[13/03/2023] En un mercado de TI marcado por las turbulencias, la inflación y la incertidumbre económica, el proceso de contratación de productos y servicios tecnológicos con proveedores se ha vuelto mucho más difícil para los CIO.
Los responsables de TI pueden encontrarse con que los precios suben sin que ello vaya acompañado de un aumento de las prestaciones, y los proveedores de tecnología -menos dependientes de un sector o una zona geográfica- adoptan una postura más dura en los acuerdos, afirma Achint Arora, socio de la práctica de aseguramiento de precios de Everest Group.
"Los precios están subiendo y la negociación es cada vez más difícil", coincide Melanie Alexander, analista directora senior del equipo de abastecimiento, compras y gestión de proveedores de Gartner. "Los proveedores no están haciendo las mismas concesiones que en el pasado".
La evolución de las normativas relacionadas con la privacidad de los datos, la soberanía de los datos y la IA responsable complica aún más las cosas, ya que los clientes y los proveedores resuelven la responsabilidad y los costos de cumplir con requisitos cada vez más estrictos.
Además, los contratos tecnológicos suelen tener varios niveles. El proveedor de SaaS con el que está negociando puede verse limitado por sus propios acuerdos con proveedores de IaaS y proveedores de servicios de TI.
"Los mayores retos de hoy son la complejidad y el cumplimiento", sostiene Brad Peterson, socio de la oficina de Mayer Brown en Chicago y líder de su práctica de transacciones tecnológicas globales. "Cada vez hay más tecnologías y proveedores. Tecnologías como la IA y procesos como los ágiles hacen que sea más difícil saber qué compromisos buscar. El grupo de partes interesadas sigue creciendo".
Los modelos de fijación de precios y las métricas también pueden ser complejos, lo que dificulta la comprensión de cuándo pueden entrar en juego los costos adicionales, afirma Alexander. De hecho, la aritmética puede ser francamente opaca.
"Algunos contratos están estructurados como una caja negra con una visión limitada de los componentes y su impacto comercial", afirma Arora, que añade que los compradores con un acceso limitado a los datos del mercado están en desventaja a la hora de negociar. "La parte vendedora suele tener la ventaja de la información".
Las capacidades tecnológicas, a menudo proporcionadas por terceros, son intrínsecas a las operaciones y el crecimiento del negocio, por lo que los acuerdos que los líderes de TI establecen con sus vendedores y proveedores de servicios son de importancia estratégica, lo que hace que una negociación eficaz marque la diferencia no sólo para TI, sino también para el negocio.
CIO.com habló con expertos en transacciones tecnológicas, que viven y respiran los contratos y la fijación de precios, sobre las mejores acciones que los líderes de TI pueden tomar para negociar eficazmente con los proveedores para obtener los resultados que buscan. He aquí sus 10 mejores consejos.
Reconocer la importancia del contrato
El acuerdo legal entre el proveedor y el cliente no es sólo un documento que se interpone en el camino para empezar a trabajar; establece el tono de las relaciones y las expectativas de rendimiento del proveedor. Si lo que busca no está en el contrato, no sucederá.
"Los mayores errores parecen derivarse de la aplicación de enfoques que tienen éxito internamente en todas las organizaciones", afirma Peterson. "Esto hace que el líder de TI subestime el papel del contrato como base de la relación y la importancia de los incentivos, la cultura y el negocio del proveedor para el éxito del contrato".
Dedicar tiempo a las idas y venidas
Llegar a un acuerdo requiere un tiempo que los responsables de TI deben tener en cuenta en el proceso y en las expectativas de la empresa sobre la rapidez con la que se puede cerrar el trato. "A menudo vemos que los líderes de TI no dejan tiempo suficiente para una negociación exitosa", anota Arora. "Llegar a un acuerdo beneficioso para ambas partes requiere paciencia por ambas partes".
Esto es particularmente importante para las renovaciones de contratos as-a-service. "Descuidar el seguimiento de las fechas de renovación de los contratos inevitablemente resulta en poco tiempo para negociar con eficacia", indica Alexander. "Gestiona proactivamente las renovaciones de mantenimiento y soporte de software, así como las renovaciones de SaaS, y deja tiempo suficiente para evaluar realmente cómo estos acuerdos se ajustan a tu hoja de ruta tecnológica".
Busque experiencia y aportaciones interfuncionales
Una gran cantidad de problemas pueden surgir cuando los que hacen la negociación están desconectados de los que operan el acuerdo, comenta Marc Tanowitz, socio gerente en la práctica de asesoramiento y transformación en West Monroe.
"Esto provoca cierta fricción, ya que las operaciones que se conceptualizan en el acuerdo no llegan necesariamente al equipo de entrega", afirma Tanowitz. "En última instancia, esto puede erosionar la confianza y el valor entregado al cliente".
Antes de negociar con cualquier proveedor, el departamento de TI debe ponerse de acuerdo con otros líderes empresariales sobre los objetivos principales, el apetito de riesgo y las normas para evaluar las condiciones del acuerdo, incluso antes de que se ponga sobre la mesa un contrato de productos o servicios.
"La contratación de TI es un deporte de equipo", afirma Peterson. Las operaciones realizadas únicamente por usuarios empresariales pueden ser técnicamente poco sólidas. Las operaciones realizadas únicamente por profesionales de compras pueden reducir costos, pero decepcionar a los usuarios. Las operaciones realizadas únicamente por los departamentos de TI proporcionan tecnología punta, pero a menudo con un alto costo y riesgo legal. Por eso, los responsables de TI deben crear un equipo asesor -o al menos obtener la información adecuada- a la hora de decidir los puntos clave del acuerdo.
Peterson aconseja crear un equipo con representación no sólo de TI, sino también de usuarios, operaciones, finanzas, compras y asuntos jurídicos. "Consiga el asesoramiento de especialistas desde el principio para evitar costosos escollos", afirma Peterson. "[Y] ejecute un proceso informado, eficiente y eficaz, diseñado para tomar buenas decisiones al tiempo que construye buenas relaciones".
Mire más allá del precio
¿Cuál es el mayor paso en falso que Tanowitz ve en las negociaciones con proveedores? "Fijarse excesivamente en el precio -por ejemplo, el costo percibido más bajo- en lugar de en el valor", afirma, y añade que los compradores de TI que trabajan en colaboración con sus proveedores de servicios para estructurar soluciones completas que añadan valor a su empresa, acaban teniendo mayores niveles de satisfacción en sus relaciones con los proveedores de servicios de TI.
Los compradores de TI pueden pensar que han hecho un buen negocio si consiguen que el proveedor baje el precio. Pero casi nunca es así. De hecho, los precios bajos pueden ser una señal de alarma, un indicio de costos ocultos que aparecerán más adelante, o de que el proveedor no ha dimensionado bien el acuerdo. "Un precio demasiado bajo puede tener mayores consecuencias negativas que pagar de más", afirma Arora.
Haga su tarea
"Antes de entrar en la sala de negociación, hay que tener en cuenta los puntos de referencia, las normas del mercado y la estrategia", aconseja Amy Fong, socia del grupo de gestión de proveedores y aprovisionamiento de Everest Group. El precio debe formar parte de la evaluación previa a la negociación, pero no ser el factor principal.
"Construya una visión holística de la prestación de servicios y tenga en cuenta factores que van más allá del costo, como el rendimiento, la eficiencia y la gestión de riesgos", afirma Fong.
Decida su enfoque de negociación
"Una de las quejas más comunes es cuando una de las partes considera que la negociación es ganar o perder", anota Arora. "Esto tiende a estar impulsado por una estrategia de negociación basada en posiciones".
Adoptar una postura unilateral al servicio de sus propias necesidades, exigir resultados o poner ultimátum puede simplificar el proceso o acelerarlo, pero no fomenta la colaboración. "De hecho, suele desembocar en la división de la diferencia, con ambas partes transigiendo en los beneficios", afirma Arora.
Un enfoque más eficaz es la negociación basada en los intereses. "En este marco, ambas partes se esfuerzan por comprender las necesidades, deseos y problemas a resolver de la otra", afirma Arora. "Aunque este esfuerzo adicional puede ser difícil de ejecutar -deconstruir y analizar posiciones puede ser complicado y lleno de matices-, el proceso se centra más en la resolución de problemas".
El resultado es una mejor distribución del valor y, normalmente, una relación más sólida con el proveedor. El objetivo debe ser buscar beneficios mutuos, acordar condiciones equitativas y ejecutar un contrato equilibrado, afirma Fong.
Mirar más allá de las soluciones obvias
A menudo, los compradores de TI acaban negociando un acuerdo como un fin en sí mismo, en lugar de analizar más ampliamente cómo generar valor empresarial. Por ejemplo, pueden centrarse en firmar un acuerdo de IaaS en lugar de buscar una plataforma fiable para ejecutar un software específico.
Incluso cuando la negociación empieza en serio, merece la pena dejar de lado el precio al principio. "Diseñe la solución adecuada desde el negocio antes de negociar el precio final", aconseja Tanowitz. "Permita a los proveedores de servicios la oportunidad de diferenciarse basándose en los activos o herramientas únicas o aceleradores que pueden aportar a las operaciones".
Puede haber modelos de acuerdo alternativos que tengan sentido. "Los compradores deberían dejar de huir de modelos comerciales más complejos como los contratos basados en resultados", sostiene Arora. "Discutir los contratos basados en resultados con los proveedores de servicios debería ser una decisión estratégica, orientada a obtener mejores resultados comerciales para ambas partes".
Obtener precios todo incluido y presionar para que se protejan los costos
Aunque los responsables de TI adopten un enfoque ganador-ganador en la negociación con los proveedores, es importante que protejan sus intereses. Esto empieza por asegurarse de obtener precios "todo incluido" de los proveedores para eliminar costos sorpresa, indica Peterson.
Alexander aconseja presionar para que se protejan los costos de los acuerdos y las renovaciones. "Algunos acuerdos que carecen de esta protección han dado lugar a aumentos de las cuotas anuales de entre el 5% y el 20%, a veces incluso más", afirma Alexander. "Negocie topes en los aumentos de las renovaciones, revele los costos ocultos y protéjalos, e incluya flexibilidad en el modelo de precios o en la duración del contrato".
Tanowitz también recomienda "cablear" cualquier mejora de la productividad y el ahorro de costos en los contratos con los proveedores para garantizar que se hagan realidad.
Aprovechar la volatilidad económica
La dinámica macroeconómica está cambiando más rápido que nunca y los responsables de TI deben asegurarse de que sus acuerdos se adaptan a los tiempos.
"A medida que pasamos de una economía tecnológica en auge a una recesión, los responsables de TI tienen enormes oportunidades de optimizar los costos mediante la contratación de proveedores de TI", afirma Peterson. "Utilice un enfoque ágil basado en la ventaja negociadora que obtenga en la recesión. Concentre la energía negociadora en lo que las recesiones pasadas han demostrado que son los 'puntos de dinero' en las negociaciones mientras construye para el futuro".
Tener un plan de salida
Al igual que los fundadores de startups tienen un plan de salida claro cuando se lanzan, lo mismo deberían hacer los CIO al abordar un contrato con un proveedor.
"Los líderes de TI necesitan tener una comprensión de lo que se necesitará para desvincularse de ese proveedor y, lo que es igual de importante, cuándo pueden hacerlo", señala Alexander. "Garantice una transición fluida a otra solución incluyendo en los contratos la extracción de datos y la asistencia en la transición".
Basado en el artículo de Stephanie Overby (CIO) y editado por CIO Perú
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