[15/02/2023] "Heredé un regalo del anterior CIO", comenta Kevin Grayling, CIO de Florida Crystals. "Tenía un panorama moderno de S/4HANA para la mayor parte del negocio".
Esa habría sido una situación envidiable para muchos de sus contemporáneos en la industria de bienes de consumo envasados (CPG) -"Algunos tienen 20 o 30 soluciones ERP diferentes", comenta- pero para Grayling, el 20% del negocio que aún funcionaba con un producto SAP heredado seguía siendo una fuente de incomodidad, y algo que quería cambiar.
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Florida Crystals cultiva caña de azúcar, maíz dulce y arroz en Florida y otros lugares. También gestiona ASR Group International, una empresa de refinado y comercialización de azúcar que posee conjuntamente con Sugar Cane Growers Cooperative of Florida. ASR opera en toda Europa y América del Norte y Central, y vende azúcar con las marcas Domino, Redpath, Sidul y Tate & Lyle.
Es ASR la que tenía la instalación SAP más moderna, S/4HANA 1709, ejecutándose en una nube privada virtual alojada por Virtustream, mientras que su matriz languidecía en SAP Business Suite. "Sus procesos permanecieron intactos durante casi 20 años", afirma.
Cuando Grayling se incorporó a la empresa en el 2017, se centró en la transformación de los procesos empresariales, que fue bien siempre y cuando los procesos en cuestión no cruzaran la frontera entre instancias de SAP, un desafío que encontró mientras transformaba los procesos de origen a pago en los dos sistemas mediante la implementación de SAP Ariba.
"Siempre que tienes dos ERP, un proyecto o una transformación de este tipo resulta mucho más complicado y caro", señala.
Por supuesto, su predecesor también lo sabía, por lo que la consolidación de los dos sistemas SAP llevaba debatiéndose casi una década cuando Grayling finalmente convenció a sus compañeros ejecutivos de que el costo de la consolidación sería menor que continuar con sistemas separados. "Había que vender mucho", anota. "Era más fácil hacerlo con un fuerte beneficio financiero, seguro".
A lo largo de un año, discutió los requisitos con los ejecutivos encargados de las finanzas, las compras y la cadena de suministro, entre otros, antes de decidir qué hacer.
Uno de esos requisitos era salir del centro de datos de su proveedor de alojamiento y trasladarse a la nube de un hiperescalador.
Florida Crystals fue uno de los primeros clientes de Virtustream. Al principio, el proveedor de alojamiento era un buen partido, pero una década más tarde, sostiene, "Virtual Private Cloud, que una vez fue la única manera de hacerlo, se quedó anticuado. Nos estaba costando mucho dinero".
Mientras tanto, a lo largo del 2017 y el 2018, comenta, "hubo un gran aumento en las empresas que se movían de centros de datos generalmente locales a AWS o Azure, y luego encontraban un socio para ejecutar su SAP en la nube. Virtustream no podía competir".
Otro requisito era conseguir que las dos empresas utilizaran la misma aplicación SAP, actualizando ASR a S/4HANA 2020, la versión más reciente en el momento del traslado, y migrando Florida Crystals desde Business Suite on HANA.
Con tantos cambios, Grayling tenía que tomar una decisión importante: ¿marrón o verde? En otras palabras, ¿debía intentar mantener los flujos de trabajo de S/4HANA 1709 de ASR en el nuevo sistema, o empezar de nuevo y rediseñar todo para S/4HANA 2020?
Para responder a eso, él y sus colegas llevaron a cabo un análisis exhaustivo, incluso desplegando herramientas de minería de procesos de Celonis para comprender mejor cómo funcionaban sus sistemas existentes y qué mejoras podían hacer.
"Queríamos entender cuáles podrían ser los beneficios adicionales de hacer una migración greenfield", sostiene. Al final, añade, los números apuntaban hacia una migración brownfield, un camino más largo. pero menos arriesgado.
Implantación de referencia
Grayling recurrió a su red para encontrar un socio de implantación. Lemongrass Consulting ya estaba gestionando SAP para una cooperativa agrícola y para una empresa de productos de consumo en la que tenía contactos. "Fue probablemente la decisión más fácil que he tomado basándome en referencias en más de 25 años en TI", afirma.
Aunque no tenía una preferencia clara por un hiperescalador sobre otro, en el momento del traslado, AWS tenía una clara ventaja en el número de entornos SAP que alojaba, y también era el host preferido de Lemongrass.
Estas conversaciones coincidieron con el lanzamiento por parte de SAP de su oferta de alojamiento, licencias y gestión de aplicaciones todo en uno Rise. Grayling lo consideró brevemente, pero en el momento de tomar la decisión era demasiado nuevo para comprometerse con él. En lugar de eso, anota, seguirá con el modelo de licencia "traiga su propia solución" durante los próximos tres a cinco años, mientras aprovecha las ventajas de costos, operaciones y agilidad que supone pasarse a un hiperescalador. Después, dentro de tres o cuatro años, podrán volver a evaluar Rise.
El plan inicial era migrar el entorno S/4HANA existente de ASR de Virtustream a AWS y actualizarlo en una sola operación en enero del 2022, y luego consolidar el negocio de Florida Crystals desde su entorno heredado seis meses después más o menos.
"Rápidamente nos dimos cuenta de que había demasiado riesgo con hacer la migración y la actualización al mismo tiempo", comenta, por lo que se dividió en dos operaciones, con la actualización sucediendo solo tres semanas más tarde. El plan de transición funcionó a la perfección, sin incidencias, y solo fue necesario un pequeño ajuste posterior, añade. La actualización fue más compleja porque SAP había dejado obsoletas algunas de las funcionalidades de S/4HANA 1709 en la nueva versión.
"Hicimos un gran estudio a finales del año anterior sobre lo que había cambiado, para poder adelantarnos", señala. "Tuvimos que hacer muchas pruebas funcionales para asegurarnos".
Solo una pequeña cosa empañó la actualización: un problema de rendimiento durante unas horas en el segundo día de su puesta en marcha. Grayling lo achacó a que no estaba del todo seguro de cómo estaba configurado el antiguo sistema. "Cuando ha tenido un entorno SAP con un socio durante tanto tiempo como nosotros, no siempre capta toda la idiosincrasia de las personalizaciones que se ejecutan en ese entorno. Perdimos un poco de transferencia de conocimientos".
La fase de consolidación fue más dura. El plan era que Florida Crystals adoptara los procesos empresariales de ASR para mantener limpio el núcleo SAP, pero operaban en campos completamente distintos, uno en productos agrícolas y el otro en bienes de consumo envasados. "Hubo que gestionar muchos cambios para que se pusieran de acuerdo", explica.
Otro reto fue la migración de datos.
"La clave de la puesta en marcha de SAP -he realizado más de 20 en mi carrera- es la calidad de la migración de datos y la calidad de las pruebas", afirma. "Quiere que los guiones de prueba se identifiquen pronto para que se puedan probar, y quiere automatizar tantas pruebas de regresión como sea posible para no cansar a la gente". La empresa se asoció con HCL para crear y automatizar una plataforma de pruebas, y dedicó dos meses a las pruebas de aceptación del usuario.
Grayling advierte que no hay que subestimar el trabajo que implica la migración de datos, especialmente entre Business Suite on HANA, que es esencialmente un modelo de datos SAP ECC, y un sistema S/4HANA. "Hay mucho código obsoleto y el modelo de datos es muy diferente entre las dos plataformas", afirma. Muchos datos se quedarán atrás: la información financiera histórica se reduce a balances resumidos, sin detalle transaccional.
Elogio del cambio
Aunque Florida Crystals se benefició de la estabilidad de su sistema ERP durante dos décadas, hubo desventajas cuando por fin llegó el momento de cambiar los procesos. "Llevábamos más de 20 años con Business Suite on HANA", indica, "así que había un vacío de conocimientos para que entendiéramos por qué están configurados de esa manera. Cuando utiliza un sistema durante tanto tiempo y no lo cambia, esos conocimientos desaparecen. Cuando hace cambios, conserva esos conocimientos. Tuvimos que volver a aprenderlo".
El sistema consolidado entró en funcionamiento en septiembre del 2022. "Estas grandes áreas de consolidación y personalización de procesos empresariales son siempre una lucha, pero salió relativamente bien", afirma. Y el argumento a favor de la migración a brownfield ha resistido la prueba. "Hemos hecho una revisión posterior a la implantación y el argumento empresarial es 100% sólido", afirma. El paso a la nube también está aportando el valor esperado.
También hay un aspecto de sostenibilidad en la elección de Lemongrass y AWS. "Si se compara una nube privada virtual en un centro de datos dedicado con un hiperescalador, byte por byte, ciclo de CPU por ciclo de CPU, se reducen significativamente las emisiones de gases de efecto invernadero y el consumo de energía", señala.
Grayling también ve economías de escala fuera del centro de datos: "Piense en toda la energía que se emplea en los ciclos de vida de desarrollo de software. Si no hace eso, es una empresa más sostenible".
En comparación con las aplicaciones hechas a medida, el software como servicio o las soluciones estandarizadas basadas en la nube y construidas sobre un núcleo común ahorran esfuerzo de desarrollo. "El cambio es difícil", sostiene, "así que, si puede centrarse en la adopción en lugar de diseñar, construir, probar e implementar, puede gastar energía en las cosas que más importan, en cómo ser más productivo".
Basado en el artículo de Peter Sayer (CIO) y editado por CIO Perú
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