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Reportajes y análisis

Gestión de proyectos: Consejos, herramientas y mejores prácticas

[09/12/2022] La gestión de proyectos es una disciplina empresarial que implica la aplicación de procesos, conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas específicas para obtener resultados que cumplan los objetivos del proyecto. Los profesionales de la gestión de proyectos impulsan, guían y ejecutan objetivos de valor añadido identificados por la empresa mediante la aplicación de procesos y metodologías para planificar, iniciar, ejecutar, supervisar y cerrar todas las actividades relacionadas con un proyecto empresarial determinado en consonancia con los objetivos estratégicos generales de la organización.

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Fases de la gestión de proyectos

La gestión de proyectos se divide en cinco fases o ciclo de vida. Cada fase se cruza con cualquiera de las 10 áreas de conocimiento, que incluyen: integración, alcance, tiempo, costo, calidad, recursos humanos, comunicación, adquisición de riesgos y gestión de las partes interesadas. Las fases, los procesos y las áreas de conocimiento asociadas proporcionan un enfoque organizado para que los gestores de proyectos y sus equipos trabajen a lo largo de los proyectos, de acuerdo con el siguiente esquema:

Fase inicial:

  • Gestión de la integración: Desarrollo de la carta del proyecto.
  • Gestión de las partes interesadas: Identificación de las partes interesadas.

Fase de planificación:

  • Gestión de la integración: Elaborar el plan de gestión del proyecto.
  • Gestión del alcance: Definir el alcance, crear una estructura de desglose del trabajo (EDT) y reunir los requisitos.
  • Gestión del tiempo: Planificar y desarrollar calendarios y actividades, estimar recursos y plazos.
  • Gestión de costos: Estimar costos, determinar presupuestos.
  • Gestión de la calidad: Determinar los requisitos de calidad.
  • Gestión de recursos humanos: Planificar e identificar las necesidades de recursos humanos.
  • Gestión de la comunicación: Planificar las comunicaciones con las partes interesadas.
  • Gestión de riesgos: Realizar análisis de riesgos cualitativos y cuantitativos, planificar estrategias de mitigación de riesgos.
  • Gestión de las adquisiciones: Identificar y planificar las adquisiciones necesarias.
  • Gestión de las partes interesadas: Planificar las expectativas de las partes interesadas.

Fase de ejecución:

  • Gestión de la integración: Dirigir y gestionar todo el trabajo del proyecto.
  • Gestión de la calidad: Realizar todos los aspectos de la gestión de la calidad.
  • Gestión de recursos humanos: Seleccionar, desarrollar y gestionar el equipo del proyecto.
  • Gestión de las comunicaciones: Gestionar todos los aspectos de las comunicaciones.
  • Gestión de las adquisiciones: Garantizar las adquisiciones necesarias.
  • Gestión de las partes interesadas: Gestionar todas las expectativas de las partes interesadas.

Fase de seguimiento y control:

  • Gestión de la integración: Seguimiento y control del trabajo del proyecto y gestión de los cambios necesarios.
  • Gestión del alcance: Validar y controlar el alcance del proyecto.
  • Gestión del tiempo: Controlar el alcance del proyecto.
  • Gestión de costos: Controlar los costos del proyecto.
  • Gestión de la calidad: Controlar la calidad de los entregables.
  • Gestión de las comunicaciones: Supervisar todas las comunicaciones del equipo y de las partes interesadas.
  • Gestión de las adquisiciones: Manténgase al tanto de las adquisiciones necesarias.
  • Gestión de las partes interesadas: Asumir los compromisos con las partes interesadas.

Fase de cierre:

  • Gestión de la integración: Cierre todas las fases del proyecto.
  • Gestión de las adquisiciones: Cerrar todas las adquisiciones del proyecto.

Expectativas de las partes interesadas

Las partes interesadas pueden ser cualquier persona o grupo interesado en el éxito de un proyecto, programa o cartera, incluidos los miembros del equipo, grupos funcionales, patrocinadores, proveedores y clientes. Las expectativas de todas las partes interesadas deben identificarse, comunicarse y gestionarse cuidadosamente. No hacerlo puede dar lugar a malentendidos, conflictos e incluso el fracaso del proyecto.

He aquí algunos consejos para gestionar las expectativas de las partes interesadas.

  • Forme un equipo específico para los objetivos del proyecto, asegurándose de que los miembros del equipo tienen la combinación adecuada de habilidades y conocimientos para cumplirlos.
  • Deje tiempo suficiente antes del proyecto para que las personas clave profundicen y discutan los problemas y objetivos antes de que empiece el proyecto.
  • Asegúrese de que el calendario del proyecto y las tareas programadas son realistas.

Alcance del proyecto

Durante la fase de planificación deben concretarse todos los detalles del proyecto: objetivos, entregables, hipótesis, funciones, tareas, calendario, presupuesto, recursos, aspectos de calidad, condiciones, etc. El cliente y los principales interesados colaboran para definir el alcance del proyecto. El cliente y las principales partes interesadas colaboran para definir y acordar el alcance del proyecto antes de que éste pueda comenzar. El alcance guía el trabajo del proyecto y cualquier cambio en el mismo debe presentarse y aprobarse como una solicitud de cambio de alcance.

Presupuestos del proyecto

Los presupuestos desempeñan un papel importante a la hora de decidir si un proyecto avanza o si puede completarse. Pocas empresas tienen un presupuesto ilimitado, así que lo primero que miran los interesados en un proyecto para determinar si ha tenido éxito o ha fracasado es el balance final. Este hecho alimenta la presión a la que se enfrentan cada día los jefes de proyecto y sus equipos. Por ello, la gestión eficaz del presupuesto es un área de interés primordial para los directores de proyecto que valoran su carrera. A continuación, se exponen cinco estrategias para mantener el control del presupuesto del proyecto antes de que sucumba a sobrecostes descomunales:

  • Comprender las verdaderas necesidades y deseos de las partes interesadas
  • Presupuestar las sorpresas
  • Desarrollar indicadores clave de rendimiento (KPI) pertinentes
  • Revisar, revisar y volver a prever
  • Mantener a todos informados y responsables

Metodologías de gestión de proyectos

La mayoría de los proyectos se llevan a cabo siguiendo una metodología específica para garantizar los resultados del proyecto en función de una serie de factores. Por ello, elegir la metodología de gestión de proyectos (PMM, por sus siglas en inglés) adecuada es un paso vital para el éxito. Existen muchos enfoques, a menudo superpuestos, para gestionar proyectos, siendo los más populares la gestión de proyectos en cascada, la ágil, la híbrida, el método del camino crítico y la cadena crítica, entre otros. Agile, que incluye subvariantes como Lean y Scrum, es cada vez más popular y se utiliza prácticamente en todos los sectores. Adoptado originalmente por los desarrolladores de software, el método ágil utiliza ciclos de desarrollo cortos llamados sprints para centrarse en la mejora continua en el desarrollo de un producto o servicio.

PMO vs. EPMO

Las organizaciones exitosas codifican los esfuerzos de gestión de proyectos bajo una organización paraguas, ya sea una oficina de gestión de proyectos (PMO, por sus siglas en inglés) o una oficina de gestión de proyectos empresariales (EPMO, por sus siglas en inglés).

Una PMO es un grupo interno o externo que establece la dirección y mantiene y garantiza las normas, las mejores prácticas y el estado de la gestión de proyectos en toda una organización. Tradicionalmente, las PMO no asumen un papel de liderazgo en la alineación de objetivos estratégicos.

Una EPMO tiene las mismas responsabilidades que una PMO tradicional, pero con un objetivo clave adicional de alto nivel: alinear todas las actividades de proyectos, programas y carteras con los objetivos estratégicos de una organización. Las organizaciones adoptan cada vez más la estructura de la EPMO, por la que los gestores de proyectos, programas y carteras participan en sesiones de planificación estratégica desde el principio para aumentar las tasas de éxito de los proyectos.

Tanto las PMO como las EPMO ayudan a las organizaciones a aplicar un enfoque estándar para guiar los proyectos desde su inicio hasta su cierre. Al establecer enfoques estándar, las PMO y las EPMO ofrecen las siguientes ventajas:

  • Reglas básicas y expectativas para los equipos de proyecto
  • Un lenguaje común para gestores de proyectos, líderes funcionales y otras partes interesadas que facilita la comunicación y garantiza que las expectativas se entienden perfectamente
  • Mayores niveles de visibilidad y responsabilidad en toda la organización
  • Mayor agilidad a la hora de adaptarse a otras iniciativas o cambios dentro de una organización
  • Mayor capacidad para identificar el estado de las tareas, los hitos y los entregables
  • Indicadores clave de rendimiento pertinentes para medir el rendimiento del proyecto

Funciones de la gestión de proyectos

Dependiendo de numerosos factores, como la industria, la naturaleza y el alcance del proyecto, el equipo del proyecto, la empresa o la metodología, los proyectos pueden necesitar la ayuda de programadores, analistas de negocio, analistas de inteligencia de negocio, jefes funcionales y patrocinadores. He aquí una comparación de las tres funciones clave dentro de la PMO o EPMO, todas ellas muy demandadas debido a sus habilidades de liderazgo.

  • Director de proyecto: Desempeña el papel principal en la planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre de proyectos individuales. Las organizaciones pueden tener uno o más directores de proyecto.
  • Director de programa: Supervisa y dirige un grupo de proyectos similares o conectados dentro de una organización. Uno o varios directores de proyecto suelen depender del director de programa.
  • Gestor de cartera: Este papel está en el nivel más alto de una PMO o EPMO, y es responsable de supervisar la alineación estratégica y la dirección de todos los proyectos y programas. Los gestores de programa suelen informar directamente al gestor de cartera.

Certificación de gestión de proyectos

Los proyectos de éxito requieren gestores de proyectos altamente cualificados, muchos de ellos con formación formal o certificaciones en gestión de proyectos. Algunos pueden tener certificaciones profesionales de gestión de proyectos u otras certificaciones del PMI u otra organización. Las certificaciones de gestión de proyectos incluyen:

Herramientas de gestión de proyectos

El software y las plantillas de gestión de proyectos aumentan la productividad y eficacia del equipo y preparan a la organización para los cambios que conllevan los proyectos de gran impacto. CIO.com ha recopilado lo último en herramientas de gestión de proyectos, así como algunas herramientas de gestión de proyectos de código abierto que le ayudarán a planificar, ejecutar, supervisar y finalizar con éxito su próximo proyecto de gran impacto.

El software de gestión de proyectos se divide en varias categorías. Algunas herramientas se clasifican como software de gestión de proyectos; otras abarcan más, como el software de gestión de carteras de proyectos (PPM, por sus siglas en inglés). Algunas son más adecuadas para pequeñas empresas y otras para grandes organizaciones. Los gestores de proyectos también suelen utilizar herramientas de gestión de tareas, gestión de calendarios, colaboración y gestión de flujos de trabajo, entre otras. Estos son sólo algunos ejemplos del software de gestión de proyectos y las herramientas disponibles para ayudar a simplificar la gestión de proyectos.

Las herramientas de gestión de proyectos más populares incluyen:

Habilidades de la gestión de proyectos

Los gestores de proyectos eficaces necesitan algo más que conocimientos técnicos. La función también requiere varias habilidades no técnicas, y son estas habilidades más suaves las que a menudo determinan si un gestor de proyectos -y el proyecto- tendrán éxito. Los gestores de proyectos deben tener estas siete aptitudes no técnicas: liderazgo, motivación, comunicación, organización, priorización, resolución de problemas y adaptabilidad. También es beneficioso tener una mentalidad estratégica, poseer experiencia en gestión del cambio y desarrollo organizativo, agilidad y capacidad de resolución de conflictos, entre otras aptitudes.