Google Workspace vs. Microsoft 365: ¿Cuál es la mejor para las empresas?

[29/09/2022] Hace tiempo, Microsoft Office dominaba el mundo empresarial. A finales de los 90 y principios de los 2000, el paquete ofimático de Microsoft había dejado de lado a rivales como WordPerfect Office y Lotus SmartSuite, y no había competencia en el horizonte.

Entonces, en el 2006, llegó Google con Google Docs & Spreadsheets, un dúo de procesadores de texto y hojas de cálculo colaborativos en línea que se combinó con otros servicios empresariales para formar la suite Google Apps, que más tarde se renombró como G Suite, y ahora como Google Workspace. Aunque la suite de productividad de Google no arrasó de inmediato en el mundo empresarial, con el tiempo ha ganado tanto en funciones como en popularidad, y cuenta con seis millones de clientes de pago, según las estadísticas públicas más recientes de Google de marzo del 2020.

Microsoft, por su parte, ha dejado de lado su tradicional software de Office con licencia para centrarse en Microsoft 365 (antes Office 365), una versión basada en la suscripción que se trata más como un servicio, con actualizaciones frecuentes y nuevas características. Microsoft 365 es en lo que nos hemos centrado en esta historia.

Hoy en día, elegir una suite ofimática no es tan sencillo como antes. Estamos aquí para ayudarle.

Google Workspace vs. Microsoft 365

Google Workspace y Microsoft 365 tienen mucho en común. Ambos se basan en la suscripción, cobrando a las empresas cuotas por persona cada mes, en diferentes niveles, dependiendo de las capacidades que busquen sus clientes. Aunque Google Workspace está basado en la web, también tiene la capacidad de trabajar sin conexión. Y aunque Microsoft 365 se basa en software de escritorio instalado, también ofrece versiones (menos potentes) basadas en la web de sus aplicaciones.

Ambas suites funcionan bien con una serie de dispositivos. Al estar basado en la web, Google Workspace funciona en la mayoría de los navegadores de cualquier sistema operativo, y Google también ofrece aplicaciones móviles para Android e iOS. Microsoft ofrece aplicaciones cliente de Office para Windows, macOS, iOS y Android, y sus aplicaciones basadas en la web funcionan en todos los navegadores.

Las suites también ofrecen las mismas aplicaciones básicas. Cada una tiene programas de procesamiento de textos, hojas de cálculo, presentaciones, correo electrónico, calendario y contactos, junto con software de videoconferencia, mensajería y toma de notas. Cada uno tiene asociado el almacenamiento en la nube. Pero esas aplicaciones individuales son bastante diferentes de una suite a otra, al igual que las herramientas de gestión para ocuparse de ellas en un entorno empresarial. Y ambas suites ofrecen también montones de herramientas adicionales. Así que puede ser muy difícil decidir qué suite es mejor para su empresa.

Ahí es donde entra este artículo. Ofrecemos un análisis detallado de todos los aspectos de las suites ofimáticas, desde una comparación aplicación por aplicación, hasta lo bien que gestiona cada suite la colaboración, lo bien que se integran sus aplicaciones, los precios, el soporte y mucho más. Nos centramos en el funcionamiento de las suites para las empresas, más que en el uso individual.

Precios: Comparación de las suscripciones a Google Workspace y Microsoft 365

"Sigue el dinero" es el refrán sagrado de los investigadores de todo el mundo, y cuando está empezando a decidir qué suite ofimática es mejor para usted, es un buen lugar para empezar también. Los particulares pueden utilizar varias de las aplicaciones en línea de ambas suites -incluyendo Google Docs, Sheets y Slides, así como Microsoft Word Online, Excel Online y PowerPoint Online- de forma gratuita, pero las empresas deben buscar las suscripciones de pago de Workspace y Microsoft 365 para obtener las características de seguridad y gestión necesarias.

Consulte las siguientes tablas, primero para Google Workspace y luego para Microsoft 365, para comparar los planes y los precios.

Opciones de precios de Google Workspace para empresas

Google Workspace está disponible en cuatro versiones comerciales: Business Starter, Business Standard, Business Plus y Enterprise. Business Starter, a seis dólares por usuario al mes, incluye el conjunto completo de aplicaciones y 30GB de almacenamiento por usuario.  A 12 dólares por usuario y mes, el plan Business Standard incluye todo eso, además de 2TB de almacenamiento por usuario, así como funciones de archivo, búsqueda empresarial y herramientas administrativas adicionales. El plan Business Plus, de 18 dólares al mes por usuario, incluye todo lo que ofrece la versión Business Standard, además de más controles administrativos y herramientas empresariales.

Enterprise tiene todo lo que ofrece Business Plus, así como más controles administrativos y un constructor de aplicaciones de bajo código. Tendrá que ponerse en contacto con Google para conocer los precios de la versión Enterprise.

Para obtener información más detallada, consulte la página de Google en la que se comparan los planes de precios. Tenga en cuenta también que algunas funciones disponibles en los planes de Google Workspace de nivel superior se pueden adquirir como servicios independientes. Además, Google ofrece versiones especializadas de Workspace Enterprise para organizaciones sanitarias y de ciencias de la vida, de comercio minorista, de fabricación y gubernamentales, y hay una gama de versiones gratuitas y de pago de Workspace para organizaciones sin ánimo de lucro e instituciones educativas.

Opciones de precios de Microsoft 365 para empresas

Las suscripciones a Microsoft 365 para empresas son más complicadas y van desde cinco dólares por usuario al mes para Microsoft 365 Business Essentials, la versión más básica para pequeñas empresas, hasta 35 dólares por usuario al mes para Microsoft 365 E5, la versión más repleta de funciones para empresas. Confusamente, Microsoft cambió el nombre de todos sus planes para pequeñas empresas de Office 365 a Microsoft 365, pero a nivel empresarial, ofrece tanto planes de Office 365 como de Microsoft 365.

En las tablas siguientes se describe lo que se obtiene con cada versión. Los tres planes de la primera tabla son para pequeñas empresas de hasta 300 empleados; los de la segunda tabla están pensados para organizaciones más grandes.

Planes de Microsoft 365 para pequeñas empresas

(1) Aplicaciones de escritorio de Outlook, Word, Excel y PowerPoint disponibles para Windows y Mac; (2) Todas las aplicaciones móviles disponibles para Android e iOS; (3) Aplicaciones de escritorio de Publisher y Access disponibles sólo para Windows

Planes de Office 365 y Microsoft 365 para empresas

(1) Aplicaciones de escritorio de Outlook, Word, Excel y PowerPoint disponibles para Windows y Mac; (2) Todas las aplicaciones móviles disponibles para Android e iOS; (3) Aplicaciones de escritorio de Publisher y Access disponibles sólo para Windows

Obtenga más información sobre los planes de Microsoft 365 para pequeñas empresas, así como los planes de Office 365 para empresas y los planes de Microsoft 365 para empresas. Microsoft también ofrece una serie de planes de Microsoft 365 para instituciones educativas, gubernamentales, sin ánimo de lucro y otras.

Además, muchas aplicaciones y servicios de Office están disponibles a la carta. Algunas empresas prefieren pagar por un plan de nivel inferior, y luego pagar por uno o dos de estos elementos como complementos en lugar de pagar por un plan integral de nivel superior.

Google Workspace frente a Microsoft 365: Aplicación por aplicación

Cada empresa tiene necesidades diferentes, y la suya puede dar más valor a ciertas aplicaciones que a otras. Para algunas empresas, el procesamiento de textos y el correo electrónico pueden ser las aplicaciones más importantes de una suite ofimática, mientras que otras pueden necesitar un potente programa de hojas de cálculo por encima de todo lo demás.

Para ayudarle, hemos comparado las principales aplicaciones ofimáticas de Google Workspace y Microsoft 365 para que puedas centrarte en las aplicaciones más importantes para su empresa y dejar que sus puntos fuertes y débiles guíen su decisión global. A continuación, hemos incluido los aspectos más destacados.

Procesamiento de textos - Google Docs vs. Microsoft Word: Decidir si su empresa estaría mejor con Google Docs o con Microsoft Word es bastante sencillo. ¿Qué es más importante para sus usuarios: la facilidad de colaboración o la mayor variedad de funciones de creación y edición de documentos? Para la colaboración, Google Docs es mejor. Para un procesador de textos tan completo como el que encontrará en cualquier lugar, querrás Word.

Al decir que Word tiene características superiores, no me refiero a un montón de herramientas que su negocio puede que nunca utilice. Me refiero a grandes capacidades que hacen que su flujo de trabajo sea más fácil y productivo.

Por ejemplo, si va a crear un informe, un folleto, un currículum o casi cualquier otro tipo de documento, Word ofrece un excelente conjunto de plantillas preconstruidas para que pueda ponerse a escribir rápidamente, sabiendo que su documento tendrá un diseño sólido y útil. Solo Word tiene 300 plantillas empresariales diferentes, mientras que Google Docs solo tiene 55 plantillas totales de todo tipo, incluidas las personales, las empresariales y las educativas. (Microsoft afirma que Word tiene miles de plantillas, pero no hemos podido contarlas todas). Word también ofrece más tipos de gráficos y estilos para incrustar en los documentos.

Pero Google Docs supera a Word cuando se trata de colaboración en vivo. La colaboración es perfecta y se ha incorporado a la aplicación desde el principio, mientras que en Word es más difícil de usar, no es tan completa y se siente como algo añadido en lugar de ser una parte integral del programa.

Para la colaboración no presencial -editar y marcar documentos para que los revisen otros- Word siempre ha sido el estándar de oro, pero Google Docs ha recorrido un largo camino y ahora es casi tan bueno como Word. Las herramientas de edición de Word tienen controles ligeramente más precisos, pero aparte de eso, están prácticamente igualados.

Hojas de cálculo - Google Sheets vs. Microsoft Excel: ¿Los usuarios de su empresa trabajan mayoritariamente solos en las hojas de cálculo o colaboran frecuentemente con otros? La respuesta a esta pregunta determinará si Excel o Google Sheets es mejor para su empresa.

Para aquellos que trabajan principalmente solos, Excel es el claro ganador. Al igual que en el caso de Word, su amplia selección de plantillas ofrece una gran riqueza. Por ejemplo, hay más de 80 plantillas solo para diferentes tipos de presupuestos. Tanto si se trata de un presupuesto empresarial como de un presupuesto con fines especiales, por ejemplo, para un evento de marketing, es probable que encuentre uno que se ajuste a tus necesidades y que pueda editarse fácilmente. En cambio, Google Sheets solo tiene tres plantillas de presupuesto diferentes.

Excel también ofrece muchos más tipos de gráficos que Google Sheets (19 en total), entre los que se incluyen los más populares, como los de columnas, líneas, circulares, de barras y de área; otros más complejos, como los de radar, superficie e histograma; y algunos que son conocidos principalmente por los profesionales de los datos, como los de box & whisker. Además, muchos tipos de gráficos tienen múltiples subtipos; por ejemplo, entre los gráficos de barras encontrará el de barras agrupadas, el de barras apiladas, etc., y cada uno de ellos tiene dos variaciones. Google Sheets solo tiene siete tipos principales de gráficos y un puñado de gráficos individuales que no se pueden clasificar. También es más sencillo crear gráficos con Excel que con Google Sheets.

Sin embargo, Google Sheets supera con creces a Excel en cuanto a la colaboración en tiempo real. Al igual que con Docs, la colaboración está integrada directamente en Sheets. No solo tiene herramientas más potentes, sino que están integradas de forma natural y son de fácil acceso. Lo mismo ocurre con la edición y los comentarios en las hojas de cálculo.

Presentaciones - Google Slides frente a Microsoft PowerPoint: Al igual que ocurre con las aplicaciones de procesamiento de textos y de hojas de cálculo, la elección de Google Slides o de PowerPoint para su empresa se reduce a un solo punto: ¿Prefiere la colaboración o las funciones potentes en un programa de presentaciones? Si la colaboración es lo más importante en tu empresa, Google Slides es mejor. Para cualquier otra razón, PowerPoint lo es.

Por ejemplo, la función QuickStarter de PowerPoint facilita el inicio de una presentación. Elige el tema de su presentación y QuickStarter le guiará para crear un esquema, diapositivas de inicio, plantillas y temas. Aunque Google Slides ofrece una herramienta de exploración que sugiere diseños, así como imágenes y otros contenidos relacionados con el tema de su presentación, no es en absoluto equivalente a QuickStarter.

Asimismo, con PowerPoint es más fácil añadir gráficos, transiciones, animaciones y multimedia. También tiene más tipos de gráficos y tablas. Y ofrece opciones sofisticadas a la hora de realizar la propia presentación, con funciones innovadoras como Rehearse Timings, que cronometra el tiempo que tarda en cada diapositiva individual mientras ensayas una presentación. De este modo, no se atascará en ninguna diapositiva individual y podrá practicar para dar a cada diapositiva su justa medida. Google Slides no tiene nada parecido.

Sin embargo, Google Slides manda en lo que se refiere a la colaboración, ya que supera con creces las capacidades torpes e incómodas de PowerPoint. Además, como Slides ofrece menos funciones que Excel, es un poco más fácil crear diapositivas en él, ya que no incluye tantas funciones en la interfaz.

Correo electrónico - Gmail vs. Microsoft Outlook: Si le gusta la simplicidad, le gustará más Gmail que Outlook. Gmail tiene una interfaz mucho más limpia y menos recargada que la de Outlook, y ofrece el mejor equilibrio entre facilidad de uso y potentes funciones. Sin embargo, Outlook ha hecho algunos avances para ser más sencillo de usar con una nueva cinta simplificada que puede activar.

Tanto si se trata de crear, responder o gestionar el correo electrónico, Gmail ofrece una interfaz intuitiva con herramientas fáciles de usar para realizar su trabajo rápidamente. Mis favoritas incluyen una opción basada en la inteligencia artificial que sugiere palabras y frases a medida que escribes, una función de "empujón" para hacer aflorar los mensajes olvidados y un práctico botón de repetición para retrasar los mensajes entrantes.

Sin embargo, cuando se trata de funciones potentes, Outlook manda. Por ejemplo, la bandeja de entrada de Outlook le permite ver y responder primero a los mensajes más importantes, y su función de limpieza hace un gran trabajo de simplificación de los hilos de correo electrónico largos para que sean más fáciles de seguir. Y como las funciones de contactos y calendario forman parte del propio Outlook, están bien integradas con el correo electrónico. Gmail depende de las aplicaciones separadas de Google Contacts y Calendar, que pueden ser un poco más engorrosas de navegar.

Si sus usuarios quieren todas las campanas y silbatos posibles, Outlook los ofrece todos. Para hacer las cosas rápidamente, Gmail es una mejor opción.

Colaboración - Google Chat, Meet y Spaces frente a Microsoft Teams: Como he señalado varias veces en este artículo, cuando se trata de colaborar en documentos, Google Workspace es muy superior a Microsoft 365: está integrado en la interfaz, en lugar de parecer una idea de última hora como ocurre en las aplicaciones de Office. Todo está delante de usted para invitar a la gente a colaborar, establecer sus derechos de colaboración y chatear con ellos mientras hacen el trabajo juntos. Hay una curva de aprendizaje más profunda para utilizar la colaboración en Office, e incluso cuando aprendes a hacerlo, no es tan fluido como en las aplicaciones de Google.

Sin embargo, trabajar juntos en documentos individuales es solo una parte de la ecuación. Cuando se trata de funciones de colaboración más complejas y para toda la empresa, Microsoft 365 incluye herramientas que superan todo lo que ofrece Google Workspace. Microsoft Teams, por ejemplo, combina el chat de grupo, las reuniones en línea, las videoconferencias, los espacios de trabajo personalizados, los calendarios y los repositorios de archivos compartidos en equipo de una forma más sofisticada y útil que todo lo que ofrece Google. Además, Teams está profundamente vinculado al resto de la plataforma de Office, ofreciendo una integración sin esfuerzo con Outlook, SharePoint, OneDrive for Business y otros.

Por su parte, Workspace ofrece Google Meet para videoconferencias y Google Chat para mensajería. Una adición relativamente nueva al conjunto de aplicaciones de Workspace es Spaces, una plataforma de integración de flujos de trabajo y colaboración que se integra con Google Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet y Tasks. Spaces le permite crear espacios de trabajo compartidos en los que puedes chatear, compartir archivos y asignar tareas. Estas herramientas son útiles y sencillas, aunque no tan potentes como las ofertas de Microsoft 365.

Microsoft 365 y Google Workspace ofrecen cada uno su propio lugar en forma de red social para interactuar entre sí, Yammer en el caso de Microsoft 365 y Currents para Workspace. Sin embargo, ninguno de los dos está directamente integrado en su respectiva suite ofimática, y Google ha anunciado recientemente que está eliminando Currents en favor de Spaces.

Almacenamiento y uso compartido de archivos - Google Drive frente a Microsoft OneDrive for Business y SharePoint: Ambas suites vienen con cantidades sustanciales de almacenamiento, aparte de la versión más barata de Google Workspace, Starter, que solo ofrece 30GB por persona. Las dos siguientes opciones de Workspace incluyen 2TB o 5TB por persona, y el plan Enterprise incluye almacenamiento ilimitado. Los planes de Microsoft 365 para pequeñas empresas y empresas de nivel inferior incluyen 1TB de almacenamiento por usuario, mientras que sus planes E3 y E5 incluyen 5TB de almacenamiento por usuario.

Las características de almacenamiento y documentos compartidos de Google Workspace y Microsoft 365 se diferencian poco entre sí. Tanto Google Drive como Microsoft OneDrive for Business se integran directamente con sus propias suites ofimáticas, y ambos permiten acceder a los archivos en cualquier dispositivo. En Workspace, los archivos viven por defecto en la nube y no en los propios dispositivos, aunque también se pueden almacenar localmente. En Microsoft 365 suelen vivir en cada dispositivo y también en la nube, y todo se sincroniza, aunque tiene la opción de mantener archivos y carpetas específicos solo en la nube.

Si se preocupa el acceso sin conexión para el espacio de trabajo de Google en la nube, éste ofrece herramientas de gestión que permiten a los administradores establecer si los usuarios pueden acceder a sus documentos y utilizar Docs, Sheets y Slides cuando sus computadoras no están conectadas a Internet. Las herramientas permiten a los administradores instalar una política en cada computadora que permita ese acceso, o bien dejar que cada usuario decida si permite el acceso sin conexión.

OneDrive tiene una buena característica llamada OneDrive Files on Demand que permite a los usuarios decidir, archivo por archivo y carpeta por carpeta, qué archivos almacenar en los dispositivos individuales y cuáles dejar en la nube, aunque los archivos y carpetas en la nube siguen estando disponibles para su descarga cuando los quieras en un dispositivo.

Casi todos los planes empresariales y de negocios de Microsoft 365 también incluyen una versión gratuita del servicio SharePoint de Microsoft, llamado SharePoint Online. SharePoint Online añade características sustanciales al almacenamiento y al uso compartido. Gestiona y organiza documentos, flujos de trabajo y otra información compartida, normalmente a través de una serie de minisitios.

SharePoint Online se ofrece como un servicio y está alojado por Microsoft, por lo que las empresas no necesitan adquirir y gestionar sus propios servidores e infraestructura para ello. Sin embargo, pueden necesitar administradores que se encarguen de una serie de tareas de SharePoint Online, como la gestión de contenidos y el diseño de portales.

También hay una versión de pago de SharePoint, llamada SharePoint Server, que está disponible con una licencia independiente y no se incluye como parte de Microsoft 365. Con SharePoint Server, su empresa aloja y gestiona la infraestructura física y de software necesaria para SharePoint. Eso significa realizar tareas como el almacenamiento de los servidores, la aplicación de parches de seguridad y actualizaciones de funciones, y la supervisión del tiempo de funcionamiento, la fiabilidad y la seguridad. Con SharePoint Online, estas tareas son gestionadas por Microsoft.

Google no ofrece un verdadero equivalente a SharePoint Online en Google Workspace. Los suscriptores de los planes Business, Education y Enterprise pueden utilizar una función llamada Team Drives, que son carpetas de Google Drive a las que puede acceder y gestionar más de una persona. Pueden utilizarse como prácticos depósitos para que los miembros de un equipo almacenen y compartan documentos, imágenes y otros archivos, pero las unidades de equipo no son sitios de intranet integrados como los que ofrece SharePoint.

Una nota final: las herramientas de búsqueda de Google para encontrar documentos en Google Drive son mucho mejores que las herramientas de búsqueda de Microsoft en OneDrive, y su función de búsqueda en la nube extiende el poder de búsqueda de Google a todo el contenido de una empresa. Dicho esto, generalmente es más fácil navegar por OneDrive utilizando el Explorador de archivos que por Google Drive en la web.

Otras herramientas y extras con Google Workspace frente a Microsoft 365

Microsoft 365 va mucho más allá de lo básico de la suite, con un montón de aplicaciones adicionales y aplicaciones más pequeñas. La más importante es Access, que puede utilizarse para crear aplicaciones empresariales, ya sea a partir de plantillas o completamente desde cero. Está diseñado para los no desarrolladores, aunque requiere algunos conocimientos de codificación. Access solo está disponible para Windows, y los suscriptores de Microsoft 365 Business Basic y Microsoft 365 E1 no lo obtienen.

Otro programa exclusivo para PC incluido en la mayoría de las suscripciones para empresas y negocios es el software de autoedición basado en Windows, Publisher. La aplicación de toma de notas OneNote es una parte muy útil pero infrautilizada del paquete Office. Microsoft 365 también incluye Microsoft Forms, una aplicación que permite crear encuestas, cuestionarios y sondeos, y Microsoft Planner, que, como su nombre indica, ayuda a los equipos a crear planes y asignar tareas, compartir archivos, chatear sobre lo que se está trabajando y hacer un seguimiento de las actualizaciones. Puede funcionar por sí mismo o integrarse con Microsoft Teams.

Otra aplicación incluida en algunos planes empresariales y de negocios de Microsoft 365 es Power Automate (antes llamada Microsoft Flow), que permite a las empresas automatizar tareas repetitivas e integrarlas en flujos de trabajo, por ejemplo, enviando automáticamente una alerta cuando se añade un nuevo elemento a SharePoint. Otras aplicaciones y servicios incluidos en algunos planes son PowerApps, una herramienta de desarrollo de aplicaciones de bajo código; MyAnalytics, una herramienta de análisis de la productividad; Delve, una herramienta que permite a los usuarios encontrar y organizar contenidos en Microsoft 365; Stream, un servicio de video empresarial; Sway, una herramienta para crear presentaciones basadas en la web; y Kaizala, una aplicación de gestión del trabajo móvil dirigida a los trabajadores de primera línea.

Por último, Microsoft ofrece herramientas adicionales que no forman parte formalmente de Microsoft 365 pero que se integran en él, como To Do, una aplicación de listas de tareas que funciona con Outlook y Microsoft Planner.

Son muchos extras, lo que es bueno y malo a la vez. Lo bueno es obvio: hay un montón de herramientas disponibles para usted. Lo malo puede ser menos obvio: entender cómo funcionan (o no funcionan) todas juntas, puede ser muy confuso.

Google Workspace tiene menos de estos extras, y la mayoría son menos potentes que las herramientas adicionales de Microsoft 365. Google Forms, que funciona junto con Sheets, es probablemente el más potente y útil de los extras. Como su nombre indica, le permite crear formularios para una amplia variedad de propósitos, como un formulario de pedido, una solicitud de trabajo, una solicitud de tiempo libre, obtener comentarios sobre un evento.

Google Sites es otra herramienta útil. Le permite crear sitios web de equipos y empresas para proyectos individuales, eventos y otros fines similares. También está la aplicación de toma de notas Google Keep, que es sencilla, básica y no tan sofisticada como OneNote de Microsoft. AppMaker (disponible con los planes Google Workspace Business y Enterprise) proporciona un entorno de desarrollo de aplicaciones de bajo código.

Y si quiere crear dibujos, sobre todo diagramas, agradecerá Google Drawings, que no está incluido en Google Workspace pero funciona conjuntamente con él (y es gratuito). Si crea un dibujo con Dibujos y lo incrusta en un documento de Google, y luego hace un cambio en el propio archivo de dibujo, el dibujo en Google Docs también se actualiza.

Ninguno de estos extras ofrece capacidades de gran alcance, aparte de Access y PowerApps de Microsoft y AppMaker de Google, que pueden permitir a aquellos con poca experiencia en programación crear aplicaciones realmente útiles. Así que puede que no influyan en qué suite es la mejor para su negocio. Para muchas empresas, son herramientas agradables de tener, no imprescindibles.

Google Workspace vs. Microsoft 365: Seguridad y herramientas de gestión

Elegir la suite de productividad con las mejores características para su negocio es una cosa, pero a menudo se pasa por alto lo fácil o difícil que es gestionar la suite y proteger sus datos. Incluso las mejores funciones para el usuario no pueden compensar unas herramientas de seguridad y gestión deficientes o insuficientes.

Ambas suites se gestionan desde una interfaz web y, en ambos casos, la interfaz deja que desear, con opciones y diseños algo confusos. Sin embargo, la vista simplificada del centro de administración de Microsoft 365 supera a la de Google Workspace por la facilidad con la que permite realizar las tareas más comunes, como la edición de usuarios nuevos y existentes, el cambio de licencias, el pago de facturas y la instalación de Office en dispositivos.

Aparte de las interfaces, Microsoft 365 ofrece una mayor seguridad de las cuentas de administrador, una administración móvil superior y más controles de gestión. Ambas suites protegen sus datos con seguridad de nivel empresarial y ofrecen un centro de seguridad central para gestionar los permisos y las protecciones de los usuarios.

Google Workspace vs. Microsoft 365: Servicio y asistencia

En un mundo ideal, nada se estropea con una suite ofimática y nadie necesita nunca asistencia técnica. Pero no vivimos en ese mundo ideal. Por eso, le interesa conocer el tipo de asistencia y actualizaciones que ofrecen Google Workspace y Microsoft 365.

Google Workspace ofrece asistencia técnica 24 horas al día, 7 días a la semana, por teléfono, correo electrónico y chat, pero solo para los administradores de Workspace. También hay un centro de ayuda con capacidad de búsqueda para los administradores, y un blog con información sobre las actualizaciones de Google Workspace. También es útil la Comunidad de Google Workspace, que incluye foros y videos de YouTube para ayudar a los administradores a realizar tareas comunes. Los no administradores tendrán que visitar el área de ayuda general de Google, que cubre muchos productos de Google como YouTube, Google Maps y Google Photos, además de los componentes individuales de Google Workspace. También hay un Centro de aprendizaje de Google Workspace para la formación de los usuarios.

Microsoft también dispone de asistencia técnica 24 horas al día, 7 días a la semana, por teléfono, correo electrónico y chat para los administradores de Microsoft 365. El sitio de ayuda del centro de administración de Microsoft 365 incluye ayuda dirigida tanto a pequeñas empresas como a empresas, y el sitio de formación de Microsoft 365 ofrece una completa formación en video para administradores, profesionales de TI y usuarios de Microsoft 365. Hay un número considerable de foros dedicados a Microsoft 365. Y el área de Ayuda y Formación de Microsoft Office tiene una amplia variedad de ayuda, hasta el nivel de la aplicación, e incluyendo la resolución de problemas tanto para consumidores como para administradores. En cuanto a las actualizaciones, Microsoft suele lanzar actualizaciones de Microsoft 365 una o más veces al mes y publica información en línea sobre cada actualización.

¿Pueden Microsoft 365 y Google Workspace trabajar juntos?

Como ha visto a lo largo de este artículo, Microsoft 365 y Google Workspace tienen sus propios puntos fuertes y débiles, por lo que podría estar tentado de utilizar ambos, por ejemplo, Microsoft 365 para la creación de documentos y Google Workspace para la colaboración.

En teoría, es posible. En la práctica, es una mala idea. En parte, esto se debe a que los documentos de Google Workspace no se guardan como documentos locales con sus propios formatos de archivo. En su lugar, viven en los servidores de Google. Puede guardarlos en varios formatos de archivo, incluidos .docx, .xlsx y .pptx de Microsoft 365, y también puede importar archivos de esos y otros formatos. Incluso hay una forma de editar de forma nativa archivos de Word, Excel y PowerPoint en sus formatos originales en los servidores de Google. Pero he descubierto que el formato y los diseños se pierden a menudo en la traducción entre Microsoft 365 y Google Workspace, los videos incrustados no funcionan, no se muestran todos los comentarios, los comentarios resueltos no aparecen, los comentarios que hace en Google no se traen de vuelta a Office, etc.

Además, el flujo de trabajo es una pesadilla si transfiere archivos de un lado a otro de las dos suites. La idea detrás de la edición en línea es tener una única ubicación en la que todo el mundo pueda colaborar en la última versión de cada archivo, pero si utilizas tanto Workspace como Microsoft 365, varias versiones del archivo pueden estar almacenadas en Google Drive, OneDrive for Business, o ambos.

Pero ¿qué pasa con el uso de una suite para la creación de contenidos, la colaboración y el almacenamiento y la otra para las comunicaciones como el correo electrónico, los calendarios compartidos, el chat de grupo y las videoconferencias? De nuevo, es teóricamente posible, pero no veo el sentido. Lo hace todo mucho más difícil debido a los enrevesados flujos de trabajo, y se perderían las integraciones incorporadas en cada suite. Y también está el problema de que las empresas tienen que pagar, gestionar y mantener dos suites ofimáticas, no una, cuando no hay beneficios evidentes que obtener.

En cuanto a la integración con otro software empresarial como Salesforce, Shopify, HubSpot y otros, hay muchas herramientas para hacerlo con ambas suites. Si algún software empresarial en particular es especialmente importante para su negocio, hará bien en probar las integraciones tanto de Google Workspace como de Microsoft 365 antes de decidirse por una suite.

¿Quién debería utilizar Google Workspace?

Teniendo en cuenta todo esto, ¿qué tipo de empresa debería utilizar Google Workspace? Es bastante sencillo: Si la colaboración en los documentos está incorporada en el ADN de su empresa -o quiere incorporarla-, Google Workspace es para usted. Sus funciones de colaboración en vivo superan todo lo que ofrece Microsoft 365. Son una parte tan integral del diseño de la suite y son tan sencillas de usar que prácticamente no se necesita tiempo para ponerlas en marcha.

Google Workspace también es una buena apuesta si su empresa no necesita todas las sofisticadas funciones de las aplicaciones individuales de Microsoft 365. Cada una de las aplicaciones individuales de Google Workspace es más sencilla de utilizar que las de Microsoft 365, y Gmail, en particular, es más simple que Outlook. Y si sus usuarios realizan muchas búsquedas de documentos, la búsqueda de Google Drive supera lo que ofrece Microsoft 365.

Quién debería usar Microsoft 365

Si las características potentes y sofisticadas son más importantes para usted que lo mejor en colaboración, entonces Microsoft 365 es para usted. Cada una de sus aplicaciones supera a su equivalente en Google Workspace. Y no es que no se pueda hacer colaboración en vivo en Microsoft 365. Simplemente es un poco más complicado y no es tan sencillo como en Google Workspace. Y las funciones de marcado de Microsoft 365 son ejemplares, por lo que es una buena apuesta cuando la gente necesita revisar el trabajo de los demás.

También hay otras razones para que una empresa utilice Microsoft 365. Aunque las unidades de equipo de Google Workspace son útiles para compartir documentos y materiales, no son rival para los entornos totalmente colaborativos que ofrece SharePoint. Si quiere gestionar su servidor de correo, en lugar de utilizar el correo electrónico alojado, también querrá Microsoft 365. Y Microsoft Teams ofrece una forma estupenda de que los equipos compartan el trabajo entre sí.

Basado en el artículo de Preston Gralla (Computerworld) y editado por CIO Perú