Qué es la nueva app Microsoft Loop y qué puede hacer con ella

[20/07/2023] Desde que anunció su aplicación de colaboración Loop a finales del 2021, Microsoft ha estado implementando algunas de sus funciones en aplicaciones de Microsoft 365 como Teams y Outlook. Pero la propia aplicación Loop ha estado en beta privada. Eso cambió en marzo, cuando la compañía lanzó la aplicación Loop en vista previa pública.

Loop es una aplicación en línea que se utiliza a través de un navegador web. También está disponible como aplicación móvil para Android o iOS, con una funcionalidad más limitada. Aunque cualquier persona con una cuenta Microsoft puede registrarse para probar Loop (al menos por ahora), algunas funciones pueden no estar disponibles sin una suscripción a Microsoft 365. También tenga en cuenta que, si tiene una cuenta Microsoft de trabajo o escuela, su administrador tendrá que habilitar la aplicación Loop para su organización antes de que pueda usarla.

Veamos la aplicación Loop y cómo puede utilizarla para colaborar con su equipo. Tenga en cuenta que las versiones preliminares de las aplicaciones web y móvil pueden ser inestables, y las características pueden cambiar antes de que las aplicaciones se lancen oficialmente.

¿Qué es Microsoft Loop?

Microsoft Loop es una nueva aplicación de productividad que permite a los suscriptores de Microsoft 365 compartir fragmentos de contenido portátiles y gestionarlos en un espacio de colaboración. Loop consta de tres elementos principales: Los componentes de Loop, las páginas de Loop y los espacios de trabajo de Loop.

Los componentes de Loop son tarjetas o fragmentos de texto portátiles -listas, tablas, párrafos u otros formatos- que pueden compartirse con otras personas para colaborar. Pueden incrustarse en varias aplicaciones de Microsoft 365, como Teams y Outlook, y cualquier cambio realizado en un componente en una ubicación aparece inmediatamente en todas las demás ubicaciones. De este modo, todo el mundo dispone siempre de la versión más reciente del componente, independientemente de la aplicación en la que esté trabajando.

Las páginas Loop son lienzos digitales compartidos que permiten añadir componentes Loop y otros elementos como texto, imágenes e información relacionada. Sus compañeros de trabajo pueden colaborar con usted en las páginas que haya compartido con ellos, y todos los cambios se sincronizan en tiempo real.

Los espacios de trabajo de Loop son espacios virtuales en los que puede agrupar páginas relacionadas. Puede compartir un espacio de trabajo con sus compañeros para que puedan colaborar con usted en las páginas que contiene. Por ejemplo, puede crear un espacio de trabajo para un proyecto en el que esté trabajando su equipo. Este espacio de trabajo del proyecto podría incluir varias páginas para el proyecto, como una página de planificación del proyecto, un resumen del proyecto, notas de reuniones, un rastreador de problemas, etc.

En este artículo nos centraremos en la configuración de páginas y espacios de trabajo en la aplicación Loop. He aquí cómo empezar a utilizar la aplicación:

Cree un espacio de trabajo

• Añada una o más páginas a su espacio de trabajo.
• Añada texto y otros elementos, incluidos componentes de Loop, a una página.
• Comparta una página o espacio de trabajo con sus compañeros para que puedan colaborar con usted en ella.

Crear un espacio de trabajo en Loop: En la página de inicio de la aplicación web Loop, haga clic en el botón + de la parte superior derecha. En el panel que se abre, escriba un nombre para su nuevo espacio de trabajo.

Puede cambiar la imagen de portada del espacio de trabajo haciendo clic en ella y seleccionando otra de una galería de imágenes y colores. También puede seleccionar un emoticon para que sirva de ícono de su espacio de trabajo haciendo clic en el botón cuadrado + situado a la izquierda del cuadro de entrada del título del espacio de trabajo.

Cuando haya escrito un nombre y realizado el resto de seleccione, haga clic en Crear.

Creación de páginas Loop: Una vez creado el espacio de trabajo, se abrirá la primera página. En la línea "Página sin título", escriba un nombre para esta página. Puede seleccionar un emoticon como ícono de la página haciendo clic en Añadir ícono. Y puede añadir una imagen de portada para la página haciendo clic en Añadir portada y seleccionando una de una galería de imágenes y colores.

Añadir texto y otros elementos: En el área "Solo empiece a escribir...", escriba texto o escriba / para ver una lista de elementos que puede añadir a la página, incluidos encabezados, tablas, listas de comprobación, rastreadores de progreso, imágenes y mucho más. Para etiquetar a un compañero de trabajo, escriba @, empiece a escribir su nombre y, a continuación, seleccione su nombre entre los resultados que aparecen.

Utilizar una plantilla: A lo largo de la parte inferior de cualquier página nueva hay miniaturas de plantillas como Informe del proyecto, Decisión del equipo, Notas de reunión, etc. En lugar de empezar una página desde cero, puede seleccionar una de estas plantillas para aplicar un diseño prediseñado a su página. Cada plantilla contiene varios elementos relevantes que puede personalizar según sus necesidades, y siempre puede añadir más elementos y texto según sea necesario. Haga clic en Explorar otras plantillas debajo de las miniaturas para abrir una galería con más diseños entre los que elegir.

Convierta un elemento en un componente de Loop: Puede seleccionar cualquier elemento de su página para convertirlo en un componente de Loop que pueda compartirse y editarse en otras apps de Microsoft 365. Por ejemplo, puede convertir un elemento de tabla de su página en un componente de Loop y, a continuación, incrustar la tabla en otra aplicación M365, como un correo electrónico de Outlook o un chat de Teams, de modo que los cambios aparezcan en tiempo real dondequiera que se visualice el componente.

Haga clic en el elemento para seleccionarlo y, a continuación, haga clic en el ícono de seis puntos que aparece a la izquierda o en la parte superior izquierda del elemento. En el menú que se abre, seleccione Crear componente de Loop.

El elemento tendrá una línea dibujada a su alrededor con el logotipo de Loop en la parte superior izquierda para indicar que ahora es un componente de Loop. Para compartir el componente en otra aplicación, seleccione el ícono Copiar componente (dos cuadrados superpuestos) en la parte superior derecha del componente. A continuación, puede pegar el enlace del componente en un correo electrónico de Outlook o en un chat de Teams.

En el momento de escribir estas líneas, sólo Outlook, el chat de Teams y Whiteboard admiten componentes de Loop. Se espera que Loop se implemente pronto en los canales de Teams, OneNote y Word para la web.

Añadir más páginas y subpáginas

Puede seguir añadiendo páginas a su espacio de trabajo.

Añada otra página: En la barra lateral de la izquierda, haga clic en el botón + y, en el menú que se abre, seleccione Nueva página.

Añadir una subpágina: Puede añadir una página que se ramifique por debajo de otra página. En la barra lateral de la izquierda, haga clic en el ícono de tres puntos situado a la derecha de la página a la que desea añadir una subpágina. A continuación, en el menú que se abre, seleccione Nueva subpágina.

Crear páginas en la sección Ideas

En la parte superior izquierda de la barra lateral, hay una sección titulada "Ideas" en la que puede trabajar en una página antes de añadirla a un espacio de trabajo. Esto puede resultar útil si quiere añadir una página a un espacio de trabajo que ya va a compartir con sus compañeros de trabajo, pero aún no está preparado para que sus compañeros vean la página.

Cree una página en Ideas: Mueva el puntero sobre Ideas en la barra lateral y haga clic en el signo + que aparece a su derecha.

Añada una página de Ideas a un espacio de trabajo: Haga clic en Ideas en la barra lateral. Se abrirá una lista de las páginas de la sección Ideas en la ventana principal. Mueva el puntero sobre la página que desea añadir a un área de trabajo, haga clic en el ícono de tres puntos y, en el menú que se abre, seleccione Añadir al área de trabajo.

En el panel que se abre, haga clic en el nombre del espacio de trabajo en el que desea añadir la página. La página se añadirá como la última página del espacio de trabajo.

Restaurar una versión anterior de una página

La aplicación web Loop archiva varias versiones de una página a medida que usted y sus colaboradores realizan cambios en ella. Si decide que una página era mejor antes de que se le hicieran ciertos cambios, puede ver las versiones anteriores y restaurar una de ellas en su espacio de trabajo.

Con la página abierta, haga clic en el ícono de tres puntos de la parte superior derecha. En el menú que se abre, seleccione Historial de versiones. En la barra lateral de la derecha, haga clic en la fecha/hora de la versión anterior que desee ver. Esa versión aparecerá en la ventana principal. Haga clic en el botón Restaurar para sustituir la página por esta versión anterior.

Compartir un espacio de trabajo o una página de Loop

En la aplicación Loop, puede invitar a sus compañeros de trabajo a colaborar con usted en un espacio de trabajo o en una página individual. Si comparte un espacio de trabajo, cada persona a la que invite podrá ver y realizar cambios en cualquier página de ese espacio de trabajo. Si comparte una página, los colaboradores sólo podrán ver y editar esa página.

Compartir un espacio de trabajo: Hay dos formas de compartir un espacio de trabajo:

• Con cualquier página de ese espacio de trabajo abierta en la ventana principal: Haga clic en el botón Compartir situado en la parte superior derecha. En el menú que se abre, seleccione Espacio de trabajo.
• Desde la página de inicio de la aplicación web Bucle: Mueva el puntero sobre el espacio de trabajo que desea compartir, y haga clic en el ícono de tres puntos que aparece. En el menú que se abre, haga clic en Miembros.

En cualquier caso, se abre un panel en el que puede escribir las direcciones de correo electrónico o los nombres de las personas de los contactos de su cuenta Microsoft con las que desea colaborar. Cuando haya terminado de añadir nombres, haga clic en el botón Invitar. Recibirán por correo electrónico un enlace para acceder al espacio de trabajo.

Compartir una página: Puede compartir una página que esté en un espacio de trabajo o en la sección Ideas a través de uno de los dos tipos de enlaces siguientes:

• Como enlace web:Cuando usted o alguien a quien invite haga clic en este enlace, la página se abrirá en un navegador web.
• Como componente de Loop: Cuando usted o alguien a quien invite pega este enlace dentro de un correo electrónico de Outlook o un chat de Teams, la página se incrusta en él.

Puede compartir una página desde la ventana principal de Loop o desde la barra lateral de la izquierda.

Con la página abierta en la ventana principal: Para compartir la página como un enlace web, haga clic en el botón Compartir situado en la parte superior derecha y, en el menú que se abre, seleccione Enlace de página. En el panel que se abre, haga clic en el botón Copiar para copiar el enlace, que podrá pegar en un correo electrónico o chat.

Para compartir la página como componente de Loop, haga clic en Compartir > Componente de Loop o en el ícono de doble cuadrado situado a la izquierda del botón Compartir. En el panel que se abre, haga clic en el botón Copiar para copiar el enlace del componente, que puede pegar en un mensaje de Outlook o en un chat de Teams para incrustar allí la página.

En la barra lateral izquierda: También puede compartir una página sin tener que abrirla en la ventana principal. En la barra lateral de la izquierda, haga clic en el ícono de tres puntos situado a la derecha de la página que desea compartir. En el menú que se abre, haga clic en Compartir enlace de página o Compartir componente de Loop.

Cambiar los permisos de uso compartido de una página: Dependiendo del tipo de cuenta Microsoft que utilice y de cómo haya configurado los permisos de uso compartido el administrador de su cuenta de trabajo o de su centro de estudios, el acceso a la página que está compartiendo puede estar abierto a cualquier persona que tenga el enlace o restringido a las personas de su organización. Por defecto, quien tenga acceso podrá hacer cambios en su página. Puede cambiar quién tiene acceso y si puede editar o sólo ver la página.

En el panel que aparece, al seleccionar Compartir > Enlace de página o Compartir > Componente de Loop, no haga clic en el botón Copiar inmediatamente. En su lugar, haga clic en el texto que aparece debajo del enlace compartido: probablemente dirá Cualquiera con el enlace puede editar o Personas en [su organización] con el enlace pueden editar. Se abrirá el panel "Ajustes de compartición".

Dependiendo de su cuenta y de los permisos establecidos por su administrador, puede disponer de varias opciones para compartir: Cualquiera, Personas en [tu organización], Personas con acceso existente o Personas específicas. Las personas con acceso existente son aquellas a las que has etiquetado en la página con el comando @. Si elige Personas específicas, puede introducir direcciones de correo electrónico o nombres de contactos a los que quiera invitar a colaborar en la página.

Para cambiar los permisos de modo que cualquier persona con acceso a la página pueda verla, pero no editarla: En el panel "Ajustes de uso compartido", en "Más ajustes", haga clic en Puede editar y, en el menú desplegable que se abre, selecciona Puede ver.

Y, de nuevo, dependiendo de tu tipo de cuenta y de cómo esté configurada, puede haber dos opciones más que puede seleccionar. En primer lugar, puede establecer una fecha de caducidad para el enlace. Dejará de funcionar después de la fecha que elija. Y puede establecer una contraseña: cuando alguien haga clic en el enlace web a su página o pegue el enlace del componente Loop para ella, tendrá que introducir primero esta contraseña.

Después de realizar las selecciones, haga clic en el botón Aplicar situado en la parte inferior. Se generará el enlace personalizado a su página para copiarlo.

Gestión de sus espacios de trabajo y páginas Loop

Es fácil crear nuevos espacios de trabajo, navegar entre los espacios de trabajo y las páginas de Loop, y realizar otras acciones como renombrar o eliminar páginas y espacios de trabajo.

Crear un nuevo espacio de trabajo: Con una página abierta en la ventana principal, haga clic en el nombre de su espacio de trabajo en la barra lateral de la izquierda. En el menú que se abre, seleccione Nuevo espacio de trabajo.

Navegar a otro espacio de trabajo: Con una página abierta en la ventana principal, haga clic en el nombre de su espacio de trabajo en la barra lateral izquierda. En el menú que se abre, haga clic en el nombre de otro espacio de trabajo o seleccione Examinar todos los espacios de trabajo para ir a la página principal de Loop y seleccionar allí otro espacio de trabajo.

Cambiar el nombre o eliminar un espacio de trabajo: Vaya a la página de inicio de la aplicación web Loop, mueva el puntero sobre un espacio de trabajo y haga clic en el ícono de tres puntos que aparece. En el menú que se abre, haga clic en Cambiar nombre y estilo o en Eliminar.

Cambie el orden de las páginas de un espacio de trabajo: En la barra lateral izquierda, desplace el puntero sobre la página que desee mover. Mantenga pulsada la página, arrástrela hacia arriba o hacia abajo y déjela donde desee colocarla en su lista de páginas.

Cambiar el nombre o eliminar una página: En la barra lateral izquierda, mueva el puntero sobre una página y haga clic en el ícono de tres puntos que aparece. En el menú que se abre, haga clic en Cambiar nombre y estilo o en Eliminar.

Copiar una página a otro espacio de trabajo: En la barra lateral izquierda, mueva el puntero sobre una página y haga clic en el ícono de tres puntos que aparece. En el menú que se abre, haga clic en Añadir a espacio de trabajo y, a continuación, seleccione el nombre de otro espacio de trabajo que ya haya creado. Se añadirá una copia de esta página a ese espacio de trabajo.

Uso de la aplicación móvil Loop

La aplicación móvil Loop de Microsoft (para dispositivos Android e iOS) se encuentra en versión preliminar en el momento de redactar este documento. Permite ver las páginas de Loop creadas en la aplicación web, así como los componentes de Loop creados en las aplicaciones de Microsoft 365.

Puede abrir un espacio de trabajo creado en la aplicación web, y ver y editar las páginas que contiene. Sin embargo, la aplicación móvil no permite crear un espacio de trabajo ni añadir páginas a un espacio de trabajo.

También puede crear nuevas páginas utilizando la app móvil. Todos los elementos descritos anteriormente que puede añadir a una página de Loop mediante la aplicación web también están disponibles en la aplicación móvil. También puede compartir sus páginas y establecer permisos a través de la aplicación móvil.

Existen limitaciones adicionales en la aplicación móvil que varían en función de si utiliza la aplicación para Android o para iOS. Consulte las preguntas frecuentes sobre Loop móvil de Microsoft para obtener más información.

Basado en el artículo de Howard Wen (Computerworld) y editado por CIO Perú