[30/08/2023] La gestión ágil de proyectos es una metodología utilizada principalmente en el desarrollo de software que favorece la flexibilidad y la colaboración, incorporando los comentarios de los clientes a lo largo del ciclo de vida del proyecto. La metodología adopta un enfoque iterativo del desarrollo, dividiendo el trabajo en ciclos pequeños y manejables llamados "sprints" para centrarse en la mejora continua en el desarrollo de un producto o servicio.
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Además de hacer hincapié en el desarrollo iterativo, en el que cada "sprint" da lugar a un incremento potencialmente despachable, la gestión ágil de proyectos incorpora equipos multifuncionales que trabajan en estrecha colaboración con las partes interesadas en un proceso que permite ajustes a medida que evolucionan los requisitos, y formaliza bucles de retroalimentación al final de cada "sprint".
Gestión ágil de proyectos frente a gestión tradicional
La gestión ágil de proyectos difiere de la gestión de proyectos tradicional, a menudo denominada cascada, en varios aspectos. Mientras que la cascada sigue un enfoque más rígido y lineal en el que los requisitos se recopilan por adelantado, el énfasis de la gestión ágil de proyectos en el desarrollo iterativo permite la adaptabilidad y la flexibilidad a lo largo del proceso. La metodología ágil de sprints también difiere de la gestión de proyectos tradicional, que suele avanzar en fases distintas, desde la recopilación de requisitos hasta la implementación y el despliegue.
El enfoque ágil de los comentarios de los clientes también permite una colaboración más continua con las partes interesadas para alinear mejor los entregables con las necesidades del usuario final. Mientras que la cascada suele dividir a los miembros del equipo en funciones aisladas, la gestión ágil de proyectos es interfuncional y los miembros del equipo suelen asumir más de una función distinta. Aunque la gestión ágil valora la documentación, no se hace tanto hincapié en ella como en la gestión de proyectos tradicional, en la que la documentación suele ser muy detallada y se prepara con antelación.
En comparación con la gestión de proyectos tradicional, la metodología ágil ofrece a los equipos de proyecto, patrocinadores, jefes de proyecto y clientes muchas ventajas específicas, entre ellas
- Despliegue más rápido de las soluciones
- Reducción del despilfarro gracias a la minimización de recursos
- Mayor flexibilidad y adaptabilidad al cambio
- Mayor éxito gracias a esfuerzos más centrados
- Tiempos de entrega más rápidos
- Detección más rápida de problemas y defectos
- Procesos de desarrollo optimizados
- Un marco de trabajo más ligero
- Control óptimo del proyecto
- Mayor atención a las necesidades específicas del cliente
- Mayor frecuencia de colaboración y retroalimentación
Cuándo utilizar la gestión ágil de proyectos
Sin embargo, como ocurre con cualquier otra metodología, Agile no es adecuada para todos los proyectos, por lo que siempre se recomienda la debida diligencia para identificar la mejor metodología para cada situación. La gestión ágil de proyectos es más eficaz cuando los requisitos de un proyecto no son totalmente discernibles desde el principio, o es probable que evolucionen a lo largo del proyecto. También es una buena opción cuando se necesita una retroalimentación periódica, o resulta beneficiosa para ajustar los resultados a las necesidades del cliente. La gestión ágil de proyectos también es una buena opción cuando el tiempo de comercialización es esencial o cuando se trata de proyectos de gran complejidad, ya que el enfoque iterativo e interfuncional permite a los equipos ofrecer soluciones más rápidamente y resolver los problemas a medida que surgen.
La metodología ágil puede no funcionar como se pretende si el cliente no tiene claros los objetivos, si el director del proyecto o el equipo no tienen experiencia, o si no funcionan bien bajo mucha presión. A lo largo del proceso de desarrollo, lo ágil favorece a los desarrolladores, los equipos de proyecto y los objetivos del cliente, pero no necesariamente la experiencia del usuario final. Debido a sus procesos menos formales y más flexibles, la metodología ágil no siempre es fácil de asimilar en organizaciones más grandes y tradicionales, en las que existen grandes dosis de rigidez o flexibilidad en los procesos, las políticas o los equipos. También puede plantear problemas cuando se utiliza con clientes que también tienen procesos o métodos operativos rígidos, o en proyectos sujetos a una regulación y documentación estrictas, con contratos y alcance fijos, o en entornos en los que no se cuenta con la opinión de las partes interesadas o en los que es probable que la participación de éstas encuentre resistencia.
Ventajas de la metodología ágil
La metodología ágil se desarrolló originalmente en el sector del software para agilizar y mejorar el proceso de desarrollo con el fin de detectar y corregir rápidamente los problemas y defectos. Proporciona una forma para que los desarrolladores y los equipos entreguen un producto mejor, de una manera más rápida, a través de sesiones/impresiones cortas, iterativas e interactivas. En la era de la transformación digital, en la que muchas empresas están migrando a un lugar de trabajo digital, la metodología ágil es perfecta para las organizaciones que buscan transformar su forma de gestionar proyectos y operar en su conjunto. Agile puede ayudar a garantizar la alineación metodológica y de procesos en toda la empresa. En términos de beneficios empresariales, tanto el lugar de trabajo digital como ágil, proporcionan:
- Mayor flexibilidad
- Mayor productividad
- Mayor transparencia
- Entregables de mayor calidad
- Menor riesgo de incumplimiento de objetivos
- Mayor compromiso y satisfacción de las partes interesadas
Principios de gestión ágil de proyectos
Hay 12 principios clave que siguen guiando la gestión ágil de proyectos en la actualidad:
- La satisfacción del cliente es siempre la máxima prioridad y se consigue mediante una entrega rápida y continua.
- Los entornos cambiantes se adoptan en cualquier fase del proceso para ofrecer al cliente una ventaja competitiva.
- El producto o servicio se entrega con mayor frecuencia.
- Las partes interesadas y los desarrolladores colaboran estrechamente a diario.
- Todas las partes interesadas y los miembros del equipo permanecen motivados para obtener resultados óptimos en el proyecto, mientras que los equipos cuentan con todas las herramientas y el apoyo necesarios, y se confía en ellos para cumplir los objetivos del proyecto.
- Las reuniones cara a cara se consideran el formato más eficiente y eficaz para el éxito del proyecto.
- El producto final es la medida definitiva del éxito.
- El desarrollo sostenible se consigue mediante procesos ágiles en los que los equipos de desarrollo y las partes interesadas son capaces de mantener un ritmo constante y continuo.
- La agilidad se potencia mediante un enfoque continuo en la excelencia técnica y el diseño adecuado.
- La simplicidad es un elemento esencial.
- Los equipos autoorganizados tienen más probabilidades de desarrollar las mejores arquitecturas y diseños y de cumplir los requisitos.
- Los equipos aprovechan los intervalos regulares para mejorar la eficiencia mediante comportamientos de ajuste.
Obstáculos organizativos para adoptar la agilidad
Las organizaciones que quieren adoptar la agilidad en la gestión de proyectos pueden encontrarse con una serie de obstáculos comunes, como los siguientes:
- Una estructura o cultura empresarial que no apoya adecuadamente la agilidad: Aunque los equipos de proyecto pueden estar preparados para el desarrollo ágil, el resto de la empresa puede no estar de acuerdo. Los patrocinadores, ejecutivos y líderes funcionales también deben aceptar y apoyar el desarrollo ágil para que sea realmente eficaz.
- Comprensión poco clara del impacto en los objetivos empresariales generales: La mera ejecución de proyectos con metodología ágil no basta para obtener los beneficios deseados. Los proyectos pueden seguir ejecutándose de forma que no proporcionen a toda la empresa los resultados que ayuden a lograr un crecimiento sostenible. La alineación estratégica sigue siendo fundamental.
- Ciclos de pruebas apresurados: Los sprints pueden crear un riesgo de ciclos de pruebas apresurados. En el proceso de intentar realizar los sprints lo antes posible, los equipos pueden centrarse más en los plazos y pasar por alto aspectos sencillos del ciclo de pruebas, lo que puede tener repercusiones importantes. Los defectos pueden pasar desapercibidos o detectarse demasiado tarde.
- Conocimientos ágiles limitados: Aunque la agilidad se está arraigando rápidamente, los mejores talentos ágiles pueden ser difíciles de encontrar y atraer. Un talento ágil limitado se traduce en beneficios limitados para las empresas que desean ejecutar proyectos con esta metodología.
Metodologías ágiles populares
Dentro de lo ágil hay algunos métodos populares o de uso frecuente, siendo Scrum, Kanban y Lean los más populares. Algunos métodos ágiles incluyen:
- Scrum
- Kanban
- Lean (LN)
- Dynamic System Development Model, (DSDM)
- Extreme Programming (XP)
- Crystal
- Adaptive software development (ASD)
- Agile Unified Process (AUP)
- Crystal Clear methods
- Disciplined agile delivery
- Feature-driven development (FDD)
- Scrumban
- RAD (Rapid Application Development)
Combinar agile con otras metodologías
Existe la posibilidad de combinar la metodología ágil con otras, como la cascada, para crear una solución híbrida. A veces, las empresas utilizan la cascada para gestionar una o varias fases -como la planificación- cuando éstas no requieren pasos rápidos o repetitivos. La planificación, en particular, requiere un enfoque más exhaustivo, metódico y a menudo más lento para definir, analizar y documentar los aspectos de un proyecto. Esto hace que la cascada sea un enfoque mejor. Una vez que el proyecto entra en la fase de desarrollo, los cambios rápidos y repetitivos requieren un planteamiento diferente, y aquí es donde entra en juego la agilidad para ofrecer los mejores resultados en el menor tiempo posible.
Este enfoque híbrido ayuda a que la metodología ágil sea aún más adaptable a diversos sectores o a la naturaleza más singular de un proyecto, producto o servicio. Una vez más, se requiere la debida diligencia para determinar la idoneidad y capacidad de los diferentes métodos y procesos disponibles.
Gestión ágil de proyectos y Scrum
Scrum es un potente marco para implantar procesos ágiles en el desarrollo de software y otros proyectos. Este marco tan adoptado utiliza iteraciones cortas de trabajo, llamadas sprints, y reuniones diarias, llamadas scrums, para abordar partes discretas de un proyecto de forma sucesiva hasta que el proyecto en su conjunto está completo. Hay tres funciones clave en Scrum: el Scrum master, el propietario del producto y los miembros del equipo Scrum:
- El propietario del producto crea y prioriza un backlog del producto (trabajo por hacer).
- Los equipos seleccionan los elementos del backlog y determinan cómo completar el trabajo.
- El trabajo debe completarse en un sprint (normalmente de dos a cuatro semanas).
- El Scrum Master se reúne brevemente con los equipos cada día para obtener información actualizada sobre el progreso.
- Al final de cada sprint se realizan revisiones.
- El proceso vuelve a empezar hasta que todo el trabajo o backlog está completo.
Herramientas, plantillas y recursos de gestión ágil de proyectos
También hay muchas plantillas disponibles de empresas como Microsoft que los gestores de proyectos pueden utilizar en lugar de volver a crear la rueda. Éstas son sólo algunas de las muchas disponibles en Microsoft:
Los proveedores de software de gestión de proyectos ágiles también suelen incorporar plantillas ágiles en su software.
Software de gestión de proyectos ágiles
Las empresas que utilizan la metodología ágil suelen aprovechar el software orientado al desarrollo ágil para obtener todos los beneficios de esta metodología. Estas son algunas de las soluciones ágiles disponibles:
- Atlassian Jira + Agile: Se trata de una herramienta de gestión de proyectos ágiles compatible con Scrum, Kanban y metodologías mixtas. Este software de gestión de proyectos viene con un amplio conjunto de herramientas que ayudan a los equipos Scrum a realizar eventos con facilidad.
- Agilean: Agilean automatiza la gestión del flujo de trabajo para pequeñas y medianas empresas de TI que se ajustan a diferentes verticales. Es personalizable y tiene 50 plantillas incorporadas.
- SprintGround: Se trata de una herramienta de gestión de proyectos creada para que los desarrolladores organicen el trabajo y les ayude a realizar un seguimiento del progreso.
- VersionOne: Esta solución de gestión de proyectos está diseñada para soportar el Scaled Agile Framework a todos los niveles.
Para profundizar en las opciones de software de gestión ágil de proyectos, consulta "Las 11 mejores herramientas ágiles para la gestión de proyectos".
Habilidades ágiles clave
Hay seis habilidades o atributos clave de la gestión ágil de proyectos que todos los directores de proyecto deberían tener:
- Capacidad para prescindir del trabajo innecesario y centrarse sólo en el esencial.
- Buen juicio bajo presión y capacidad para mantener la calma en situaciones de estrés.
- Gran motivación y capacidad de orientación para guiar y apoyar a los equipos a lo largo del proyecto.
- Excepcional capacidad de organización para mantener todo ordenado y establecer prioridades.
- Capacidad para pensar y tomar decisiones rápidamente cuando las circunstancias cambian con rapidez.
- Un alto nivel de adaptabilidad para aceptar el cambio y reducir la confusión y el riesgo innecesarios
Certificación y formación en gestión ágil de proyectos
A medida que la metodología ágil se acelera, también lo hace la demanda de profesionales con conocimientos y experiencia ágiles. Estas son las certificaciones más populares centradas en la metodología ágil para evaluar sus conocimientos.
- Agile Programme Management (AgilePgM)
- Agile Project Management (AgilePM)
- Professional Scrum Master (PSM)
- Professional Scrum Product Owner (PSPO)
- Certified Agile Project Manager
- SAFe Agilist
- SAFe Product Owner/Product Manager
- SAFe Scrum Master
- Certified ScrumMaster (CSM)
- Certified Scrum Product Owner (CSPO)
- ICAgile Agile Fundamentals (ICP)
- ICAgile Agile Product Ownership (ICP-APO)
- ICAgile Agile Team Facilitation (ICP-ATF)
- ICAgile Business Agility Foundations (ICP-BAF)
- ICAgile Agile Project and Delivery Management (ICP-APM)
- PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP)
Para conocer más a fondo estas certificaciones, consulta "Las 16 mejores certificaciones ágiles disponibles hoy en día".
El futuro de la agilidad
Dado que la competencia aumenta continuamente y el tiempo de comercialización también se reduce, la metodología ágil ofrece numerosas ventajas y limitados inconvenientes. A medida que más empresas hagan el cambio a un lugar de trabajo digital que depende en gran medida de la velocidad, la flexibilidad y el aumento de la productividad, las metodologías ágiles o híbridas serán cada vez más necesarias. Su aplicación en múltiples industrias y su alineación con los beneficios ofrecidos por un modelo de lugar de trabajo digital, indican que las tasas de adopción ágil seguirán aumentando en todas las industrias del mundo.
Basado en el artículo de Moira Alexander (CIO) y editado por CIO Perú
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