[13/10/2022] Si su organización usa Office, es probable que haya usado Microsoft Teams, al menos para las reuniones de video. Pero es capaz de mucho más, proporcionando una forma efectiva para que grupos de personas colaboren en el trabajo y avancen en los objetivos de negocio.
Teams es, en esencia, un software de chat grupal con capacidades de videoconferencia y algunas características interesantes para trabajar con documentos y hojas de cálculo, especialmente aquellos almacenados en SharePoint y OneDrive para empresas. Se incluye con las suscripciones comerciales y empresariales de Microsoft 365/Office 365, lo que lo hace atractivo para los clientes de Microsoft que no desean pagar por software adicional de chat o reunión.
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Una vez que lo conoce, Teams es una herramienta realmente útil para los equipos de las empresas que usan Microsoft 365, ya que reúne una serie de componentes de la suite y los muestra en un lugar conveniente.
Microsoft ofrece una interfaz web para Teams, así como aplicaciones móviles para iOS y Android para que pueda estar conectado desde cualquier lugar. Pero la mejor experiencia la ofrece el cliente para escritorio. Disponible para Windows 10 y 11, macOS (cualquiera de las tres versiones más recientes, de acuerdo con la política de soporte de Apple) y Linux (en Ubuntu 18.04 LTS, 20.04 LTS, Fedora 30 Workstation, RHEL 8 Workstation y CentOS 8), es una aplicación rica y con todas las funciones, que le permite mantener juntas, reuniones, chats y notas en un solo lugar. Esta nota se enfocará en familiarizarlo con la aplicación para escritorio.
Crear o unirse a un equipo
Como sugiere el nombre, Teams se organiza en torno al concepto de equipos, que pueden ser pequeños grupos con los que trabaja en proyectos específicos, todo su departamento o, en algunos casos, incluso toda la empresa. Cuando inicie Teams, accederá a la vista de Teams. La primera vez que inicie Microsoft Teams, probablemente estará inscrito en uno o más Teams.
Teams brinda a los grupos un lugar para conversar sobre proyectos, compartir archivos y más.
Para crear un nuevo equipo, lo que quizás deba hacer cuando comience un nuevo proyecto, por ejemplo, seleccione Unirse o crear un equipo en la parte inferior izquierda de la ventana Teams. (Si no ve esta opción, asegúrese de estar en la vista de Teams haciendo clic en el ícono de Teams en la barra de navegación izquierda). En la pantalla que aparece, desplace el cursor sobre el área "Crear un equipo” y haga clic en el botón Crear equipo.
A continuación, debe elegir si desea crear un equipo desde cero o crear un equipo basado en un grupo de Microsoft 365 (si elige lo último, debe especificar el grupo en la siguiente pantalla), elija si el equipo es privado (solo usted y otros propietarios del equipo pueden decidir qué participantes incluir) o público (cualquiera que tenga acceso a Microsoft 365 en su organización puede unirse), y luego proporcione a su equipo un nombre y una descripción amigable para que otros puedan entender su propósito.
Puede crear un nuevo equipo desde cero o utilizar un grupo existente.
Después de eso, se le pedirá que agregue las personas, los grupos de distribución y los grupos de seguridad relevantes que puedan existir dentro de la Lista global de direcciones para Microsoft 365 en su organización. Aquí, piense en grupos de distribución que reciben notas para su departamento, cualquier empleado en particular e incluso otras listas de correo electrónico que podrían tener miembros que encontrarían relevante el contenido de sus discusiones. También puede designarlos como miembros o propietarios del equipo.
Si Microsoft 365 está configurado correctamente en su empresa, incluso puede invitar a personas ajenas a su organización, como proveedores y contratistas, simplemente escribiendo sus direcciones de correo electrónico en la pantalla de selección de Teams. Su condición de "invitado” se denotará claramente en todas sus acciones. (Si no tiene permiso de su administrador para hacer esto, Teams le informará que no está autorizado).
Agregar miembros a un nuevo equipo.
Cuando crea un equipo, Teams configura automáticamente ciertos elementos de Microsoft 365 para apoyar al equipo. Específicamente, crea un sitio de grupo de SharePoint y otorga acceso a los miembros del equipo que agregó, un grupo de Microsoft 365 (piense en ello como una lista de distribución de Exchange o Outlook con esteroides) que comprende a los miembros del equipo, un bloc de notas de OneNote compartido, alojado en la nube, y un Plan compartido, algo que forma parte de la herramienta Microsoft Planner en Microsoft 365, que está fuera del alcance de este artículo.
Para gestionar su equipo en cualquier momento, haga clic en el ícono de tres puntos junto a su nombre, en la barra de navegación de la izquierda. Verá un menú emergente donde puede agregar o eliminar miembros, crear canales para el equipo (más sobre eso a continuación), cambiar el nombre o la descripción del equipo y más.
Si desea unirse a un equipo existente, en lugar de crear uno nuevo, seleccione Unirse o crear un equipo en la parte inferior izquierda de la ventana Teams. En la pantalla que aparece, verá una lista de Teams disponibles. Pase el cursor sobre cualquier equipo público y haga clic en el botón Unirse al equipo para unirse al instante. Si el equipo es privado, deberá solicitar la aprobación de su administrador.
Canales
Una vez que se crea un equipo, notará algunas cosas en la ventana Teams.
Nace un nuevo equipo.
Por un lado, se ha creado un canal General para el equipo. Los canales son donde usted conversa y colabora. El canal General está destinado a ser un lugar general al que acudir para iniciar conversaciones cuando empiece a utilizar el producto Teams por primera vez; por lo general, los canales relacionados con temas más específicos surgirán de allí.
Puede crear varios canales para cualquier equipo determinado -el equipo Widget Launch podría querer tener canales de ventas, producción y marketing, por ejemplo. Para agregar un canal, haga clic en el botón Crear más canales. En la pantalla que aparece, escriba un nombre y una descripción para el canal, elija una opción de privacidad si desea limitar las personas que pueden acceder al canal y haga clic en el botón Agregar. Todos los canales de un equipo aparecen debajo del nombre del equipo en el panel izquierdo.
Cada canal tiene pestañas que aparecen en la parte superior del área principal de la pantalla de Teams, incluidas pestañas para publicaciones (como conversaciones) y archivos. Cuando alguien hace algo nuevo en un canal, como agregar un archivo o iniciar o continuar una conversación, el nombre de ese canal aparecerá en negrita en el panel izquierdo.
Publicaciones
La pestaña Publicaciones funciona como Facebook o LinkedIn, en el sentido de que puede comentar con sus compañeros de equipo en una conversación en curso. Redactar mensajes es sencillo: simplemente haga clic en el cuadro de texto Iniciar una nueva conversación, o haga clic en Responder debajo de una conversación existente y comience a escribir.
Puede llamar la atención de los compañeros de equipo sobre ciertas partes de la conversación etiquetándolos con un signo @ al escribir, por ejemplo: @Adele ¿Puedes compartir la última cuadrícula de trabajo? Los usuarios que hayan sido etiquetados verán, en sus propias copias de los clientes de Teams, las partes etiquetadas de la conversación resaltadas en rojo brillante para que puedan ver y responder fácilmente a los mensajes. También puede usar emoticones, emojis y GIFs -a eso me refiero al pensar en esta área como Facebook.
Conversar y etiquetar en un canal en Teams a través de la pestaña Publicaciones.
Otras actividades, como llamadas o archivos compartidos, aparecen en forma de línea de tiempo en la pestaña Publicaciones. Se puede acceder a estos en cualquier otro lugar, pero también se completan y se hace referencia en el área de Publicaciones, de manera muy similar a como funciona una fuente de noticias en un sitio social. Y, en el área de Publicaciones, cualquier persona que esté actualmente disponible en Teams tendrá un círculo verde con una marca de verificación blanca en su foto de perfil.
Archivos
Probablemente esté empezando a tener la idea de que Teams es, en muchos sentidos, una superposición de los servicios de Microsoft 365. Esto es muy claro en la pestaña Archivos, que completa una lista de archivos en el sitio de grupo de SharePoint compartido directamente en su ventana, ahorrándole la molestia de cargarlo en su navegador y hacer clic. Puede cargar, abrir, editar, copiar, mover, descargar y eliminar archivos, u obtener enlaces a esos documentos para compartirlos con otros.
Utilice la pestaña Archivos para acceder a los archivos compartidos de su equipo.
Si hace clic en un nombre de archivo, la versión en línea de Word, Excel, etcétera, se abrirá directamente en la ventana de Teams, lo que le permitirá realizar ediciones ligeras o crear documentos simples desde cero sin salir del cliente de Teams.
Agregar más pestañas (y aplicaciones)
El área de pestañas es básicamente donde ocurre toda la emocionante acción de integración con Teams. La funcionalidad de otros servicios de Microsoft 365 y de terceros aparece en la forma de pestañas nuevas.
Por ejemplo, puede agregar hojas de cálculo de Excel, documentos de Word, blocs de notas de OneNote, paneles de Power BI, planes de Planner y más, directamente como pestañas en el cliente de Teams. Simplemente, haga clic en el botón más (+) en el extremo derecho del diseño de pestañas para agregar una nueva pestaña. También hay integraciones disponibles con servicios en la nube como GitHub, Cisco Webex, Smartsheet, etcétera.
Agregue nuevas pestañas dentro de Teams para extender la funcionalidad a otras aplicaciones, archivos y servicios.
Llamadas de video y audio
En los primeros días de Teams, esta herramienta era ante todo una plataforma de chat. Hoy en día, una de las tareas más comunes que realizará con Teams es organizar y participar en llamadas.
Iniciar o programar una llamada: Es bastante fácil entablar una conversación simple, pero el lugar donde comienza depende de con quién desea hablar en su llamada y cómo aparecen esas personas dentro de la aplicación.
Para iniciar una llamada de audio o video improvisada con varias personas, haga clic en el ícono Calendario en la barra de navegación izquierda, luego haga clic en el ícono Reunirse ahora en la parte superior de la pantalla del calendario. Desde el menú que aparece, puede iniciar la reunión de inmediato y luego invitar a los participantes una vez que esté en la reunión, u obtener un enlace de la reunión para compartir por correo electrónico, chat u otros medios.
Para iniciar una llamada de audio o video improvisada con todos los miembros de un canal de Teams, diríjase a ese canal haciendo clic en Teams en la barra de navegación izquierda y seleccione el canal en la barra de selección izquierda. Luego haga clic en el ícono de la cámara, en la parte superior derecha, y elija Reunirse ahora en el menú que aparece.
Para tener una conversación uno a uno con un determinado contacto, vaya a Chat en la barra de navegación izquierda, haga clic en la persona con la que desea hablar en la barra de selección, y luego haga clic en el ícono de la cámara (para una videollamada) o ícono de teléfono (para una llamada de solo audio o para una conversación telefónica si su organización ha habilitado las llamadas telefónicas regulares canalizadas a su cliente de Teams).
Inicie una llamada de conferencia con una persona a través del ícono de teléfono o cámara en la parte superior derecha de la ventana de chat.
También puede hacer clic en Llamadas en la barra de navegación izquierda y hacer clic en el ícono de la cámara o el teléfono junto al nombre de una persona. Sus contactos más frecuentes aparecerán en la lista de forma predeterminada.
Si no ve a la persona que desea en la lista, escriba las primeras letras de su nombre en el campo "Escriba un nombre” y seleccione su nombre de la lista de resultados. Luego haga clic en el botón Llamar debajo de la lista para iniciar una videollamada.
Algunas organizaciones también tienen conectividad telefónica integrada en Teams. Si este es su caso, también verá un teclado de marcación de teléfono normal y podrá realizar llamadas telefónicas entrantes y salientes regulares con el cliente de Teams, y lo más probable es que el número de teléfono de su oficina suene a través de Teams también. Esto requiere una inversión y suscripción adicional por parte de su empresa, por lo que es posible que no tenga habilitada esta opción en su tenant.
Para programar una reunión por adelantado, haga clic en el ícono Calendario en la barra de navegación izquierda, y haga clic en el ícono Nueva reunión en la parte superior derecha. (Si ya está en un canal de Teams o en un área de chat, haga clic en el botón Reunirse, o en el ícono de la cámara en la parte superior derecha de la ventana de la aplicación Teams, y luego seleccione Programar reunión en el menú desplegable). Aparece un formulario que le permite dar nombre a la reunión, invitar a personas o grupos dentro de su organización, seleccionar una fecha y hora, y proporcionar información sobre la reunión.
Programar una reunión para más tarde.
Si desea invitar a todos los miembros de un canal a la reunión, haga clic dentro del campo Agregar canal del formulario y elija un canal de la lista que aparece. (También puede comenzar en el canal, hacer clic en el ícono de la cámara en la parte superior derecha y elegir Programar reunión. Accederá al mismo formulario de programación de reuniones con el canal rellenado previamente en el campo "Agregar canal”).
Cuando haya terminado, haga clic en Guardar y los invitados recibirán una notificación por correo electrónico sobre la reunión. Si ha agregado un canal, la reunión se anunciará a los miembros del canal a través de la pestaña Publicaciones del canal.
Unirse a una llamada: Si ha sido invitado a una reunión o llamada, normalmente recibirá un correo electrónico u otro mensaje de notificación con un enlace de reunión o un botón para unirse. Haga clic en el botón o enlace para unirse a la llamada. Para las reuniones programadas, también puede hacer clic en Calendario en la barra de navegación izquierda, hacer clic en la reunión y hacer clic en Unirse. Si le han enviado una invitación a una reunión con un número de identificación, puede usar el botón Unirse con una identificación en la parte superior de la pantalla Calendario.
Configuración de su audio y video: La primera vez que inicia o se une a una llamada en Teams, aparecerá una pantalla para ayudarlo a configurar su audio y video para esa llamada.
NOTA: En algunos sistemas, particularmente en Mac, es posible que se le solicite que otorgue permiso a Teams para grabar su pantalla, cámara o micrófono. En Windows, es posible que su organización ya le haya dado permiso a Teams a través de su software de administración de sistemas y es posible que no se le solicite. Pero si Teams lo solicita, haga clic en Permitir para que Teams obtenga el acceso necesario a cada dispositivo.
Unirse a una llamada en modo de configuración "básica” usando los valores predeterminados.
Esto podría ser lo suficientemente bueno para una llamada rápida, pero para una configuración más precisa, haga clic en el ícono del control deslizante a la derecha de "configuración personalizada” para expandir el panel, como puede ver en la siguiente pantalla:
Configuración detallada de audio y video.
Para cualquiera de estas opciones, si tiene una cámara web conectada, Teams tomará la señal de la cámara automáticamente y le mostrará una vista previa de lo que ve en la ventana izquierda -lo que es bueno para los retoques y peinados de última hora y para asegurarse de que sus platos sucios no estén dentro del campo visual de la cámara. Si desea comenzar la reunión con la cámara apagada, simplemente haga clic en el control deslizante en la parte inferior izquierda de la transmisión de la cámara.
En el lado derecho, puede seleccionar sus dispositivos de audio, incluido el volumen de su altavoz. En la mayoría de los casos, Teams selecciona esto correctamente, pero si desea cambiar a un auricular Bluetooth o USB, por ejemplo, elija el dispositivo correcto en la sección Altavoz y micrófono del panel derecho. (Para los auriculares, lo más probable es que elija el mismo dispositivo para el altavoz y el micrófono). Si desea iniciar la reunión con el micrófono apagado, haga clic en el control deslizante junto al ícono pequeño del micrófono.
Algunas cosas elegantes y ordenadas pueden suceder con los filtros de fondo en las videollamadas, lo que le permitirá desenfocar su fondo, reemplazarlo con un color sólido y más: haga clic en Filtros de fondo para ver estas opciones.
Controles de la reunión
Una vez que esté en una llamada, ya sea con muchos participantes o en una conversación uno a uno, puede modificar la configuración de la llamada según sea necesario.
- Si desea agregar más personas a la llamada, haga clic en Personas y luego busque a la persona que desea agregar en el cuadro de búsqueda.
- Para chatear con los participantes de la reunión, haga clic en Chat y luego escriba sus mensajes.
- Para salir de la cámara en una videollamada, haga clic en Cámara. Para volver a la cámara, haga clic en ella nuevamente.
- Para silenciarse, haga clic en el botón Mic; haga clic de nuevo para dejar de silenciarse y que otros puedan oírle.
- Para compartir otro contenido con los participantes, haga clic en Compartir. A continuación, puede optar por compartir su pantalla, colaborar en una pizarra digital compartida, presentar una presentación de diapositivas de PowerPoint o compartir archivos individuales con los participantes de la reunión sin transmitirlos en la pantalla.
Gestión de llamadas en curso mediante la barra de herramientas.
La barra del navegador
En el extremo izquierdo de la ventana de Teams, encontrará una barra de navegación con un menú que contiene varios lugares potenciales para que aparezcan elementos en Teams:
La barra de navegación en Teams.
Actividad: Al igual que con el área de "Notificaciones” de Facebook, las @menciones, las respuestas y otras notificaciones enviadas específicamente a usted se resaltarán aquí. Haga clic en el ícono del embudo para ver las opciones de filtrado.
Chat: Para iniciar una conversación privada, haga clic en el nombre de un miembro del equipo y comience a chatear en el área principal de la pantalla, a la derecha.
Teams: Esta área le permite ver todos los Teams de los que es miembro y le permitirá agregar más personas, crear más canales o iniciar conversaciones en canales dentro de cada uno de esos Teams.
Calendario: Esta parte del cliente muestra, esencialmente, su calendario desde su buzón de correo de Microsoft 365. Como se mencionó anteriormente, también puede programar, iniciar o unirse a una reunión a través de esta pestaña.
Llamadas: Además de iniciar llamadas de audio y video como se detalla anteriormente, puede agregar contactos para marcación rápida, revisar su correo de voz y ver su historial de llamadas a través de esta pestaña.
Archivos: Esta pestaña toma archivos de SharePoint, OneDrive y OneNote y muestra de manera útil lo que ha usado más recientemente en la vista Recientes. También puede ir directamente a su OneDrive personal desde el cliente para encontrar otros archivos y monitorear el progreso de las descargas de archivos más grandes a su computadora local.
El ícono "...”: aquí puede agregar aplicaciones adicionales al cliente de Teams, incluidos datos de Planner, OneNote, transmisión en vivo y más. También puede usar el cuadro de búsqueda o hacer clic en el enlace Más aplicaciones dentro del ícono de tres puntos emergente -o hacer clic en el botón Aplicaciones en la parte inferior de la barra de navegación- para agregar aplicaciones de terceros como Zoom o RingCentral en todas las áreas de Teams (por ejemplo, en los menús contextuales de clic derecho) y no solo dentro de las pestañas añadidas. Cuando agrega una aplicación de esta manera, su ícono aparecerá en la barra del navegador.
Búsqueda
Buscar en cualquier contenido dentro de Teams es simple: solo escriba un comando o busque palabras clave en la barra de búsqueda en la parte superior de la ventana del cliente de Teams.
Busque contenido, personas o aplicaciones utilizando la barra de "búsqueda universal” en la parte superior de la ventana de Teams.
Qué no hacer con Teams
Teams definitivamente es un gran paso adelante sobre las interminables cadenas de correo electrónico, pero eso no significa que sea adecuado para todo. Aquí hay dos cosas que debe evitar:
Tratar de reemplazar todos los correos electrónicos con conversaciones y enlaces de Teams.A veces, los humanos tenemos una tendencia a gravitar hacia las nuevas funciones y herramientas que existen, proclamándolas el "asesino” de todo lo que vino antes, y tratando de forzar las viejas clavijas cuadradas en agujeros redondos nuevos y brillantes. Los Teams no son diferentes.
Como plataforma de mensajería instantánea, Teams es ideal para visitas rápidas de ida y vuelta. Si su mensaje es más largo que un párrafo, lo más probable es que vuelva al correo electrónico. Las conversaciones más largas, la planificación de proyectos, el desarrollo a más largo plazo, todos esos tipos de análisis y pensamiento profundo son los más adecuados para el correo electrónico. En el correo electrónico, puede ordenar, filtrar, configurar reglas y hacer otras cosas automatizadas para administrar cómo ve y encuentra información. No es imposible usar Teams para conversaciones más largas, pero no es óptimo.
Tratar de enviar correos electrónicos a personas externas.Lamentablemente, Teams no tiene forma de enviar correos electrónicos a Internet, por lo que, a menos que desee invitar a usuarios externos como invitados a su equipo, suponiendo que tenga permiso para hacerlo, deberá manejar algunos temas que involucran a personas ajenas a su organización a través de los viejos mensajes de correo electrónico. Eso, por supuesto, limita la utilidad de usar Teams en proyectos o ambientes con mucha colaboración con usuarios externos cuando no forman parte de su ambiente de Teams.
Su organización puede restringir la forma en que los usuarios externos pueden interactuar con su configuración de Microsoft 365, generalmente a través de políticas de prevención de pérdida de datos y prohibiciones para personas ajenas a su organización que acceden a chats y canales de Teams. Pregúntele a su departamento de TI si tiene dudas.
Más información
Teams es una de esas aplicaciones que se actualiza con frecuencia: no hay que esperar años entre versiones como en los viejos tiempos del software corporativo. Para conocer las últimas novedades que puedan estar a su disposición, consulta la página de Microsoft "What's new in Microsoft Teams".
Basado en el artículo de Jonathan Hassell (Computerworld) y editado por CIO Perú
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