios comienzan en 15 dólares al mes (basados en un plan anual) para un nivel individual básico, con opciones empresariales que comienzan en 25 dólares por usuario al mes. Las opciones empresariales para cinco o más usuarios están disponibles a través del canal de ventas de la empresa. También está disponible una prueba gratuita.

PandaDoc: PandaDoc es una herramienta todo en uno que permite a los usuarios crear, colaborar y firmar electrónicamente documentos como parte de un sistema de flujo de trabajo documental. Las herramientas de creación de documentos incluyen plantillas como propuestas, solicitud de presupuestos, formularios y contratos, a través de un editor integrado. El sistema admite integraciones con las principales suites de productividad y CRM, y también incluye una biblioteca de contratos y cláusulas preaprobadas para documentos legales.

e-signature, PandaDoc

Las características del flujo de trabajo incluyen la colaboración con diferentes roles dentro de una empresa o externamente a través de permisos, junto con comentarios, respuestas y aprobaciones. Las características de la firma electrónica incluyen el uso de la firma en una aplicación móvil o en el escritorio, con encriptación de 256 bits y certificación compatible con HIPAA y SOC 2 Tipo II. Los registros de auditoría ofrecen a los usuarios una prueba de quién abrió, vio y firmó los documentos, y cuándo lo hizo. (Consulte la información sobre seguridad y cumplimiento de PandaDoc).

La empresa ofrece una prueba gratuita de 14 días, con precios que comienzan en 19 dólares por usuario al mes (con acuerdo anual), con 49 dólares por usuario al mes para el nivel Business. Las opciones para empresas están disponibles a través del equipo de ventas de PandaDoc. También hay un plan gratuito de eSign para los clientes que solo quieren que los documentos se firmen con firmas electrónicas legalmente vinculantes, sin ninguna función adicional.

signNow: Como parte de la nube empresarial airSlate de su empresa matriz, signNow incluye flujos de trabajo de firma electrónica que permiten a los clientes firmar y enviar documentos para la firma, generar acuerdos, negociar contratos, aceptar pagos y automatizar procesos empresariales.

El software de firma electrónica permite a los usuarios configurar e implementar firmas electrónicas legalmente vinculantes para documentos, contratos y formularios web. El proceso puede automatizarse a través de más de 100 bots sin código, se pueden asignar funciones a diferentes empleados y se pueden añadir notificaciones. SignNow se integra con varios CRM, servicios de almacenamiento en la nube y aplicaciones de productividad.

El sistema también ofrece formularios web para móviles, automatización de procesos robóticos, negociación y gestión de contratos, automatización de flujos de trabajo, edición de PDF y aceptación de pagos. (Consulte la información sobre seguridad y cumplimiento de signNow).

Con una suscripción anual, el precio comienza en ocho dólares por usuario y mes para el plan empresarial básico. Los planes Premium comienzan en 15 dólares por usuario al mes, y los planes para empresas están disponibles por 30 dólares por usuario al mes. Con un mínimo de cinco usuarios, el acceso a la nube airSlate Business cuesta 50 dólares por usuario al mes.