[27/08/2022] A medida que el mundo vuelve a la oficina, muchas personas se encuentran trabajando en un nuevo entorno híbrido, en el que una parte de la semana laboral se pasa en casa y otra en la oficina.
Trabajar esencialmente desde dos oficinas diferentes puede hacer que la productividad en ambos lugares sea un reto. Un estudio realizado en colaboración con investigadores del Instituto Tecnológico Autónomo de México (ITAM), Stanford, la Universidad de Chicago y el MIT descubrió que seis de cada diez trabajadores declararon ser más productivos en casa de lo que esperaban, en parte porque podían reducir el tiempo de desplazamiento y las conversaciones no deseadas con compañeros de trabajo charlatanes. La mayoría de los encuestados pensó que su casa era un lugar estupendo para trabajar sin interrupciones; sin embargo, muchos consideraron que algunas tareas de colaboración eran un poco más difíciles de realizar desde su oficina en casa.
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Según un reciente informe de Gallup, el 42% de los trabajadores estadounidenses cuyo trabajo puede realizarse a distancia trabajaban en un entorno híbrido en febrero de este año. Alrededor del 53% de los trabajadores con capacidad remota esperan trabajar en un entorno híbrido a lo largo del 2022 y más allá, y el 59% dice que es su modelo de trabajo preferido, en comparación con el 32% que prefiere trabajar en casa exclusivamente, y el 9% que prefiere el trabajo totalmente presencial.
Aunque hay ventajas y desventajas en trabajar tanto desde casa como en una oficina tradicional, un entorno híbrido puede ofrecer lo mejor de ambos mundos y hacer que su trabajo sea el mejor hasta ahora, siempre que se prepare para el éxito. He hablado con algunos profesionales que han adoptado un entorno de trabajo híbrido para saber cómo lo hacen funcionar.
1. Haga un plan
Una de las mejores cosas que puedes hacer antes de empezar cualquier día de trabajo o semana es elaborar un plan.
"Al principio de la pandemia, vi un aumento en el uso de los recursos de planificación. La gente se había acostumbrado a 'presentarse' en una oficina cada mañana, y luego decidir qué hacer con su tiempo", comenta Laura Mae Martin, asesora de productividad ejecutiva en Google. "Trabajar desde casa exigía que la gente supiera exactamente qué iba a hacer y cuándo", añade.
"Este tipo de planificación sigue siendo importante cuando se va de un lado a otro de los entornos de trabajo con diferentes tipos de horarios", señala. "Rellene un plan diario la noche anterior para aprovechar al máximo el día siguiente. Lo que pretende hacer se irá macerando mientras duerme, y afrontará el día centrado y con intención".
Cuando planifique su día, Martin también sugiere pensar en él como un todo, y ser intencional en la forma de planificar lo que debe completar.
"Mucha gente piensa en su agenda como si fuera un puzzle: 'Dondequiera que encuentre un hueco de 30 minutos, mete una reunión ahí'. Pero su energía y su concentración cambian (y se ponen en entredicho) cuando pasa de una reunión individual a una lluvia de ideas, a una revisión de un proyecto... y la lista es interminable", afirma.
En su lugar, diseñe un plan que tenga en cuenta su cerebro y su tiempo. "Llame al martes su día del 'Proyecto A', y coloque el tiempo de trabajo y las reuniones para ese proyecto en ese día. Si el miércoles por la mañana es la reunión de personal de su jefe, bloquee el tiempo después para digerir las actualizaciones y transmitir la información a su equipo según sea necesario".
Ser intencional con su planificación también puede ayudarle a decidir dónde hacer ese trabajo.
2. Elija el lugar adecuado
"Todo tiene un momento y un lugar. Yo les digo a mis equipos que lo mejor es sacar de cada entorno aquello para lo que es mejor", comenta David Cottrell, cofundador y director de tecnología de Zynq, un proveedor de plataformas de gestión de oficinas. "Céntrese en que el trabajo en casa sea su tiempo libre de distracciones y con la cabeza puesta en el suelo (por ejemplo, solucionando su propio código), mientras que el tiempo en la oficina podría ser para trabajar de forma colaborativa y creativa con sus compañeros".
Por ejemplo, es posible que quiera utilizar el tiempo en la oficina para resolver un problema de codificación difícil con otro programador, lo que podría ser más difícil a distancia. A menudo, el lugar adecuado para el trabajo viene dictado por el tipo de trabajo que se realiza. Intentar trabajar en solitario en la oficina o en grupo en casa puede acabar obstaculizando el rendimiento y la productividad general.
"Una gran parte del trabajo híbrido es la comunicación con su equipo sobre cuándo piensa estar en la oficina, y tomar la decisión de ir o quedarse en casa que refleje lo que su equipo también está haciendo", anota Cottrel. "Si su día implica sobre todo trabajo personal, entonces puede ser un buen momento para trabajar desde casa; sin embargo, si va a asistir a varias reuniones, puede ser mejor ir a la oficina donde puede colaborar con sus colegas en persona". Ese tiempo en persona tiene la ventaja añadida de permitirle conectar con su equipo en esos pequeños momentos antes y después de las reuniones y crear camaradería dentro de su equipo.
3. Mantenga una configuración similar en ambos lugares
Uno de los retos del trabajo híbrido es que básicamente se mantienen dos oficinas diferentes, lo que significa que cada vez que se cambia de ubicación, también hay que reacomodarse al entorno de trabajo. Es un problema que Daniel Carter, director de marketing de la aplicación de préstamos LoanX, dice que se puede mitigar haciendo que los dos espacios de trabajo sean lo más parecidos posible.
"El ser humano es un animal de costumbres, y hay razones de peso por las que hacer que sus lugares de trabajo sean lo más parecidos posible -tanto en el trabajo como en casa- puede ayudarle a ser más productivo", sostiene Carter. "Es una buena idea mantener la uniformidad en ambos lugares, desde cómo coloca su escritorio y su silla hasta el cajón donde guarda los suministros".
Cuando no tenga que perder tiempo buscando un cable o poniéndose cómodo, estará preparado para hacer su mejor trabajo.
4. Mantener una comunicación abierta
Para que un entorno híbrido prospere, es importante mantener líneas de comunicación abiertas con sus compañeros de trabajo. De lo contrario, es fácil que la información crítica se pierda en conversaciones individuales y DMs de Slack.
"Debido a que muchos empleados en un modelo híbrido trabajan en una variedad de turnos y ubicaciones, puede ser un reto mantener a todos en la misma página", anota Sumit Bansal, fundador y CEO del sitio de formación de Excel TrumpExcel. Aunque puede ser más fácil para los directivos comunicarse en un entorno de oficina física, señala, no tiene por qué ocurrir necesariamente en una oficina física.
"La comunicación abierta fomenta la confianza y facilita que los empleados comuniquen sus preocupaciones a los directivos", afirma Bansal. "Cuando el directivo es consciente de las dificultades de sus empleados, resolverlas es más fácil".
Asegúrese de que su equipo cuenta con un plan de comunicación, ya sea con conversaciones regulares en Slack o con reuniones diarias en Zoom, para mantener a todos informados de los objetivos y el progreso del equipo. Esa comunicación abierta puede ser fundamental para conseguir que los proyectos se realicen de forma eficiente, y para garantizar que no está dejando atrás involuntariamente a un compañero cuando los objetivos cambian.
5. Utilice la nube
Cuando su equipo trabaja en un proyecto desde varios lugares, es importante asegurarse de que todo el mundo tiene fácil acceso a todo lo que necesita.
"El uso de soluciones de colaboración basadas en la nube es una de las mejores formas de garantizar que todo el mundo tenga siempre acceso a la información que necesita", afirma Andrew Dale, director técnico del proveedor de servicios informáticos CloudTech24. Las plataformas de colaboración en la nube incluyen una amplia gama de herramientas: servicios de almacenamiento en línea y de intercambio de archivos, plataformas de mensajería instantánea, servicios de videoconferencia, pizarras virtuales, aplicaciones de productividad basadas en la nube como Google Docs y Microsoft Word, aplicaciones de gestión de proyectos, espacios de trabajo virtuales compartidos, etc.
Dale afirma que, aunque la variedad de plataformas diferentes tiene sus ventajas, "la clave para ser más productivo es asegurarse de que los miembros de su equipo utilizan las mismas plataformas, y de que existen algunas normas sobre cómo utilizarlas". Cuando se dispone de herramientas y prácticas estándar, se puede garantizar que todos los miembros del equipo tengan acceso a todo lo que necesitan, y el proyecto puede evitar retrasos e ineficiencias innecesarias.
Es un sentimiento del que se hace eco Veronica Miller, experta en ciberseguridad del sitio de revisión de VPN, VPNOverview.com. "Mantener el trabajo en una unidad en la nube o en un servidor compartido proporciona una serie de beneficios para una fuerza de trabajo híbrida, y es uno de los trucos más eficaces para la eficiencia en el lugar de trabajo. Lo más importante es que permite a los trabajadores trabajar en una tarea en la oficina un día, y continuar donde lo dejaron al día siguiente mientras trabajan desde casa".
Basado en el artículo de Emily Price (Computerworld) y editado por CIO Perú
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