[17/10/2022] El alcance de las herramientas de colaboración disponibles hoy en día para los equipos va mucho más allá de lo que los trabajadores podrían haber imaginado hace dos años y medio. Cuando las órdenes de trabajar desde casa se extendieron por todo el mundo a principios del 2020, la mayoría de las organizaciones se centraron en asegurarse de que tenían plataformas viables de video y chat. Ahora que una parte importante de trabajadores ha decidido trabajar fuera de la oficina algunos días de la semana laboral, las herramientas que hacen algo más que satisfacer las necesidades básicas de comunicación de los trabajadores son cada vez más solicitadas.
Un producto que ha experimentado una explosión de crecimiento este año ha sido la pizarra digital. También conocidas como plataformas de colaboración visual o aplicaciones de lienzo compartido, estas herramientas permiten a los equipos híbridos colaborar visualmente a través de una interfaz en línea.
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Entre marzo y mayo del 2022, Box, ClickUp, Mural, BlueJeans y Zoom anunciaron el lanzamiento de un nuevo producto de pizarra, o actualizaciones significativas de una herramienta de pizarra existente. ¿A qué se debe este aumento de actividades?
Conectando una fuerza de trabajo híbrida
Los datos publicados por Forrester en mayo del 2022 muestran que el 62% de los profesionales de negocios y tecnología que han realizado la transición de al menos una parte de su planilla al trabajo remoto a tiempo completo debido a la pandemia del COVID-19, prevén que mantendrán una tasa permanentemente más alta de trabajadores remotos a tiempo completo, incluso en sectores tradicionalmente presenciales. Como resultado de estos cambios de gran alcance en la fuerza de trabajo, muchas organizaciones están buscando formas de crear una experiencia de colaboración más unificada para una fuerza de trabajo geográficamente dispersa.
Los proveedores de pizarras digitales dicen que sus plataformas satisfacen esa necesidad. Las aplicaciones de colaboración visual, a las que se suele acceder a través de un navegador web, crean espacios de trabajo estables en los que los miembros del equipo pueden colaborar desde cualquier dispositivo, en tiempo real o de forma asíncrona. Además de herramientas de dibujo y escritura, las aplicaciones ofrecen a los usuarios la posibilidad de añadir imágenes, videos, diagramas, notas adhesivas y otros elementos. Varias plataformas ofrecen integraciones con herramientas empresariales como Slack, Trello, Jira, Dropbox, Google Drive y Microsoft Teams.
Andrew Hewitt, analista senior de Forrester, dijo que las pizarras virtuales ofrecen a las organizaciones una forma de reducir la fricción entre los trabajadores híbridos y los remotos. Sin embargo, señaló que, dado que muy pocas personas consideraban que una pizarra física era clave para su configuración de trabajo antes de la pandemia, era poco probable que los trabajadores que no necesitaron una herramienta de lluvia de ideas en línea hace tres años impulsen su adopción hoy.
Históricamente, la base de clientes de las herramientas de pizarra digital siempre ha estado conformada por desarrolladores o personas que trabajan en funciones creativas como el diseño, no por usuarios empresariales en general. Así que, a diferencia de las herramientas de colaboración más tradicionales, como las videoconferencias y las plataformas de chat, que tienen una tasa de adopción empresarial de casi el 80%, las herramientas de pizarra digital aún no se han generalizado en el mundo corporativo.
"Al igual que con cualquier tecnología, conseguir que la gente implemente estas herramientas -y aprenda a utilizarlas de forma eficaz- es realmente importante para su adopción general, especialmente en este mercado en el que se pide a la gente que colabore de una forma en la que puede no estar acostumbrada," afirma Hewitt.
Las herramientas de pizarra no son solo para el trabajo
En noviembre del 2021, Research Nester estimó que el mercado de la colaboración visual tendrá un valor de 1,670 millones de dólares en el 2028. Una empresa que opera en ese espacio es Figma, que ofrece una herramienta de diseño de interfaz colaborativa basada en el navegador. La solución de pizarra FigJam del proveedor se lanzó en abril del 2021 y ahora cuenta con Stripe, Twitter, Airbnb y Netflix como clientes. Adobe acaba de anunciar un acuerdo de 20 mil millones de dólares para adquirir Figma.
Emily Lin, directora de producto de Figma, dijo que incluso antes del 2020, la empresa estaba observando una tendencia entre sus clientes de utilizar la herramienta para hacer el proceso de diseño más colaborativo. Los ingenieros y los directores de proyectos que no eran usuarios tradicionales de Figma, estaban empezando a utilizar la herramienta para colaborar con los equipos de diseño de una manera que la empresa nunca había visto antes.
"Vimos que la gente estaba empezando a usar Figma para cosas que iban más allá del diseño clásico de la interfaz de usuario, tales como idear lo que se debería diseñar,” sostiene Lin.
Por ello, la empresa decidió lanzar una herramienta específica que permitiera a todos estos equipos diferentes reunirse en un solo lugar y colaborar. Cuando FigJam salió al mercado por primera vez, Lin dijo que tenía dos casos de uso clave, uno de ellos la conceptualización y la lluvia de ideas, y el segundo los flujos de usuarios y los diagramas básicos.
Sin embargo, tras el lanzamiento de FigJam, la empresa vio un aumento de clientes que utilizaban la plataforma como medio de socialización con los equipos. Los usuarios empezaron a compartir sus casos de uso únicos en Twitter, y a desarrollar rituales de equipo, como una charla de café los viernes o una noche de juegos.
Ahora la plataforma ofrece más capacidades lúdicas, como un fotomatón que hace fotos digitales tipo polaroid de los participantes en las sesiones de pizarra, junto con las opciones tradicionales.
Los desarrolladores externos que utilizan FigJam a título profesional también han ampliado las capacidades de socialización de la plataforma. Lin anota que la empresa está viendo que muchos desarrolladores individuales, así como empresas asociadas, crean complementos que han impulsado ese objetivo final de ayudar a los equipos a sentirse más conectados y comprometidos.
"Alguien creó un widget con diferentes juegos para romper el hielo con la gente, e incluso hay cosas como piedra, papel o tijera. Ahora hay todo tipo de actividades que son realmente divertidas y que se sitúan junto a los widgets tradicionales de JIRA y Asana", añade.
Aunque Figma es una plataforma diseñada específicamente para diseñadores, Lin anota que el 70% de los nuevos usuarios de FigJam son personas de otras áreas de la empresa.
La empresa de servicios financieros y software Stripe es uno de los clientes de FigJam. Aunque la empresa se negó a nombrar las herramientas que utilizaba antes de que FigJam entrara en escena, Talia Siegel, diseñadora de productos en Stripe, dijo que las otras herramientas no ofrecían plantillas que facilitaran la lluvia de ideas o el trabajo con muchos colegas a la vez.
Al igual que la mayoría de los clientes, Stripe comenzó a utilizar la plataforma para lluvias de ideas en equipo, pero con el tiempo han adoptado lo que ella describe como el "lado lúdico" de FigJam. "Ahora las ilustraciones, las pegatinas y los emojis llenan nuestros documentos de lluvias de ideas. También lo hemos utilizado para crear actividades que sirvan para unir al equipo mientras trabaja a distancia," afirma.
¿Cuál es el futuro del mercado de las pizarras?
A pesar de la avalancha de lanzamientos de productos a principios de año, Hewitt afirma que el mercado aún está poco saturado. Sin embargo, a medida que la popularidad de estas herramientas sigue creciendo, es probable que veamos a más proveedores entrar en escena. A mediados de agosto, por ejemplo, la plataforma de diseño gráfico Canva se convirtió en la última empresa en lanzar un producto de pizarra.
"Para los proveedores siempre están las preguntas de: ¿Lo construyo de forma nativa? ¿Lo integro o adquiero algo?", comenta Hewitt. "También hay un montón de pequeños proveedores que estarían listos para la adquisición en este espacio... pero actualmente, solo hay alrededor de seis proveedores que realmente están avanzando".
Y donde FigJam ha visto sus casos de uso expandirse más allá de su propósito original, Hewitt dijo que muchos proveedores en este espacio no quieren ser vistos solo como una solución de pizarra, sino que se enfocan en el aspecto de colaboración visual más amplio de esta tecnología que permite múltiples tipos de colaboración, como la creación de contenido, la gestión de proyectos, los mapas mentales, los sprints de diseño, entre otros.
A medida que el mercado continúa creciendo, Hewitt afirmó que se puede esperar ver estas plataformas integradas con otras tecnologías, incluyendo AR, VR y el metaverso. "Es muy, muy pronto para eso en este momento, pero es algo que la gente está hipotetizando, que el mercado se moverá en esa dirección y veremos una mejor integración entre las tecnologías AR y VR y las herramientas de colaboración visual."
Sin embargo, advierte que, aunque los trabajadores hayan empezado a ver las ventajas de tener acceso a una herramienta de colaboración visual, las plataformas independientes podrían encontrarse con dificultades para hacer crecer su base de clientes en un clima económico difícil. Si las empresas se ven obligadas a tomar decisiones presupuestarias difíciles, una plataforma de colaboración visual aislada podría no justificarse económicamente, en comparación con una herramienta de pizarra más sencilla incluida en el costo de la licencia de una plataforma de comunicación unificada más amplia que aborde la estrategia de colaboración general de la empresa.
"[Las herramientas de pizarra son] una capacidad adicional, pero no es que, si no tiene este producto, vas a fracasar como organización", finaliza Hewitt.
Basado en el artículo de Charlotte Trueman (Computerworld) y editado por CIO Perú
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