[14/12/2022] En Melissa & Doug, una empresa de juguetes cuyo mantra es "más tiempo de juego, menos tiempo frente a la pantalla", el director de informática Mike Macrie no planea quitarles las pantallas a sus colegas, pero busca formas de que la tecnología potencie su creatividad y elimine la monotonía. "Creo que la tecnología es un conjunto de herramientas para ayudarles a expresarse y darles autonomía", afirma.
No importa dónde trabaje, añade, "nunca quiere estar en un puesto en el que lucha contra la tecnología para hacer su trabajo diario".
[Reciba lo último de CIO Perú suscribiéndose a nuestro newsletter semanal]
Después de un par de años de cambios, sin embargo, todavía hay elementos de eso, admite, pero el equipo directivo está centrado en mejorar su compromiso de poner en manos de los empleados las herramientas más modernas para que su trabajo diario sea lo más fácil posible. "Estamos viendo una enorme diferencia en el compromiso de los empleados", afirma.
Un paso en esa dirección es la sustitución del sistema ERP propio de Melissa & Doug, hecho a medida en Delphi, por una plataforma SaaS más moderna.
Macrie solo lleva ocho meses en Melissa & Doug, pero se ha tomado su tiempo para aprender de dónde venía la empresa de Connecticut, así como hacia dónde se dirige. "La historia fue una organización muy impulsada por el diseño y la creatividad", comenta. "Siempre se trataba de los niños, y no se prestaba mucha atención al back office o a la cadena de suministro", añade.
La empresa está creciendo rápidamente a través de las ventas en línea (por ahora solo en EE.UU.) y la distribución minorista internacional, y también tiene operaciones en el Reino Unido y China. Pero el sistema Delphi se estaba quedando anticuado y hace un par de años se tomó la decisión de buscar un sustituto.
"A medida que crecía nuestro volumen, teníamos dificultades para realizar todo el papeleo y las transacciones internacionales", explica. También resultaba difícil flexibilizar los precios y ofrecer visibilidad en tiempo real del inventario para las operaciones de comercio electrónico.
Abandonar Delphi
Seguir construyendo sobre la base de código existente estaba descartado. "Intentar encontrar programadores Delphi no es tarea fácil", afirma. Había llegado el momento de modernizar el núcleo del sistema ERP.
La empresa evaluó una serie de soluciones del mercado medio, incluyendo Oracle NetSuite, pero fue otro producto de Oracle el que ganó al final: Oracle Fusion Cloud Apps.
La elección se debió a varias razones. "Ofrecía un mejor soporte internacional y se ajustaba mejor a las ambiciones de la empresa", afirma. "No queríamos estar en una posición en la que, tan pronto como termináramos de implementar NetSuite, tuviéramos que empezar a trabajar en Fusion". Resultó ser la decisión correcta, porque en un par de años se les habría quedado pequeño lo que NetSuite podría haberles proporcionado. Y las migraciones consecutivas habrían supuesto sin duda una carga para los recursos, ya que el equipo de TI de Macrie es un escaso 24 que atiende a unos 700 empleados en todo el mundo, con unos 50 consultores externos trabajando en la implantación de Oracle Fusion.
Así, al cabo de un año de un programa de tres, han completado la mayor parte de la implantación financiera y toda la implantación de compras, y actualmente están implantando la gestión de pedidos a caja y almacenes y los elementos de inventario, que son realmente el núcleo de su negocio de distribución, afirma.
Los cambios en finanzas, en concreto, ya están contribuyendo a su objetivo de reducir el trabajo pesado. "Por ejemplo, el proceso de cierre financiero. Era muy manual, con muchas hojas de cálculo. Ahora, con el ERP de Oracle, el departamento de contabilidad probablemente haya reducido el número de pasos en un 75%".
También se están produciendo cambios similares en el procesamiento de pedidos, donde se ha eliminado mucho papeleo, y Macrie está deseando que llegue el día en que el personal del almacén esté equipado con escáneres de mano en lugar de andar con fajos de papel. "Creemos que todas estas mejoras nos proporcionarán una mayor eficacia y una mayor satisfacción de los empleados", afirma.
Comunicar el cambio
Como cabe esperar de una transformación de tal envergadura, Macrie y su equipo, tanto internamente como con sus socios, comunican constantemente a nivel ejecutivo a todos los empleados por qué lo están haciendo, qué esperan conseguir y cómo va a contribuir a los objetivos de crecimiento. Además, hay una formación específica asociada a los cambios, especialmente para el personal que trabaja en los almacenes, en inglés y español en EE.UU., y en mandarín en China, anota. "Trabajamos continuamente con ellos para conocer su opinión sobre esa formación: Cómo podemos mejorarla y hacerla más eficiente; cómo podemos conseguir que la gente se ponga al día con los nuevos sistemas y plataformas más rápidamente".
Pero no todo son cambios impulsados por TI. A veces tiran de ellos.
"A medida que la gente se da cuenta de lo que es posible, enseguida empiezan a tirar de la manta: así es como se puede conseguir otro 10% de eficiencia, así es como podemos conseguir otro 5%, y todas esas ideas empiezan a fluir", sostiene. "Ha sido una gran sorpresa para nosotros el compromiso de los trabajadores para ayudarnos a mejorar continuamente, mientras que en el pasado se habrían sentido muy limitados por nuestros sistemas, y no tan abiertos con nosotros sobre cómo podemos trabajar todos juntos para mejorar la empresa".
Aunque la decisión de adoptar las aplicaciones Oracle Fusion se tomó antes de que Macrie llegara a Melissa & Doug, su experiencia hasta ahora le ha hecho cambiar de opinión sobre la oferta de Oracle. "Hace cinco años habría dicho que el mundo no está preparado para que la mediana empresa se pase a las aplicaciones Fusion", afirma. "Pero si puede hacer que funcione en su organización y es lo suficientemente audaz como para asumir el riesgo, vale la pena asumirlo ahora, ya que gran parte del riesgo técnico se ha eliminado con la nube y SaaS".
Aun así, la empresa no va a por todas con las aplicaciones Fusion; está adoptando Manhattan WMS en lugar de Oracle Warehouse Management Cloud, y recientemente ha trasladado sus operaciones de comercio electrónico a Shopify Plus, un movimiento clarividente dada la agitación que rodea a Oracle Commerce Cloud. Y tras una ola de despidos en el equipo de Commerce Cloud, algunos analistas pensaron que Oracle había optado por poner fin al producto, pero Oracle afirmó más tarde que estaba cambiando la responsabilidad para integrarlo mejor con otras aplicaciones Fusion. Si es así, puede que Macrie se convenza. "Seguiremos evaluándolos en función de nuestras necesidades a medida que avancemos", finaliza.
Basado en el artículo de Peter Sayer (CIO) y editado por CIO Perú