[26/08/2023] Hay cientos de aplicaciones disponibles para Microsoft Teams que facilitan su trabajo y el de sus compañeros sin salir de la interfaz de Teams. Puede añadir una aplicación como pestaña en la parte superior de un canal o chat de grupo de Teams para que siempre esté disponible para usted y sus compañeros con un solo clic.
Hay aplicaciones de Teams para cada propósito empresarial, e incluso algunas adaptadas a sectores específicos. Algunas son aplicaciones de Microsoft, pero muchas son aplicaciones de terceros que integran servicios populares en Teams.
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En esta guía, le mostraremos algunas aplicaciones populares de Teams que le ayudarán a usted y a sus compañeros de trabajo a colaborar en documentos, notas, proyectos u otros contenidos.
Cómo encontrar y añadir aplicaciones de Teams
Abra un canal o chat y haga clic en el ícono + ("Añadir una pestaña") a la derecha de las pestañas que aparecen en la parte superior de la ventana principal. En el panel que se abre, verá varias apps sugeridas.
Haga clic en el ícono "Añadir una pestaña" en un canal o chat de Teams para ver las apps más populares que puede añadir.
Si la aplicación que quiere añadir ya aparece aquí, haga clic en su ícono. De lo contrario, escriba el nombre de la aplicación que desee en el cuadro "Buscar aplicaciones". O, si quiere buscar aplicaciones para añadirlas, haga clic en Ver todas o, en la parte inferior derecha de este panel, en Obtener más aplicaciones.
Una vez seleccionada una aplicación, en la mayoría de los casos aparecerá un panel con información sobre ella. Para añadirla, haga clic en el botón Añadir. Es posible que tenga que marcar una casilla para aceptar los términos y condiciones de la aplicación. Después puede que vea un panel que le pide información. Por ejemplo, si va a añadir una pestaña de Microsoft OneNote, se le preguntará si quiere crear una libreta nueva (y darle un nombre) o utilizar una ya existente. Cuando haya terminado, haga clic en el botón Guardar de la parte inferior derecha. La app se añadirá al canal o chat como una ficha.
Otra forma de encontrar y añadir aplicaciones es hacer clic en el ícono Aplicaciones del panel de navegación izquierdo de Teams. Verá una amplia lista de aplicaciones populares en la ventana principal, con categorías de aplicaciones por las que puede navegar a la izquierda. (Esta es la misma interfaz a la que accede si haces clic en el botón Obtener más aplicaciones en los pasos anteriores).
Navegando por más opciones de aplicaciones para Teams.
A partir de aquí, los pasos son básicamente los mismos que los anteriores (seleccionar una aplicación, ver su panel de información, hacer clic en Añadir, etc.), excepto que tendrá que seleccionar un canal o chat al que añadir la aplicación.
Tenga en cuenta que es posible que no pueda instalar todas las aplicaciones que vea. Algunas organizaciones restringen las aplicaciones que sus usuarios pueden instalar, y algunas aplicaciones requieren una licencia específica o una suscripción a un servicio de terceros.
Para desinstalar una aplicación: Haga clic en el ícono + de la parte superior del canal o chat. En el panel que se abre, haga clic en Gestionar sus aplicaciones en la parte inferior izquierda. Se abrirá una página con una lista de las aplicaciones añadidas a este canal o chat. Simplemente haga clic en el ícono de la papelera junto a la aplicación que deseas eliminar.
Es fácil eliminar aplicaciones de un canal o chat de Teams.
O, en la barra de navegación de la izquierda de Teams, haga clic en el ícono de tres puntos ("Más aplicaciones añadidas"). En el panel que se abre, haga clic con el botón derecho en el ícono de la aplicación que desea desinstalar y seleccione Desinstalar. Todas las pestañas de esa aplicación se eliminarán del chat o del canal.
Para empezar, veamos las siguientes aplicaciones.
Aplicaciones de colaboración documental
Estas aplicaciones le ayudan a usted y a sus compañeros de trabajo a colaborar en varios tipos de documentos en Teams.
Para documentos, hojas de cálculo y presentaciones: Aunque están integradas en Teams, verá que Word, Excel y PowerPoint aparecen como aplicaciones que puede añadir a un chat o canal. Cuando instala una de ellas, crea una pestaña de la aplicación que muestra un documento dentro de ella.
Por ejemplo, al instalar la aplicación PowerPoint, se abre un panel en el que puede seleccionar un archivo de PowerPoint almacenado en OneDrive en su cuenta de Microsoft 365. Se creará una pestaña de PowerPoint que mostrará un documento dentro de la aplicación. Se creará una instancia con pestañas de PowerPoint en el canal o chat, con el archivo de PowerPoint que seleccionó abierto en él. Usted y sus compañeros de trabajo en este canal o chat pueden colaborar en la hoja de cálculo como lo harían cuando utilizan PowerPoint fuera de Teams.
Colaboración en una presentación de PowerPoint en Teams.
Si el documento que desea está almacenado en su PC, primero debe cargarlo. Haga clic en la pestaña Archivos del canal y seleccione Cargar para iniciar este proceso. O, en la barra de navegación a la izquierda de Teams, haga clic en el ícono Archivos. En la parte superior de la página que se abre en la ventana principal, haga clic en Cargar. Una vez cargado el documento, siga los pasos anteriores para añadirlo como ficha a su canal o chat.
Haga clic en Cargar para cargar un archivo desde su PC a Teams.
También puede crear un nuevo documento de Word, Excel o PowerPoint en Teams, pero esta acción no crea automáticamente una ficha para él. Para crear un nuevo documento, haga clic en la pestaña Archivos del canal o chat y, a continuación, seleccione el botón Nuevo. Después de seguir los pasos que aparecen en pantalla para crear el documento, siga los pasos anteriores para añadirlo como pestaña a su canal.
Para PDFs: Adobe Acrobat y Foxit PDF Editor Cloud le permiten a usted y a sus compañeros de trabajo crear, colaborar y editar PDF dentro de una pestaña de Teams. Los planes para equipos de Foxit cuestan a partir de 129 dólares anuales por usuario. (La aplicación de Adobe es gratuita. Hay que pagar por las funciones premium, como eliminar y reordenar páginas, o añadir protección por contraseña. (Los planes para empresas de Adobe Acrobat cuestan a partir de 180 dólares al año por usuario.) Pero es una mejor oferta si usted y sus compañeros de trabajo sólo necesitan hacer pequeñas ediciones de los PDF.
Pestaña de Adobe Acrobat en Teams.
Aplicaciones de gestión de contenidos
Estas aplicaciones le ayudan a gestionar los documentos, activos multimedia y otros contenidos de su equipo en Teams.
Si usted y sus compañeros de trabajo colaboran en contenidos creativos utilizando el paquete de herramientas de Adobe (Illustrator, Photoshop, etc.), instale la aplicación Adobe Creative Cloud para que todos puedan trabajar juntos en Teams en una ilustración u otra imagen.
Puede gestionar sus activos de Creative Cloud desde Teams.
Microsoft OneDrive y SharePoint desempeñan un papel importante en la gestión de contenidos en Teams. En ellos se almacenan los archivos que se suben a un canal o chat. No hay muchas soluciones de almacenamiento en la nube de terceros que pueda utilizar con Teams como una aplicación instalada, pero Box es una que puede considerar. Este conocido servicio ha estado en el negocio durante casi dos décadas, con un fuerte enfoque empresarial durante la mayor parte de ese tiempo. El proveedor ofrece un plan gratuito con 10GB de almacenamiento; los planes de pago para equipos cuestan a partir de cinco dólares anuales por usuario.
Aplicaciones para tomar notas
Estas aplicaciones le ayudan a usted y a sus compañeros de trabajo a crear y colaborar en notas y cuadernos en Teams. En una nota puede escribir texto, crear listas de comprobación, dibujar diagramas, insertar imágenes y video, almacenar fragmentos de datos, etc. Las libretas contienen una o varias notas: una forma estupenda de recopilar y almacenar materiales e información para un proyecto de grupo.
La aplicación Microsoft OneNote para Teams está preinstalada. Al igual que con las aplicaciones Excel, PowerPoint y Word, seleccione un archivo almacenado en su cuenta de Microsoft 365; en este caso, se trata de un archivo de bloc de notas. Puede añadir todo el cuaderno, una sección dentro del cuaderno, o una página dentro de una sección como una instancia con pestañas de OneNote para que sus compañeros de trabajo colaboren en ella o la vean.
OneNote, de Microsoft, es un práctico bloc de notas digital para todo el equipo.
Como alternativa, Evernote ha sido siempre una de las aplicaciones más populares para tomar notas. Puedes usar su aplicación web gratis y pagar por funciones adicionales. (Los planes de pago empiezan en 130 dólares por año). La versión para Teams es de pago, pero incluye un mes de prueba gratuita).
Aplicaciones de colaboración con pizarra
Estas aplicaciones le ayudan a usted y a sus compañeros de trabajo a aportar ideas en Teams. A diferencia de las pizarras físicas, las pizarras digitales se conservan indefinidamente, por lo que puede consultarlas y ampliarlas con el tiempo. De este modo, se convierte en un documento evolutivo y no en una herramienta de brainstorming puntual.
La aplicación Whiteboard de Microsoft se integra bien con Teams. (Después de hacer clic en el icono +, busque "Microsoft Whiteboard" para instalarla en una pestaña).
Microsoft Whiteboard ofrece una pizarra digital persistente a la que su equipo puede acceder y ampliar con el tiempo.
Una característica que se agradece es la posibilidad de compartir una pizarra con pestañas durante una reunión de Teams o una llamada 1:1. Los participantes en la reunión pueden colaborar en la pizarra. Los participantes en la reunión pueden colaborar en la pizarra en tiempo real, y cuando vuelva a esa pestaña en Teams más tarde, todos los cambios realizados durante la reunión estarán allí.
Si la oferta de Microsoft le parece limitada (es una herramienta de pizarra bastante básica), existen muchas alternativas repletas de funciones que puede instalar en Teams. Figma, Miro y Mural son el trío de aplicaciones de pizarra mejor valoradas para Teams. Cada una puede utilizarse de forma gratuita y ofrece niveles de pago con más funciones.
Aplicaciones de gestión de proyectos
Estas aplicaciones le ayudan a gestionar proyectos con sus compañeros de trabajo en Teams.
Al igual que las pizarras, esta categoría ofrece muchas opciones. Probablemente lo mejor sea quedarse con aplicaciones conocidas y de gran prestigio como Asana, monday.com, Trello y Wrike. Las cuatro aplicaciones le permiten crear y gestionar proyectos, asignar y realizar el seguimiento de tareas, compartir información de proyectos, y obtener visualizaciones generales de sus proyectos desde Teams, agilizando su flujo de trabajo.
Cada una tiene sus adeptos, pero su elección final (o dos) puede reducirse simplemente a qué herramienta(s) de gestión de proyectos utiliza ya su empresa. Lo mejor es que las cuatro aplicaciones tienen planes gratuitos.
La aplicación Wrike le ayuda a seguir y gestionar proyectos de equipo en Teams.
Si usted o sus compañeros de trabajo aún no tienen una aplicación de planificación de proyectos favorita, quizá quieran probar la oferta de Microsoft, Tasks by Planner and To Do. Se trata de una herramienta sencilla que utiliza listas de tareas, pero que también proporciona gráficos para ayudarle a visualizar el progreso de sus proyectos.
Basado en el artículo de Howard Wen (Computerworld) y editado por CIO Perú