[21/03/2023] Las aplicaciones destinadas a ayudar a los trabajadores de oficina a realizar su trabajo de forma más eficaz en un entorno laboral remoto o híbrido -como las videoconferencias, la gestión de proyectos y otros programas de colaboración- han experimentado un auge durante la era pandémica. Pero muchos empleados no pasan su jornada laboral sentados en un escritorio.
Los empleados que trabajan lejos de un escritorio en sectores verticales como la sanidad, la hostelería, la fabricación, los servicios y reparaciones, el transporte, la logística, la construcción, los servicios públicos y el comercio minorista suelen denominarse trabajadores de primera línea. Muchos de estos trabajadores son la "cara" de sus organizaciones y están en contacto directo con los clientes; otros realizan las tareas entre bastidores que mantienen en marcha el mundo moderno.
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Las empresas de estos y otros sectores tienen bastantes más trabajadores de primera línea que empleados que trabajan desde sus escritorios. Según Gartner, hay aproximadamente 2.700 millones de empleados de primera línea en todo el mundo, más del doble del número de trabajadores de oficina. En lugar de lanzar aún más aplicaciones a sus trabajadores de escritorio, las empresas están recurriendo ahora a herramientas de software destinadas a ayudar a su fuerza de trabajo sin escritorio.
Dado que muchos trabajadores de primera línea no disponen de computadoras proporcionadas por la empresa y pueden no tener acceso a las intranets de sus empresas, estas herramientas suelen adoptar la forma de aplicaciones móviles que pueden utilizar en teléfonos personales o proporcionados por la empresa, tabletas o dispositivos portátiles.
Más allá de las aplicaciones específicas del puesto
"Históricamente, estas aplicaciones han sido muy específicas del trabajo o del sector", afirma Andrew Hewitt, analista principal de Forrester Research. Por ejemplo, los aeropuertos han desplegado aplicaciones de aseos inteligentes que utilizan sensores para contar cuántas personas han entrado en un baño. Cuando un determinado número de personas -por ejemplo, 300- han entrado, el sistema envía un mensaje de texto o una alerta por correo electrónico indicando que es hora de limpiar ese baño a los conserjes que controlan esas alertas a través de sus tabletas o smartwatches.
"Ahora estamos en la segunda fase, que va más allá de las funciones específicas de cada puesto de trabajo y se centra en la participación más amplia de los empleados", explica Hewitt. Estas nuevas herramientas, muchas de las cuales podrían aplicarse a cualquier sector, pretenden mejorar la colaboración y la comunicación, crear un sentimiento de comunidad y hacer que los trabajadores de primera línea se sientan más valorados y conectados con sus organizaciones. "También vemos que las aplicaciones para trabajadores de primera línea ofrecen funciones que permiten a los trabajadores gestionar el tiempo libre, gestionar sus turnos u obtener información sobre su salario", añade.
Los trabajadores de primera línea no suelen tener la misma experiencia tecnológica que los empleados de oficina, afirma Mike Gotta, vicepresidente y analista de Gartner, que cubre el área de comunicación y colaboración.
"Por lo tanto, pueden sentirse fuera de onda y que no saben lo que está pasando [dentro de sus organizaciones]", anota Gotta. "Así que las empresas despliegan aplicaciones para sus trabajadores de primera línea que combinan comunicaciones internas e información de recursos humanos, como prestaciones, pagos y horarios de turnos, para que estos empleados sepan lo que está ocurriendo a nivel operativo. Estas aplicaciones son mecanismos de entrega para las comunicaciones de los empleados de las empresas, pero también suelen tener algunas capacidades de gestión del trabajo".
Algunas de estas aplicaciones proporcionan a los trabajadores listas de tareas y otra información para turnos específicos, junto con acceso a materiales de formación de la empresa. Muchas ofrecen integración con otro software empresarial, e incluyen componentes de seguimiento y análisis que pueden ayudar a los directivos a orientar a los trabajadores para aumentar la eficiencia y la productividad, así como mejorar la experiencia del cliente.
Según Dion Hinchcliffe, vicepresidente y analista principal de Constellation Research, los precios de las aplicaciones para trabajadores de primera línea suelen oscilar entre 5 y 15 dólares al mes por usuario, y algunas aplicaciones especializadas tienen un precio de 20 dólares al mes por usuario.
"Las startups que ofrecen aplicaciones para trabajadores de primera línea han dedicado mucho tiempo a reflexionar sobre el problema y creen que han encontrado soluciones decisivas", afirma Hinchcliffe.
Todo su sustento depende de ofrecer a los clientes herramientas mucho mejores que las de los principales proveedores que añaden funciones dirigidas a los trabajadores de primera línea a sus productos existentes, como Microsoft que añadió funciones de trabajador de primera línea a Microsoft Teams, sostiene. "Estas herramientas suelen ser de un poco mejor a mucho mejor que el puñado de funciones que añaden los principales proveedores".
Tipos populares de aplicaciones para trabajadores de primera línea
Hoy en día existen multitud de aplicaciones para trabajadores de primera línea. Algunas están orientadas a sectores verticales específicos, como la sanidad o la industria manufacturera, pero muchas otras pueden utilizarse en todos los sectores. A continuación, se presentan algunos de los tipos más comunes de aplicaciones para trabajadores de primera línea, con algunos ejemplos de cada una. Esta lista no es en absoluto exhaustiva, y tenga en cuenta que muchas aplicaciones ofrecen una variedad de funciones y, por lo tanto, abarcan varias categorías.
Aplicaciones de planificación / control del tiempo / gestión del trabajo: Aunque la mayoría de las aplicaciones de control horario ofrecen un seguimiento básico de las horas que trabajan los empleados de primera línea, algunas ofrecen herramientas más avanzadas para medir el trabajo realizado durante un periodo de tiempo específico. Algunos programas de control horario pueden generar automáticamente facturas en función de la cantidad de trabajo realizado y el tiempo que ha llevado, y la mayoría pueden integrarse con nóminas y otros sistemas empresariales. El software también puede ayudar a las empresas a realizar estimaciones de costos de tareas y proyectos, y muchas aplicaciones incluyen funciones de programación de empleados, así como otras herramientas de gestión de trabajo y proyectos.
Algunos ejemplos son:
- Clockify: Una aplicación gratuita de control horario y hoja de horas que los trabajadores de primera línea y otros empleados pueden utilizar para realizar un seguimiento de sus horas de trabajo y clasificarlas para cada proyecto. La aplicación también ofrece a los trabajadores información sobre su asistencia y tiempo libre remunerado. Las empresas pueden actualizarse a uno de los cuatro planes de pago de Clockify, que ofrecen funciones más avanzadas que la versión gratuita, como facturación, programación de empleados, registro de gastos y análisis. Clockify se integra con más de 80 aplicaciones web, incluyendo Jira, Microsoft Teams y Google Docs, por lo que los trabajadores de primera línea pueden realizar un seguimiento de su tiempo dentro de esas otras aplicaciones.
- ClockShark: Software de programación y seguimiento del tiempo basado en la nube que ayuda a las empresas de diversos sectores, como la construcción, la sanidad, el comercio minorista y el sector inmobiliario, a realizar un seguimiento del tiempo de sus trabajadores de primera línea. Entre las funciones de ClockShark se incluyen la programación de horarios de los empleados, el control de presencia, las alertas por correo electrónico, la geolocalización, los informes y la posibilidad de compartir información laboral (como las indicaciones para llegar al lugar de trabajo) con los empleados a través de la aplicación móvil. ClockShark también permite a las empresas crear presupuestos y facturas para trabajos específicos, así como aceptar pagos.
- When I Work: Una app de programación, seguimiento del tiempo y mensajería que permite a los empleados de primera línea ver sus horarios, ver quién más está trabajando, intercambiar turnos con otros trabajadores cualificados, fichar a la entrada y a la salida y chatear entre ellos en tiempo real. Los jefes utilizan la aplicación para programar los horarios de los trabajadores, responder a las solicitudes de tiempo libre e intercambio de turnos, y comunicarse con los equipos a través de mensajes individuales, de grupo o de difusión. Otras funciones son los informes y previsiones laborales, la programación automatizada, la prevención de horas extra y la integración de nóminas.
Comunicaciones / Aplicaciones de RRHH: Las aplicaciones de comunicación con los empleados garantizan que todos los trabajadores puedan acceder a la información que necesitan para hacer su trabajo y ser más productivos. Las empresas pueden utilizar estas aplicaciones para llegar tanto a sus trabajadores de primera línea como a los de oficina y mantenerlos informados sobre las actividades de la empresa. Las aplicaciones permiten a las empresas planificar, crear y enviar comunicaciones internas a todos sus trabajadores, así como personalizar la información para grupos específicos de empleados.
Las aplicaciones también fomentan las opiniones de los empleados a través de chats, comentarios y encuestas, y a menudo se integran con los sistemas de recursos humanos para facilitar el acceso a la incorporación/desincorporación, las nóminas y otras funciones. Estas herramientas ayudan a las empresas a mejorar el compromiso de la plantilla y la experiencia de los empleados creando un sentimiento de comunidad y ayudando a los trabajadores de primera línea a sentirse más conectados con sus colegas.
Algunos ejemplos son:
- Beekeeper: Ofrece a los trabajadores de primera línea y de oficina acceso a la formación, los horarios de los turnos, la incorporación y la baja, los recibos de sueldo, las listas de comprobación de seguridad, los anuncios, las solicitudes de tiempo libre retribuido, etc. Beekeeper permite a las organizaciones llegar instantáneamente a todos los empleados en todos los turnos, departamentos, ubicaciones o idiomas a través de video o voz. Los trabajadores se comunican directamente y comparten información con sus compañeros a través del chat. Las empresas pueden utilizar la aplicación de comunicación en equipo de Beekeeper para recoger las opiniones de los empleados en tiempo real.
- Blink: Esta app gira en torno a un feed social que permite a todos los empleados, incluidos los de primera línea, sentirse parte de los equipos de sus empresas. Tanto si están en la oficina como sobre el terreno, los empleados tienen el mismo acceso a encuestas, información de recursos humanos, archivos compartidos y calendarios de empresa. Las organizaciones pueden utilizar el feed para comunicar noticias, videos, mensajes relevantes, documentos y contenidos de formación. Blink también ofrece una aplicación de programación para empleados, gestión segura de documentos y una biblioteca de microaplicaciones.
- LumApps: LumApps es una plataforma de experiencia del empleado que permite a las empresas comunicarse mejor con sus empleados de primera línea y de oficina, independientemente del dispositivo, el idioma o la ubicación, garantizando que todos los empleados reciban los anuncios clave de la empresa. Funciones como un portal de incorporación, un centro de reconocimiento y comunidades impulsan la cultura corporativa y fomentan la colaboración, facilitando a los empleados el acceso a la información y las herramientas que necesitan para sentirse parte del equipo. Los trabajadores pueden unirse a proyectos, seguir a compañeros y recibir notificaciones sobre temas de su interés.
Aplicaciones de aprendizaje y desarrollo: Estas aplicaciones ofrecen programas e iniciativas de formación y desarrollo para trabajadores de primera línea en sectores como la educación, la sanidad, la hostelería, la alimentación y el comercio minorista, entre otros. Los programas de formación ofrecen formación contextual en formato de bocado que los trabajadores de primera línea pueden adaptar a su jornada laboral. Los programas de formación móviles facilitan el acceso a la formación a los trabajadores de primera línea.
Algunos ejemplos son:
- eduMe: eduMe es una herramienta de formación móvil que permite a las empresas crear contenidos de aprendizaje fáciles de entender, y enviarlos directamente a los dispositivos móviles de sus trabajadores de primera línea. Las organizaciones pueden utilizar eduMe para incorporar y formar rápidamente a sus empleados de primera línea, y luego seguir enseñándoles nuevas habilidades. La aplicación proporciona a los trabajadores de primera línea las habilidades y conocimientos que necesitan para tener éxito a través de mensajes, contenidos de aprendizaje en formato de bocado, videos y encuestas.
- Kallidus Learn LMS: El sistema de gestión del aprendizaje Kallidus reúne el aprendizaje en línea, móvil, presencial y social en una única plataforma. Kallidus es ideal para los ocupados trabajadores de primera línea porque les anima a aprender por su cuenta en el momento que más les convenga. Los empleados de primera línea pueden acceder desde sus teléfonos o tabletas a toda la información que necesitan para mejorar su carrera profesional y la experiencia del cliente.
- Prodigy EMS: Esta aplicación fue diseñada para guiar a los técnicos de emergencias médicas de primera línea a través del proceso de recertificación. Prodigy EMS también ofrece cursos para todas las áreas de formación, incluida la incorporación de nuevos empleados, la formación anual y la recuperación. La plataforma incluye formación en directo y a petición impartida por un instructor, complementada con materiales para mejorar el aprendizaje. Prodigy EMS permite a las organizaciones ofrecer a los trabajadores de primera línea contenidos actualizados e impartidos por instructores expertos en servicios médicos de emergencia mediante informes de atención a pacientes y vídeos de pacientes reales.
Herramientas de orientación remota de expertos: Las soluciones de orientación de expertos a distancia son herramientas de colaboración que conectan virtualmente a los trabajadores industriales y de servicios de campo con expertos en la materia (PYMES) para ofrecerles orientación y asistencia a distancia. Estas aplicaciones combinan chat con audio, video en directo, intercambio de archivos y anotaciones de realidad aumentada para ayudar a los trabajadores sobre el terreno o en la planta de fabricación a colaborar con los expertos y otros compañeros a través de dispositivos móviles y portátiles para solucionar problemas.
Por ejemplo, con la cámara de un teléfono o una tableta, un experto de la oficina puede ver en directo el entorno del trabajador sobre el terreno y la tarea que está realizando. Esto permite a la PYME guiar verbalmente al empleado al tiempo que proporciona indicaciones visuales que se superponen a la vista del trabajador sobre el terreno, ayudándole a completar el trabajo con seguridad y precisión.
Algunos ejemplos son:
- Help Lightning: Este software de realidad aumentada se centra en la asistencia remota, incluidos los servicios de colaboración de video que permiten a los expertos de una organización en la oficina trabajar virtualmente con los trabajadores sobre el terreno en cualquier parte del mundo. La tecnología de asistencia visual remota de la aplicación permite a los técnicos compartir una visión en tiempo real de lo que está ocurriendo independientemente de dónde se encuentren, lo que mejora la eficiencia y reduce las fallas de comunicación. También permite a los empleados cualificados formar virtualmente a nuevos técnicos de campo en habilidades críticas.
- Librestream Onsight Connect: Esta aplicación, una solución de realidad aumentada para expertos remotos, ofrece a los trabajadores de primera línea acceso instantáneo al contenido, las personas, los datos y la orientación que necesitan en cualquier dispositivo y entorno para solucionar y resolver problemas sobre el terreno. Onsight Connect comparte de forma segura audio, video en directo, audio, imágenes de alta resolución y texto entre equipos, incluso si el ancho de banda es limitado.
- TeamViewer Frontline: TeamViewer Frontline, una aplicación de realidad aumentada totalmente integrada, permite a las empresas coordinar sus plantillas, gestionar tareas y dispositivos desde un punto central y solucionar problemas en tiempo real. Los trabajadores industriales y los empleados sobre el terreno reciben al instante orientación remota de expertos a través de videollamadas asistidas por realidad aumentada.
Basado en el artículo de Linda Rosencrance (Computerworld) y editado por CIO Perú