Reportajes y análisis

8 formas de ser más productivo en Windows 11

[28/07/2023] Probablemente haya pasado mucho tiempo recopilando consejos de productividad para sus aplicaciones favoritas; al fin y al cabo, es ahí donde realiza la mayor parte de su trabajo. Sin embargo, si es como la mayoría de la gente, se las ha arreglado para encontrar su camino en Windows 11 pero ha pensado que no hay mucho que pueda hacer para mejorar su productividad en el propio sistema operativo.

No estamos de acuerdo. Hay muchas cosas que puede hacer para que su trabajo sea más productivo con Windows 11, sólo que la mayoría están ocultas. Hemos profundizado en el sistema operativo y hemos dado con estos útiles consejos de productividad.

1. Concéntrese con las sesiones de enfoque

El mayor obstáculo para la productividad de los trabajadores de oficina es uno que ha empeorado drásticamente con la tecnología: Muchos de nosotros somos incapaces de concentrarnos en una tarea a la vez, acosados constantemente por las distracciones que siempre están a mano cuando trabaja con una computadora. Si se siente incapaz de concentrarse en una sola tarea en su computadora, únase al club. A todos nos pasa.

La función Sesiones Focus de Windows 11 puede ayudarle. Active el modo No molestar de Windows 11, que desactiva todas las notificaciones de Windows. Además, las aplicaciones de la barra de tareas no parpadearán si requieren una respuesta. Las notificaciones de insignia de las aplicaciones de la barra de tareas también se desactivan.

Una sesión Focus utiliza el Reloj de Windows para permitirle establecer un límite de tiempo para la sesión. De esta forma, no se distraerá preocupándose por cuánto tiempo quiere que dure la sesión de no molestar. Y si la música de fondo le ayuda a trabajar, también puede hacer que Spotify reproduzca la música que especifique durante el tiempo que dure la sesión.

Para utilizar las sesiones Focus:

Ejecute la aplicación Reloj de Windows 11. La forma más sencilla es escribir reloj en el cuadro de búsqueda y, a continuación, hacer clic en la aplicación Reloj que aparece.
Haga clic en Sesiones Focus. Si es la primera vez que la utiliza, haga clic en el botón Comenzar.
Aparecerá la página Sesiones de enfoque. En el área "Prepárese para concentrarse", seleccione cuánto quiere que dure la sesión. Si elige menos de 30 minutos, la sesión no tendrá pausa. Si elige 30 minutos o más, tendrá pausas breves. Si no desea pausas, haga clic en la casilla Omitir pausas.

Si quiere utilizar Microsoft To Do y elegir tareas de su lista To Do, asegúrese de haber iniciado sesión en su cuenta Microsoft, haga clic con el botón derecho del mouse en el menú de tres puntos del área To Do y haga clic en Abrir en To Do. Se conectará a su lista de tareas.
Si quiere reproducir música, haga clic en Vincular tu Spotify y siga las instrucciones para vincular su cuenta de Spotify y reproducir música.

Cuando haya terminado, haga clic en Iniciar sesión Focus y póngase manos a la obra. Si quiere establecer un objetivo diario de duración de las sesiones de enfoque, haga clic con el botón derecho del mouse en el menú de tres puntos del área "Progreso diario". A partir de ahora, cada vez que inicie una sesión de Focus, verá con qué frecuencia ha alcanzado su objetivo diario.

2. Teclee con su voz

¿Es usted un mecanógrafo rápido? Por muy rápido que sea, es poco probable que pueda escribir a la velocidad del pensamiento o del habla. Y cuanto más rápido escriba, más errores cometerá.

Una forma estupenda de ser más productivo con el teclado es hacer que la computadora escriba por usted utilizando la función de escritura por voz de Windows 11. Mantenga pulsada la tecla de Windows + H para llamar al mecanógrafo de voz integrado de Windows. Haga clic en el ícono del micrófono que aparece y empiece a hablar. Tenga en cuenta que la primera vez que lo utilice, Windows instalará un software de reconocimiento de voz para mejorar su rendimiento.

Le sorprenderá lo rápido y preciso que es si habla con voz clara. Sin embargo, hay que tener en cuenta algunas cosas al utilizarlo. Una de ellas es que a veces se produce un desfase entre el momento en que habla y el momento en que se escriben sus palabras. Así que, si no ve las palabras al instante en la pantalla, no las repita; si lo hace, se escribirán dos veces.

Además, si intenta editar el texto durante la sesión, por ejemplo, borrando texto o insertando párrafos, la sesión terminará automáticamente. Tendrá que volver a activar la escritura por voz.

Tampoco utilizará automáticamente los signos de puntuación. No pondrá un punto al final de una frase, ni comas en medio de las frases. Sin embargo, hay una forma de hacer que escriba los signos de puntuación. Haga clic en el ícono de configuración situado a la izquierda del micrófono y activa el control deslizante en la sección "Puntuación automática". A continuación, puede decir "punto" para que escriba un punto; "coma" para que escriba una coma, y así sucesivamente.

Si quiere utilizar la escritura por voz en cuadros de texto dentro de Windows (como dentro de un cuadro de diálogo), active el control deslizante junto a "Iniciador de escritura por voz".

3. Utilizar Teams a través de la barra de tareas

Microsoft afirma que, en marzo del 2023, su software de colaboración Teams tenía más de 300 millones de usuarios activos mensuales en todo el mundo. Si usted es una de esas personas, Windows 11 tiene un rápido y fácil refuerzo de la productividad: haga clic en el ícono de Teams en la barra de tareas (se parece a una cámara de video) para lanzarlo. También puede utilizar la combinación de teclas Windows + C.

Cuando inicies Teams de esta forma, verá una ventana que muestra su actividad más reciente en Teams. Haga clic en Reunirse para iniciar una videollamada o en Chat para iniciar una conversación de texto. Para iniciar la aplicación Teams completa en lugar de esta versión reducida, haga clic en Abrir Microsoft Teams.

4. Copiar y pegar como un profesional

Durante décadas, el Portapapeles de Windows ha sido un cerebro muerto. Copiaba algo en él, pegaba ese clip en una aplicación y listo. La siguiente vez que copiaba un clip en él, el anterior desaparecía.

Pero ahora no. Microsoft lo ha mejorado. Ahora almacena varios clips y le permite previsualizarlos y elegir cuál quieres pegar en un documento. También puede almacenar clips de forma permanente, lo que es una buena manera de guardar texto repetitivo que puede pegar en documentos o correos electrónicos, o almacenar un gráfico de su firma para firmar documentos digitalmente.

Incluso puede sincronizar el historial del Portapapeles en varios dispositivos Windows: Vaya a Configuración > Sistema > Portapapeles. En la sección "Historial del Portapapeles", asegúrese de que el control deslizante esté activado. En la sección "Sincronizar entre dispositivos", active o desactive el control deslizante.

Copie elementos en el Portapapeles de todas las formas a las que esté acostumbrado, como pulsando Ctrl + C, haciendo clic con el botón derecho en una imagen de la web y seleccionando Copiar imagen en el menú que aparece, etcétera. Puede seguir copiando elementos y el Portapapeles seguirá guardándolos como clips individuales. No hay un límite fijo para el número de clips que puede guardar: depende de la memoria que tenga y de la cantidad total de datos que contengan todos los clips guardados. Sin embargo, cada clip tiene un tamaño máximo de 4MB.

Una vez copiados los clips en el Portapapeles, puedes desplazarse por ellos, previsualizarlos y elegir cuáles quieres pegar en un documento. Para verlos, pulsa la tecla Windows + V. Aparece una pequeña ventana con los clips que ha pegado en el Portapapeles. Desplácese por ellos y, cuando encuentre el clip que quiere pegar, haz clic en él. Si sólo quiere pegar el clip más reciente en un documento, pulsa Ctrl + V.

Si ha elegido sincronizar los clips, estarán disponibles en el Portapapeles de todos los demás dispositivos Windows 11 o 10 que elija sincronizar.

El Portapapeles tiene otros trucos en la manga, con íconos en la parte superior para pegar emoji, kaomoji, GIF populares de Internet y símbolos.

Sus clips se borran cuando apaga la PC. Pero puede guardar algunos de forma permanente. Pulse la tecla de Windows + V para abrir el Portapapeles, haga clic en el ícono de tres puntos de la parte superior derecha de cualquier clip y selecciona Anclar. De este modo, el clip quedará anclado al Portapapeles de forma permanente hasta que lo desancle.

También puede limpiar manualmente el Portapapeles eliminando clips individuales o eliminándolos todos a la vez. Para eliminar un clip individual, haga clic en el ícono de tres puntos situado en la parte superior derecha y seleccione Eliminar. Para eliminar todos los clips del Portapapeles, haga clic en el ícono de tres puntos situado en la parte superior derecha de cualquier clip y seleccione Borrar todo. Los clips anclados no se borrarán a menos que los borre individualmente.

5. Potencie Windows 11 con PowerToys

Los aficionados a los cacharros de Windows y los buscadores de productividad recordarán probablemente los PowerToys de Windows, lanzados por primera vez para Windows 95 varios años antes del cambio de siglo. Las PowerToys eran pequeñas utilidades gratuitas de Microsoft que permitían ajustar, personalizar y potenciar Windows de innumerables maneras. Mal utilizadas, podían hacer perder muchas horas improductivas pero agradables. Si se utilizan correctamente, pueden ser un gran potenciador de la productividad de Windows, sobre todo para pequeñas tareas que pueden ocupar gran parte de su tiempo.

Después de actualizar PowerToys para Windows XP, Microsoft los abandonó inexplicablemente en Windows Vista, Windows 7 y Windows 8/8.1. No fue hasta septiembre del 2019, cuatro años después del lanzamiento de Windows 10, que se actualizaron para Windows 10, y luego para Windows 11 cuando se lanzó.

Hoy en día es difícil saber si referirse a PowerToys en singular o en plural; en su encarnación actual, PowerToys es una única app que contiene muchas miniherramientas útiles. La aplicación PowerToys no viene instalada en Windows 11, sino que se descarga gratuitamente. En el momento de escribir estas líneas, PowerToys incluye casi dos docenas de herramientas, y Microsoft añade otras nuevas con regularidad.

No hay espacio en este artículo para profundizar en cada herramienta, pero merece la pena probar varias para ver si le resultan útiles. Aquí tiene mis cinco favoritas:

Image Resizer: ¿Necesita cambiar el tamaño de varias fotos o imágenes de la misma forma de un plumazo? Con esta utilidad, sólo tienes que seleccionar las imágenes, elegir cómo quieres redimensionarlas y hacer clic.
Always on Top: ¿Se vuelve loco cuando está usando una aplicación de productividad como Word y Excel, mueve temporalmente el foco a otra ventana y la aplicación se oculta? Se acabó. Always on Top mantiene su aplicación de productividad en primer plano, incluso cuando cambia el foco.
Gestor de teclado: Los atajos de teclado son uno de los mayores impulsores de la productividad para hacer las cosas rápidamente. Si no hay suficientes para usted en Windows 11, esta herramienta le permite reasignar su teclado y crear atajos de teclado.
Pegar como texto sin formato: ¿Odias cuando copia texto de Internet, de una aplicación o de cualquier otro sitio y se lleva todo su formato? Esta herramienta le permite eliminar instantáneamente el formato para que pueda pegarlo como texto sin formato.
Utilidades para el mouse: Domine su mouse con estas utilidades: podrá hacer cosas como agitar el mouse para enfocar su puntero, dibujar cruces centradas alrededor del puntero, hacer que el puntero salte a cualquier parte de tu pantalla y mucho más.

6. Crear escritorios virtuales

Por lo general, utiliza su PC para muchos fines distintos. Por ejemplo, puede utilizar un conjunto de aplicaciones para crear presentaciones, otra para hacer videos y otra para investigar y escribir. O puede que tenga un conjunto de aplicaciones que suele utilizar cuando trabaja en la oficina y otro distinto cuando trabaja a distancia. Y, admitámoslo, puede que de vez en cuando quiera hacer algo no relacionado con el trabajo en su PC. Así que puede perder tiempo buscando las aplicaciones adecuadas para cada situación.

Los escritorios virtuales facilitan el uso de la PC para distintos fines. Puede crear múltiples escritorios con diferentes aplicaciones ejecutándose en cada uno por diferentes razones, como uno para trabajar en casa, otro para trabajar en la oficina, otro para jugar, etc.

Es muy sencillo. Haga clic en el ícono de ventanas superpuestas situado a la derecha del cuadro de búsqueda de la barra de tareas. Si aún no ha creado ningún escritorio virtual, la parte superior de la pantalla mostrará todas las ventanas abiertas en su escritorio, y la parte inferior de la pantalla mostrará "Escritorio 1" (que es su escritorio actual) y "Nuevo escritorio" con un signo + debajo. Para crear un nuevo escritorio, haga clic en el signo +. Aparecerá un nuevo escritorio, titulado "Escritorio 2". Haga clic en él para convertirlo en su escritorio y configúrelo como quiera.

Puede seguir creando nuevos escritorios de esta forma. Para pasar de uno a otro, haga clic en el ícono de las ventanas superpuestas y seleccione el que quiera utilizar. Puede configurar cada escritorio como quiera: por ejemplo, poniendo todos los íconos de las aplicaciones relacionadas con la oficina al alcance de la mano en uno, y todos los íconos para trabajar en casa en otro.

Para que le resulte más fácil diferenciarlos, puede cambiar el nombre de cada escritorio. Sólo tiene que hacer clic en su nombre (Escritorio 1, por ejemplo) y escribir el nuevo nombre que quiera.

7. Organice sus aplicaciones con Snap Layouts

Hay otra forma de mantener todas las aplicaciones relacionadas con una tarea en un solo lugar: utilizando la función Snap Layouts de Windows 11. Con ella, puede agrupar las ventanas abiertas en una de las media docenas de diseños de pantalla predefinidos. Por ejemplo, puede tener dos aplicaciones una al lado de la otra, ocupando cada una la mitad de la pantalla. O puede tener una aplicación a la izquierda y dos apiladas verticalmente a la derecha, o cuatro aplicaciones en una cuadrícula.

Para utilizar Snap Layouts, abra primero las aplicaciones que quiere que estén en un diseño. A continuación, pase el mouse por encima del ícono de maximizar de una aplicación, situado en la parte superior derecha de la ventana, entre los íconos de minimizar y cerrar. Aparecerá un panel con opciones de distribución. Elija el diseño que desee y la posición en la que quiere que esté la aplicación, y la ventana de la aplicación se ajustará a esa posición.

Al hacerlo, todas las demás aplicaciones abiertas se mostrarán dentro de una nueva ventana. Haga clic en cualquiera de esas aplicaciones para rellenar espacios en el resto del diseño. La agrupación se guarda como un Grupo Snap al que puede volver si ha abierto otras aplicaciones o minimizado alguna de las ventanas de las aplicaciones del grupo. Para volver al grupo, pase el mouse por encima del ícono de la barra de tareas de cualquiera de las aplicaciones de un grupo de ajuste. Verá miniaturas de todas las aplicaciones del grupo. Haga clic en la miniatura para volver al grupo.

8. Utilice el menú Inicio secreto

Escondidas en las entrañas de Windows 11 hay muchas herramientas potentes que pueden hacerle más productivo, como Conexiones de red para ver y gestionar sus conexiones a Internet; Administrador de dispositivos para gestionar sus dispositivos; Terminal (también llamado Windows PowerShell), con herramientas de línea de comandos extremadamente potentes, especialmente para profesionales de TI; Administrador de tareas para ayudar a que su PC sea más eficiente; y muchas otras.

Todo esto está muy bien, pero a menos que las utilice todo el tiempo, es fácil olvidar que existen. E incluso si recuerda que existen, a menudo no es fácil encontrarlas. Algunas están enterradas en lo más profundo de la aplicación Ajustes. Otras requieren que las ejecute desde una línea de comandos. Y otras pueden estar escondidas en un lugar que nunca encontrará.

Hay un truco para llegar a ellas: utilice lo que algunos llaman el menú Inicio secreto. Para abrirlo, haga clic con el botón derecho del mouse en el ícono de Windows situado a la izquierda del cuadro de búsqueda, o pulse la tecla Windows + X. Aparecerá un menú con una lista completa de estas herramientas. Haga clic en la herramienta que quiera utilizar y ponga manos a la obra.

Sugerencia adicional: Compruebe el lanzamiento de Windows Copilot

Microsoft ha estado incorporando capacidades de IA generativa a toda su línea de productos, incluido Windows, con una función llamada Windows Copilot. En el momento de escribir este artículo, aún no se había lanzado al público en general, pero así es como Microsoft describió Windows Copilot en una entrada de blog en la que anunciaba el asistente:

"Hace de cada usuario un usuario avanzado, ayudándole a tomar medidas, personalizar su configuración y conectarse sin problemas con sus aplicaciones favoritas... Por ejemplo, no sólo puedes copiar y pegar, sino también pedir a Windows Copilot que reescriba, resuma o explique su contenido".

Microsoft puso recientemente una versión preliminar de Windows Copilot a disposición de algunos miembros de su programa Windows Insider. Sin embargo, la compañía dejó claro que esta vista previa se centraba únicamente en la interfaz de usuario de Copilot, disponible a través de un panel derecho en la pantalla, y no en las características que Copilot tendrá finalmente.

Podría convertirse en un gran potenciador de la productividad... o no. Vuelva aquí para conocer más detalles cuando se lance.

Basado en el artículo de Preston Gralla (Computerworld) y editado por CIO Perú

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