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Casos de éxito

La automatización facilita el intercambio de historiales médicos

[29/06/2022] En la asistencia sanitaria, el movimiento de datos puede ser fundamental para los resultados de los pacientes. La información precisa y actualizada de los pacientes debe ser accesible tanto dentro de una organización sanitaria como para las organizaciones asociadas. Durante años, la solicitud de historiales médicos ha sido un proceso engorroso y manual que puede llevar semanas, incluso después del cambio de los documentos en papel a los historiales médicos electrónicos (EMR).

"Definitivamente lograron digitalizar el registro, pero compartir el registro sigue siendo muy desafiante", comenta George Rosello, director de transformación digital en Jackson Health System. "En última instancia, el fax sigue siendo la forma más fácil y barata de hacerlo".

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El reto es especialmente grave para una organización como el Jackson Health System (JHS), uno de los mayores sistemas de salud pública del país. JHS es un sistema médico académico sin ánimo de lucro de Miami (Florida) que gestiona seis hospitales, entre ellos el Jackson Memorial Hospital (el hospital de la red de seguridad del condado de Miami-Dade), una red de centros de atención urgente, múltiples centros de atención primaria y especializada, centros de enfermería de larga duración, servicios de salud penitenciaria, centros de traumatología y el Instituto de Trasplantes de Miami. También trabaja con una multitud de organizaciones de derivación, muchas de ellas consultorios privados.

"Cuando las organizaciones externas envían a un paciente al Jackson, terminan con un registro médico incompleto porque esa instancia de atención tuvo lugar dentro del Jackson. Nosotros lo documentamos en nuestro RME, pero eso no existe en su RME, el RME de origen de ese paciente", comenta Rosello.

Para resolverlo, la organización que remite al paciente suele ponerse en contacto con el departamento de historias clínicas del JHS, y solicitar la transferencia de las mismas. Al igual que muchos grandes sistemas hospitalarios, el JHS recibe un gran volumen de solicitudes de historias clínicas y, en ocasiones, puede tardar semanas en atenderlas.

"Es un proceso muy manual y normalmente acaba con alguien enviando por fax o por correo las cosas que hay que enviar", añade Rosello. "Ese proceso es muy engorroso y está muy condicionado por las personas".

Automatizar y simplificar

JHS suele enviar electrónicamente los historiales médicos a las organizaciones que los remiten. Como los documentos se imprimen a partir de la historia clínica del JHS, tienen identificadores diferentes a los que utilizan las organizaciones remitentes. Estas organizaciones remitentes suelen ser pequeños consultorios, por lo que a menudo están limitados en sus herramientas tecnológicas y deben realizar manualmente la correspondencia de los pacientes.

Para hacer frente a este problema de datos, Rosello y su equipo han creado el proyecto Medical Record Surveillance and Record Sharing, una solución interna que escanea las historias clínicas en tiempo real, las empareja con las organizaciones asociadas, y automatiza la transferencia de historias clínicas.

"Queríamos simplificar el proceso", afirma Rosello. "Construimos un proceso automatizado que se sitúa entre Jackson y estas otras organizaciones. Para empezar, nos asociamos con una organización que nos enviaba pacientes, pero que se enfrentaba a algunas de estas frustraciones".

El resultado es un proceso transformado tanto como una solución tecnológica. Comienza con el envío seguro por parte de las organizaciones remitentes de un archivo plano diario que contiene el censo de sus pacientes y algunos datos demográficos. Por parte de JHS, la plataforma de vigilancia supervisa constantemente todas las historias clínicas a medida que se crean -incluidas las notas no estructuradas- y las envía a través de un motor de integración. El motor ejecuta un algoritmo de coincidencia de pacientes para cotejarlos con el censo del socio remitente.

Una vez identificada una coincidencia, la plataforma de vigilancia envía un documento electrónico en formato HL7, un estándar internacional para la transferencia de información médica, al motor de integración para su procesamiento en tiempo real. El motor extrae los resultados del mensaje y los reconstruye utilizando plantillas de fácil lectura almacenadas como objetos en el modelo de datos del SES. A continuación, actualiza los identificadores de la historia clínica en el objeto para que reflejen los identificadores de la organización remitente, de modo que puedan archivar fácilmente la historia en su sistema.

Satisfacer a los proveedores allí donde se encuentran

A medida que se procesa en el sistema JHS, la historia clínica se envía a la organización remitente por el método que elija en tiempo real. Actualmente admite archivos, mensajes directos y un proceso personalizado para enviar un fax electrónico o físico.

"Si recibimos una derivación de una organización externa, utilizamos su número de historia clínica en el informe que les enviamos, para que sepan exactamente para quién es", anota Rosello.

"Lo reciben en tiempo real porque lo enviamos por fax a medida que encontramos los documentos que se crean", añade. "Si soy un proveedor y acabo de firmar ese documento, lo que tarde en enviarse por fax es lo que tardará en llegar. Bromeamos diciendo que es una de las soluciones de baja tecnología que más hemos construido, porque sigue utilizando un fax electrónico".

Al principio, el equipo de Rosello solo planeaba enviar los registros a través de mensajería electrónica o FTP seguro, pero en última instancia, tenían que conocer a las organizaciones remitentes donde están.

"La mayoría de estas organizaciones prefieren el fax", explica Rosello. "La sanidad aún no ha superado el fax. Sigue siendo uno de los puntos de acceso más aceptados y sencillos para enviar información de los pacientes a las organizaciones. Tenemos muchas posibilidades, pero algunos de estos grupos son más pequeños. Algunos de ellos son simplemente consultas privadas que tienen una gran base de pacientes remitidos, y no tienen la infraestructura necesaria para soportar una interfaz HL7, no tienen un equipo de interfaz, puede que ni siquiera tengan un EMR completo".

Abordar los retos técnicos

Rosello señala que el diseño de la transformación del mensaje HL7 en un documento elegante y fácil de leer, y el desarrollo del algoritmo de correspondencia de pacientes, fue uno de los mayores retos del proyecto.

La transformación de HL7 implicó más de una docena de bibliotecas escritas a medida para manejar la variedad y el formato del mensaje HL7. El equipo realizó una prueba de casi seis meses de historias clínicas para asegurarse de que se habían tenido en cuenta todas las permutaciones imaginables de HL7 y de que el formato del documento era compatible.

Para el algoritmo de cotejo de pacientes, el equipo de Rosello simuló cientos de miles de variaciones en todos los elementos de datos del JHS para seleccionar una combinación fiable y un umbral de precisión de cotejo. También incluyeron mecanismos de seguridad en los casos en los que la coincidencia era ambigua, para que el JHS no compartiera en exceso si el algoritmo no era seguro.

Cosechar los beneficios

El proyecto, que se inició en el 2020 y ahora está plenamente implantado, ha producido beneficios cuantificables para la organización. Rosello señala tres:

  • Ahorro de productividad para el personal de registros médicos. Al automatizar este proceso, el proyecto ahorra al personal de registros médicos más de una docena de horas a la semana.
  • Ahorro de tiempo y aumento de la eficacia para las organizaciones remitentes. Las organizaciones remitentes reciben ahora los registros con los identificadores correctos para facilitar su archivo, y JHS también envía ahora todos los registros correspondientes al paciente, lo que reduce o incluso elimina las lagunas en la historia clínica.
  • Aumento de las remisiones y de los ingresos para JHS. Las organizaciones están ahora más dispuestas a trabajar con JHS y Rosello afirma que se ha producido un aumento espectacular de las remisiones, incluidas nuevas organizaciones que empezaron a trabajar con JHS porque se enteraron de la solución.

"Creo que lo más importante es incorporar un buen diseño en la atención sanitaria, no depender de los proveedores para que diseñen las cosas por usted, sino asumir la responsabilidad de su propio diseño interno de cómo quiere las soluciones y cómo quiere que funcione su panorama tecnológico", sostiene Rosello. "A medida que continuamos en este viaje en la transformación digital de la atención médica, creo que uno de los mayores componentes va a ser el buen diseño y asegurarse de que usted es dueño de su diseño; usted no está subcontratando que a otros jugadores que tienen diferentes objetivos que usted", finaliza.

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