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Reportajes y análisis

¿Qué es un ERP?

Explicación de los sistemas de planificación de recursos empresariales

[19/10/2022] La planificación de los recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) es un sistema de aplicaciones informáticas integradas que gestiona los procesos y las operaciones empresariales cotidianas en los ámbitos de las finanzas, los recursos humanos, las compras, la distribución, la cadena de suministro y otros. Los sistemas ERP son aplicaciones fundamentales para la mayoría de las organizaciones, porque integran todos los procesos necesarios para el funcionamiento de su empresa en un único sistema que también facilita la planificación de los recursos. Estos suelen funcionar en una plataforma de software integrada que utiliza definiciones de datos comunes que operan en una única base de datos.

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Los ERP se diseñaron originalmente para las empresas manufactureras, pero desde entonces se han ampliado para servir a casi todos los sectores; cada uno de los cuales puede tener sus propias peculiaridades y ofertas de ERP. Por ejemplo, el ERP gubernamental utiliza la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM, por sus siglas en inglés) en lugar de las compras tradicionales y sigue las normas de contabilidad del gobierno en lugar de los GAAP (Generally Accespted Accounting Principles).

Beneficios del ERP

Los sistemas ERP mejoran las operaciones de la empresa de varias maneras. Al integrar la información financiera en un único sistema, los sistemas ERP unifican los informes financieros de una organización. También integran la gestión de pedidos, haciendo que la toma de pedidos, la fabricación, el inventario, la contabilidad y la distribución sean procesos mucho más sencillos y menos propensos a errores.

La mayoría de los ERP también incluyen herramientas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM, por sus siglas en inglés) para hacerle seguimiento a las interacciones y proporcionar una visión más profunda del comportamiento y las necesidades de los clientes.

También pueden estandarizar y automatizar los procesos de fabricación y apoyo, y unificar las adquisiciones en todas las unidades de negocio de una organización. Los sistemas ERP también pueden proporcionar una plataforma estandarizada de recursos humanos para la presentación de informes, el seguimiento de los gastos, la capacitación y la adecuación de habilidades / aptitudes, y mejorar en gran medida la capacidad de una organización para presentar los informes de cumplimiento necesarios en las áreas de finanzas, recursos humanos y cadena de suministro.

Principales características de los sistemas ERP

La escala, el alcance y la funcionalidad de los sistemas ERP varían mucho, pero la mayoría ofrecen las siguientes características:

  • Integración en toda la empresa. Los procesos empresariales se integran de principio a fin en todos los departamentos y unidades de negocio. Por ejemplo, un nuevo pedido inicia automáticamente una comprobación de crédito, consulta la disponibilidad del producto y actualiza el programa de distribución. Una vez enviado el pedido, se envía la factura.
  • Operaciones en tiempo real (o casi en tiempo real). Dado que los procesos del ejemplo anterior se llevan a cabo a los pocos segundos de la recepción del pedido, los problemas se identifican rápidamente, lo que da al vendedor más tiempo para corregir la situación.
  • Una base de datos común. Esta permite definir los datos una vez y que todos los departamentos utilicen la misma definición. Algunos sistemas ERP dividen la base de datos física para mejorar el rendimiento.
  • Un aspecto uniforme. Los sistemas ERP proporcionan una interfaz de usuario coherente, lo que reduce los costos de capacitación. Cuando un proveedor de ERP adquiere otro software, a veces se abandona la apariencia común en favor de la velocidad de comercialización. A medida que aparecen nuevas versiones en el mercado, la mayoría de los proveedores de ERP restablecen la interfaz de usuario coherente.

Tipos de soluciones ERP

Los sistemas ERP se clasifican en niveles según el tamaño y la complejidad de las empresas a las que sirven:

  • Los ERP de Nivel I apoyan a las grandes empresas mundiales, gestionando todas las cuestiones de internacionalización, incluyendo la moneda, el idioma, el alfabeto, el código postal, las normas de contabilidad, etc. Los proveedores de nivel I son Oracle, SAP, Microsoft e Infor.
  • Los ERP Gubernamentales de Nivel I apoyan a las grandes agencias gubernamentales, en su mayoría federales. Oracle, SAP y CompuServe PRISM se consideran de nivel I, seguidos de cerca por Infor y CGI Momentum.
  • Los ERP de Nivel II apoyan a las grandes empresas que pueden operar en varios países pero que carecen de alcance global. Los clientes del nivel II pueden ser entidades independientes o unidades de negocio de grandes empresas mundiales. Dependiendo de cómo se clasifiquen los proveedores, hay entre 25 y 45 proveedores en este nivel.
  • Los ERP Gubernamentales de Nivel II se centran en los gobiernos estatales y locales con algunas instalaciones federales. Tyler Technologies y UNIT4 entran en esta categoría.
  • Los ERP de nivel III dan soporte a las empresas de nivel medio, manejando un conjunto de idiomas y monedas, pero un solo alfabeto. Dependiendo de cómo se clasifiquen los ERP, hay entre 75 y 100 soluciones ERP de Nivel III.
  • Los ERP de nivel IV están diseñados para pequeñas empresas y suelen centrarse en la contabilidad.

Proveedores de ERP

Los principales proveedores de ERP en la actualidad son:

Seleccionar una solución ERP

La elección de un sistema ERP es una de las decisiones más difíciles a las que se enfrentan los responsables de TI. Además de los criterios de nivel mencionados líneas más arriba, hay que tener en cuenta una amplia gama de características y capacidades. Es importante elegir un proveedor de ERP con experiencia en la industria. Educar a un proveedor sobre los matices de una nueva industria toma mucho tiempo.

11 consejos para seleccionar e implementar un sistema ERP

Implementar el ERP

La mayoría de las implementaciones exitosas de ERP están dirigidas por un patrocinador ejecutivo que respalda el caso de negocio, obtiene la aprobación para proceder, supervisa el progreso, preside el comité de dirección, elimina los obstáculos y recoge los beneficios. El CIO trabaja en estrecha colaboración con el patrocinador ejecutivo para garantizar que se preste la debida atención a la integración con los sistemas existentes, la migración de datos y las actualizaciones de la infraestructura. El CIO también lo asesora sobre los retos y le ayuda a seleccionar una empresa especializada en la implantación de ERP.

El patrocinador ejecutivo también debe contar con el asesoramiento de un ejecutivo de gestión del cambio organizacional, ya que la implementación de un sistema ERP da lugar a nuevos procesos empresariales, funciones, interfaces de usuario y responsabilidades laborales. El equipo ejecutivo del programa debe contar con un gestor de proyectos empresariales y un gestor de proyectos informáticos que reporten los avances. Si la empresa ha contratado a una empresa de integración de ERP, sus gestores de proyectos deben formar parte del equipo central de gestión del programa.

La mayoría de los profesionales de ERP estructuran su implementación de ERP de la siguiente manera:

  • Obtener la aprobación: El patrocinador ejecutivo supervisa la creación de la documentación necesaria para su aprobación. Este documento, que suele denominarse caso de negocio, incluye una descripción de los objetivos y el alcance del programa, los costos y el calendario de implementación, los riesgos operativos y de desarrollo, y los beneficios previstos. A continuación, el patrocinador ejecutivo presenta el caso de negocio a los ejecutivos correspondientes para su aprobación formal.
  • Planificar el programa: El calendario se convierte ahora en un plan de trabajo, que debe incluir la lista de los miembros del equipo, la selección de cualquier socio externo (especialistas en implementación, especialistas en gestión del cambio organizativo, especialistas técnicos), la finalización de los contratos, la planificación de las actualizaciones de la infraestructura y la documentación de las tareas, las dependencias, los recursos y el calendario con la mayor especificidad posible.
  • Configurar el software: Esta fase es la más extensa y difícil, e incluye el análisis de las carencias de los procesos empresariales actuales y de las aplicaciones de apoyo, la configuración de los parámetros en el software ERP para reflejar los nuevos procesos empresariales, la realización de cualquier personalización necesaria, la migración de los datos utilizando definiciones de datos estandarizadas, la realización de pruebas del sistema y la entrega de toda la documentación funcional y técnica.
  • Desplegar el sistema: Antes de la transición definitiva, hay que completar múltiples actividades, como la formación del personal en el sistema, la coordinación del apoyo para responder a las preguntas y resolver los problemas una vez que el ERP esté operativo, la prueba del sistema y la toma de la decisión de "Go live" junto con el patrocinador ejecutivo.
  • Estabilizar el sistema: Tras el despliegue, la mayoría de las organizaciones experimentan un descenso en el rendimiento empresarial mientras el personal aprende las nuevas funciones, herramientas, procesos empresariales y métricas. Además, los datos mal depurados y los cuellos de botella de la infraestructura provocan interrupciones. Todo esto supone una gran carga de trabajo al equipo de implementación y soporte del ERP.

Costos ocultos del ERP

Hay cuatro factores que suelen subestimarse durante la planificación del proyecto:

  • Cambio de los procesos empresariales. Una vez que los equipos ven los resultados de sus mejoras, la mayoría se sienten motivados y buscan mejoras adicionales. El éxito engendra éxito, y a menudo consume más tiempo del presupuestado originalmente.
  • Gestión del cambio organizacional. El cambio crea incertidumbre en todos los niveles de la organización. Dado que muchos ejecutivos no están familiarizados con los matices de la gestión del cambio organizacional, el esfuerzo es fácilmente subestimado.
  • Migración de datos. Las empresas suelen tener bases de datos superpuestas y reglas de edición débiles. La edición más rigurosa que requiere un sistema ERP aumenta el tiempo de migración de datos. Es fácil subestimar este tiempo necesario, sobre todo si no se pueden identificar todas las fuentes de datos.
  • Código personalizado. La personalización aumenta considerablemente el costo de implementación y debe evitarse. También dificulta las actualizaciones, anula la garantía y los problemas que se comunican al proveedor deben reproducirse en un software no modificado. La mayoría de las empresas subestiman el costo de la personalización de sus sistemas.

Por qué fracasan los proyectos de ERP

Los proyectos de ERP fracasan por muchas de las mismas razones por las que fracasan otros proyectos, como la ineficacia de los patrocinadores ejecutivos, la mala definición de los objetivos del programa, la escasa gestión del proyecto, los recursos inadecuados y la mala limpieza de los datos. Pero hay varias causas de fracaso que están estrechamente relacionadas con los ERP:

  • Selección inadecuada del paquete. Muchas empresas creen que un ERP de nivel I es, por definición, el "mejor" para todas las empresas. En realidad, solo las empresas muy grandes y globales utilizarán en algún momento más que un pequeño porcentaje de sus funcionalidades. Las empresas que no son lo suficientemente complejas como para justificar el nivel I pueden ver retrasada su implementación por la sobrecarga de funciones. Por el contrario, las grandes empresas globales pueden encontrar que los ERP de nivel II o III carecen de características para operaciones complejas y globales.
  • Resistencia interna. Aunque cualquier programa nuevo puede generar resistencia, esto es más común con los ERP. Las unidades de negocio remotas suelen considerar la estandarización impuesta por un ERP como un esfuerzo de la sede central por aumentar el control sobre el terreno. Incluso, con una campaña activa de gestión del cambio, no es raro encontrar a personas sobre el terreno que ralenticen la implementación en la medida de lo posible. Incluso los grupos que apoyan el ERP pueden desencantarse si el equipo de implementación proporciona un apoyo deficiente. Los partidarios desencantados pueden convertirse en críticos despiadados cuando sienten que se les ha dado por sentado y no se les ha ofrecido el apoyo adecuado.

ERP en la nube

En los últimos años, los proveedores de ERP han creado nuevos sistemas diseñados específicamente para la nube, mientras que los proveedores de ERP de toda la vida han creado versiones en la nube de su software. Las razones para pasarse al ERP en la nube son varias y se dividen en dos:

  • ERP como servicio. Con estos ERP todos los clientes operan sobre la misma base de código y no tienen acceso al código fuente. Los usuarios pueden configurar, pero no personalizar el código.
  • ERP en una nube IaaS. Las empresas que dependen del código personalizado en su ERP no pueden usar el ERP como servicio. Si desean operar en la nube, la única opción es pasarse a un proveedor de IaaS, que traslada/mueve a sus servidores a una ubicación diferente.

Para la mayoría de las empresas, el ERP como servicio ofrece tres ventajas: el costo inicial es menor, las actualizaciones a las nuevas versiones son más fáciles, y los ejecutivos reticentes no pueden presionar a la organización para que escriba un código a medida. Aun así, la migración a un ERP en la nube puede ser complicada y requiere un enfoque diferente al de la implementación de una solución en las instalaciones. Ver "13 secretos del éxito de la migración de un ERP a la nube".

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