[09/09/2022] Con la variedad y el volumen de responsabilidades que deben asumir, todos los CIO aspiran a lograr la máxima eficiencia en su trabajo. Al fin y al cabo, los líderes de TI eficientes están mejor posicionados para evitar errores y alcanzar los objetivos clave con rapidez y eficacia. Los CIO eficientes también se esfuerzan por generar el máximo valor para el negocio, un atributo que los colegas de la dirección seguramente notarán y apreciarán.
Ser eficiente significa producir resultados de alta calidad, sostenibles y esperados a tiempo y dentro del presupuesto, señala Christopher Kowalsky, profesor adjunto del Heinz College of Information Systems and Public Policy de la Universidad Carnegie Mellon.
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Los CIO eficientes se esfuerzan por racionalizar sus tareas, centrándose en formas fiables de conseguir los máximos resultados en un plazo mínimo para poder pasar rápidamente a la siguiente tarea. Saben que solo un puñado de técnicas de eficiencia puede tener un gran impacto en sus organizaciones y carreras.
La eficiencia del liderazgo es un compromiso que dura toda la carrera. Aquí hay ocho maneras en que los líderes de TI crean eficiencia en su propio trabajo, mejorando así sus perspectivas de carrera a largo plazo.
1. Confían en su equipo de liderazgo
Los CIO tienen muchas responsabilidades, pero no pueden hacerlo todo. Por eso es importante crear un equipo de liderazgo con talento, y confiar en sus miembros para que se encarguen de tareas específicas delegadas.
Jay Upchurch, vicepresidente ejecutivo y CIO del desarrollador de software SAS, señala que su equipo de liderazgo le da la libertad de delegar tareas y confiar en que las tareas asignadas se harán a tiempo y con alta calidad. "También me ayuda a centrarme en las grandes iniciativas y me deja tiempo para liderar", explica. "Con el tiempo, hemos desarrollado la confianza, además de un ritmo y un nivel de comodidad que nos permite trabajar juntos sin problemas".
Upchurch cree que la eficiencia se resiente cada vez que un CIO siente que es importante conocer cada detalle de cada producto o servicio, entender cada tecnología emergente y leer cada libro de gestión. "Si pasa todo su tiempo persiguiendo esas cosas, perderá de vista las grandes prioridades de su organización", anota.
2. Planifican las reuniones para lograr la máxima eficacia
Siempre que es posible, los CIO eficientes programan y planifican las reuniones con antelación, dándose a sí mismos y a los miembros del equipo mucho tiempo para prepararse. "Haga que el calendario de reuniones sea una parte pública y transparente del gobierno de las TI", aconseja Bill VanCuren, CIO de la empresa de software y servicios NCR.
El calendario de reuniones debe mantener un equilibrio entre las reuniones de la empresa, los proveedores/socios, la oficina de gestión de proyectos y el personal de TI, sostiene VanCuren. "También hay que mantener espacios vacíos en el calendario para permitir sorpresas o reuniones de gestión de crisis que vienen con el trabajo".
3. Crean un libro de jugadas de operaciones
Todo CIO necesita crear un libro de jugadas de operaciones, señala Anil Cheriyan, CTO y vicepresidente ejecutivo de estrategia en la firma de servicios profesionales Cognizant. El libro de jugadas debe establecer y definir las agendas, el contenido y las métricas para todas las responsabilidades del CIO, incluyendo la demanda y la entrega de la capacidad de negocio, el gobierno de la inversión, las finanzas, el talento y el riesgo de ciberseguridad. "Establecer esta cadencia regular permite inmediatamente al CIO supervisar eficazmente las operaciones diarias", afirma.
Con un libro de jugadas fundacional, los CIO establecen un marco sólido para la gestión diaria. "Así, pueden dedicar más tiempo a impulsar la innovación con socios internos y externos", afirma Cheriyan. "Además, cuando el libro de jugadas es operativo, el equipo de TI está mejor alineado en un conjunto común de prioridades, expectativas y resultados".
Sin un libro de jugadas, los CIO tienden a perseguir "conejos", comenta Cheriyan. "Pierden de vista las prioridades y pueden quedarse atascados participando en interminables debates sobre cuestiones de baja prioridad, o lidiando con una mala dinámica de equipo resultante de responsabilidades o expectativas poco claras".
4. Cultivan a los futuros líderes
Los CIOs eficientes y eficaces construyen y mantienen planes de contingencia para los momentos en los que ellos, o un líder/experto clave, están ausentes, anota Ola Chowning, socio de la firma de investigación y asesoramiento tecnológico ISG. "Practique esos planes delegando de forma inesperada", aconseja. Identifique y seleccione a los posibles líderes de entre un grupo de candidatos.
La planificación de contingencia del liderazgo debe utilizarse para crear nuevos niveles de liderazgo, dando a los miembros más importantes del equipo responsabilidades de toma de decisiones y un sentido de la responsabilidad. "También libera al CIO para que se centre en las decisiones más prioritarias, al tiempo que crea una cultura de decisión ascendente", afirma Chowning.
El calendario de decisiones es siempre más rápido cuando se sitúa más cerca del trabajo real, y con la misma frecuencia es correcto, indica Chowning. "Permite al personal sentirse seguro de su capacidad para tomar decisiones, al tiempo que limita el dilema innecesario y a menudo de varios pasos que suele darse con la toma de decisiones jerárquica o en cadena", señala.
5. Se preparan
Brook Colangelo, CIO de la Casa Blanca durante la Administración Obama, es un firme partidario de las "notas de lectura"; es decir, de las agendas detalladas y los materiales preparados con mucha antelación a las reuniones clave. "Estas notas son imprescindibles para entender los temas antes de tomar cualquier decisión", afirma.
Colangelo, actual director de informática de la empresa de software e instrumentos de laboratorio analítico Waters Corp. dice que su organización hace hincapié en ser reflexiva y atenta. "Cuando se trata de reuniones clave, ya sea dentro de nuestro equipo o con otras partes interesadas, las lecturas previas son cruciales para garantizar que la gente tenga tiempo suficiente para prepararse y reflexionar sobre cómo tomar decisiones". El enfoque también asegura que los CIOs no pierdan tiempo programando reuniones repetidas para cubrir temas que se perdieron durante la ronda inicial.
6. Destierran las averías
Responder de forma reactiva a las averías, incluidos las fallas en los sistemas de TI, la seguridad, la estructura de los equipos, o incluso la clasificación y el gobierno de los contenidos, es una pérdida de tiempo segura.
Los CIO deben evaluar los sistemas y procesos mucho antes de que se produzca una avería, sugiere Ellen Benaim, CISO del proveedor de plataformas de generación de documentos Templafy. "Necesitan hacer un balance de las herramientas que tienen un impacto en la eficiencia general de su organización, la postura de seguridad y el resultado final", anota.
Benaim señala que también es importante aprovechar los nuevos productos, servicios y políticas que pueden reemplazar a sus predecesores, que son torpes e ineficientes. "Ya sea cambiando una hoja de cálculo por una herramienta de colaboración de base de datos para agilizar la gestión de gastos en todo el departamento, o recurriendo a una solución de habilitación de contenidos para garantizar una generación de documentos más eficiente, los CIO más inteligentes se apoyan en la tecnología para mantenerse al día con el rápido entorno empresarial actual y miran hacia adelante para prepararse para lo que viene".
7. Adoptan la automatización
La automatización mejora la eficiencia del CIO y del equipo al reducir el número de tareas que consumen tiempo. A medida que las empresas se adentran en sofisticadas tecnologías digitales, se ha producido un aumento exponencial de la complejidad a la que se enfrentan tanto los equipos de TI como sus líderes. La automatización puede hacer la vida más sencilla y fácil.
La automatización aumenta la eficiencia al reducir el número de tareas repetitivas y los posibles errores. "Una forma de trabajar más automatizada minimiza la aparición y/o el tiempo necesario para corregir errores", afirma Greg Bentham, vicepresidente de servicios de infraestructura en la nube y responsabilidad social corporativa de la empresa de asesoramiento empresarial Capgemini Americas. "Además, los cuadros de mando automatizados y la visualización, que deberían formar parte de cualquier iniciativa de automatización del flujo de trabajo, pueden proporcionar una "visión de un vistazo" de la salud y la eficacia del ecosistema".
Los CIO eficientes son conscientes de que el tiempo es su bien más preciado. "Entienden que los empleados empantanados con tareas repetitivas y mundanas tienen una menor probabilidad de aportar innovación y creatividad al lugar de trabajo, o peor aún, pueden llegar a desengancharse", sostiene Bentham.
8. Se vuelven esbeltos y ágiles
Los CIO deben hacer hincapié en la priorización del trabajo y evitar el cambio innecesario de tareas, que es un gran asesino de la eficiencia, sostiene Steve Padgett, CIO de Actian, un proveedor de productos de gestión de datos híbridos, integración en la nube y análisis.
Tomando prestada una página de sus equipos de desarrollo, los CIO pueden crear eficiencia adoptando técnicas Agile y Lean para abordar proyectos y tareas. "Empezar una tarea y llevarla a cabo hasta su finalización, y luego empezar otra tarea", sugiere. "Centrarse en una tarea a la vez antes de pasar a la siguiente también encaja bien con otras prácticas y procesos de gestión de TI".
Mientras se esfuerzan por lograr la máxima eficiencia, es importante que los CIO consideren formas de hacer avanzar los proyectos en el menor tiempo posible. "Los empleados, igualmente, serán más productivos con menos reuniones a las que asistir y más tiempo de concentración", concluye Padgett.
Basado en el artículo de John Edwards (CIO) y editado por CIO Perú
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