[20/09/2023] La planificación de proyectos requiere el apoyo de herramientas, incluso en las empresas más pequeñas. Así se garantiza que los participantes en el proyecto conozcan sus tareas, se puedan cumplir los calendarios, y quede claro qué tareas hay dentro de un proyecto. Además, se produce el intercambio de conocimientos e información entre los empleados del proyecto y también con los jefes de proyecto.
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En este artículo te presentamos Monday.com, Microsoft Project, Wrike, Asana, Jira, Teamwork y SmartSuite, siete destacadas herramientas de planificación con las que podrá planificar y gestionar incluso procesos empresariales complejos.
5 razones: Por qué las herramientas de planificación tienen sentido para las empresas
La gestión de proyectos es una tarea compleja que abarca muchos aspectos diferentes: desde la planificación de recursos hasta la programación y el control de calidad. Sin las herramientas de planificación adecuadas, los proyectos pueden convertirse rápidamente en confusos, los plazos incumplidos y los recursos utilizados de forma ineficaz. He aquí algunas razones por las que las empresas deberían utilizar herramientas de planificación de proyectos:
- Mayor eficacia: Las herramientas de planificación permiten a las empresas priorizar tareas, asignar recursos de forma eficaz y controlar los plazos de cerca. Esto conduce a una forma optimizada de trabajar y a una mayor productividad.
- Transparencia y control: Con las herramientas de planificación, los jefes de proyecto y los miembros del equipo tienen una visión general del estado actual del proyecto en todo momento. Esto permite reaccionar a tiempo ante retrasos o problemas y garantizar que un proyecto se mantiene en el buen camino.
- Comunicación y colaboración: Las herramientas de planificación fomentan la colaboración en equipo al ofrecer un lugar central donde almacenar y compartir toda la información y los documentos importantes. Esto mejora la comunicación y garantiza un trabajo eficaz y sincronizado en el equipo.
- Gestión de riesgos: Con la ayuda de las herramientas de planificación, los riesgos se pueden identificar en una fase temprana y se pueden tomar las medidas adecuadas. Esto minimiza la probabilidad de complicaciones inesperadas y ayuda a llevar el proyecto a buen puerto.
- Ahorro de tiempo y costos: Las herramientas de planificación pueden ayudar no sólo a cumplir los plazos, sino también a ajustarse al presupuesto. Ofrecen la posibilidad de seguir el avance del proyecto en tiempo real y reaccionar así rápidamente a los cambios, lo que puede suponer un importante ahorro de tiempo y costes.
Por tanto, las empresas que confían en las herramientas de planificación de proyectos se benefician de una mayor eficacia, control y comunicación, además de mitigar eficazmente los riesgos y ahorrar tiempo y costos.
Monday.com: Planificación eficaz de proyectos en la nube
Monday.com es una potente herramienta de gestión de proyectos y colaboración en equipo que se caracteriza por una gran variedad de útiles funciones. Entre sus características se incluye una interfaz de usuario intuitiva que proporciona una visión clara de las tareas, los plazos y el progreso.
Monday.com facilita la creación, asignación y seguimiento de tareas, permitiendo a los usuarios establecer plazos y ajustar las prioridades según sea necesario. En comparación con otras herramientas populares de gestión de proyectos como Asana, Trello o Jira, Monday.com destaca precisamente por su personalización.
Uno de los factores más importantes de Monday.com es el soporte integral del sistema Kanban. Se trata de un sistema visual de gestión de tareas que fomenta la transparencia y ayuda a identificar cuellos de botella e ineficiencias en el proyecto.
Cada fase representa un estado en el proceso de trabajo cuando se utiliza Kanban, y el trabajo está representado por tareas de una fase a la siguiente. Esto permite un alto grado de transparencia y facilita la comprensión del estado actual del trabajo.
Otra característica importante es la función de comunicación integrada. En lugar de depender de servicios externos de correo electrónico o aplicaciones de mensajería, Monday.com permite el intercambio directo de comentarios y archivos dentro de las tareas. Esto mejora la eficiencia de la comunicación en equipo y minimiza el riesgo de pérdida de información o malentendidos.
Además, Monday.com ofrece amplias funciones de automatización. Las tareas rutinarias pueden automatizarse, con el consiguiente ahorro de tiempo. Las notificaciones automáticas garantizan que ningún miembro del equipo se salte un plazo o una tarea.
La adaptabilidad de Monday.com es otra ventaja clave. La plataforma se integra perfectamente con una serie de herramientas de terceros, como Google Drive, Slack y Zoom. Además, Monday.com ofrece numerosas plantillas y opciones para personalizarla según las necesidades específicas de una empresa o proyecto.
Microsoft Project: El clásico en planificación de proyectos
Microsoft Project es una herramienta de gestión de proyectos muy utilizada que ofrece diversas funciones de apoyo a la planificación, el seguimiento y la gestión de proyectos. Se suele elegir por sus sofisticadas funciones y su perfecta integración con otros productos de Microsoft.
Una de las principales características de Microsoft Project es su detallada funcionalidad de programación. La solución permite a los usuarios crear tareas de proyecto, vincularlas entre sí para mostrar sus dependencias y, a continuación, mostrarlas en un diagrama de Gantt. Esta representación visual facilita la comprensión del progreso del proyecto y las relaciones entre tareas.
Microsoft Project también ofrece una función de gestión de recursos. Así, Project permite a los usuarios gestionar distintos tipos de recursos (como personal, equipos y materiales) y asignarles tareas. También puede realizar un seguimiento del consumo y la disponibilidad de los recursos, lo que permite una asignación y planificación eficaces de los mismos.
Además, Microsoft Project incorpora funciones de elaboración de informes. La solución puede generar una variedad de informes predefinidos, como la visión general del proyecto, la carga de trabajo, las tareas pendientes y mucho más. Estos informes proporcionan información importante sobre el progreso del proyecto y ayudan en la toma de decisiones.
Otro aspecto de Microsoft Project es su estrecha integración con otros productos de Microsoft, como Microsoft Teams o Sharepoint. Esto permite una colaboración y un intercambio de información eficientes dentro del equipo y una mejor coordinación de las tareas del proyecto.
Por último, Microsoft Project también ofrece una función para el seguimiento del progreso del proyecto y el control de los presupuestos. Los usuarios pueden utilizarla para seguir el progreso de las tareas y comparar los costos reales con los presupuestados.
Wrike: Automatice la gestión de proyectos
Wrike es una herramienta de gestión de proyectos y colaboración ampliamente utilizada. Con su adaptabilidad y flexibilidad, Wrike ofrece características para apoyar una amplia gama de procesos de trabajo y actividades del proyecto. Los usuarios pueden crear y delegar tareas y seguir su progreso en tiempo real. Las prioridades y los plazos se pueden establecer y ajustar fácilmente.
Con herramientas de comunicación integradas, Wrike promueve la colaboración en equipo. Mediante la integración de comentarios y archivos directamente en las tareas, los usuarios pueden compartir información de manera eficiente, reduciendo el riesgo de pérdida de información o malentendidos.
En términos de automatización, Wrike ofrece funciones para automatizar las tareas rutinarias, lo que resulta en un ahorro de tiempo significativo. Las notificaciones automáticas informan a los usuarios de las tareas y los plazos que vencen.
Otra ventaja clave de Wrike es su alta compatibilidad con otras herramientas y servicios. Esta plataforma se integra perfectamente con una serie de herramientas de terceros como Slack y Salesforce. Además, los usuarios pueden adaptar Wrike a las necesidades específicas de su proyecto o negocio gracias a las numerosas plantillas y opciones de personalización.
Por último, Wrike proporciona capacidades de generación de informes que ofrecen una visión detallada del progreso del proyecto y los datos de rendimiento. Esta característica ayuda a los responsables a tomar decisiones informadas basadas en datos.
Asana: Gestión integral de proyectos en la nube
Asana es una conocida herramienta de gestión de proyectos que ofrece una variedad de características para apoyar los flujos de trabajo. Asana permite crear y asignar tareas dentro de los proyectos. Los usuarios pueden establecer prioridades y plazos, lo que mejora la claridad. Además, los gestores de proyectos pueden seguir el progreso de las tareas en tiempo real.
La plataforma incluye herramientas de comunicación para fomentar el trabajo en equipo. Los comentarios y archivos pueden integrarse directamente en las tareas, lo que simplifica el intercambio de información. Además, Asana ofrece funciones para automatizar las tareas rutinarias. Las notificaciones automáticas mantienen a los usuarios informados sobre las tareas y los plazos que vencen. Asana también es compatible con varias herramientas de terceros, como Google Drive, Slack y Salesforce. Además, los usuarios pueden adaptar Asana a las necesidades específicas de un proyecto o empresa mediante plantillas y opciones de personalización.
La plataforma incluye funciones de elaboración de informes para obtener información detallada sobre el progreso de los proyectos y los datos de rendimiento. Los responsables de la toma de decisiones pueden así tomar decisiones basadas en datos.
Jira: Gestión de proyectos de Atlassian
Jira, desarrollada por Atlassian, es una herramienta líder para la gestión de proyectos de desarrollo de software. Es conocida por sus funciones orientadas específicamente a métodos de desarrollo ágiles como Scrum y Kanban.
La solución permite la creación, asignación y seguimiento de tareas, denominadas incidencias dentro de los proyectos. Estas incidencias pueden ser historias de usuario, errores, epopeyas u otros tipos de tareas, en función de los requisitos del proyecto. Pueden priorizarse, vincularse a versiones o componentes específicos y seguirse a lo largo de las fases de desarrollo.
Una de las características principales de Jira es el Tablón, una herramienta visual para mostrar el progreso de las incidencias. En un proyecto Scrum, podría haber una división en columnas como Backlog, In Work y Done. En un proyecto Kanban, las columnas podrían corresponder a las distintas fases del flujo de trabajo.
Otra característica de Jira es la gestión de recursos. Jira permite gestionar a los miembros del equipo y su carga de trabajo. Asignar asuntos a personas concretas y supervisar su carga de trabajo es fácil y transparente, lo que facilita la planificación y ejecución del proyecto.
Jira también ofrece amplias capacidades de generación de informes. Con informes como el Burndown Chart, el Sprint Report o el Velocity Chart, los equipos pueden seguir y analizar en detalle el progreso y el rendimiento del proyecto.
La integración es otro aspecto importante de Jira. Puede integrarse perfectamente con otros productos de Atlassian como Confluence o Bitbucket, pero también con una gran variedad de herramientas de terceros; por ejemplo, Slack, Teams, GitHub, GitLab, Zendesk, Google Sheets, CicrcleCI, Sentry o Jenkins.
TeamWork: Gestión de proyectos con funciones de comunicación
Teamwork es una herramienta versátil de gestión de proyectos. Una característica clave de Teamwork es su adaptabilidad. La herramienta ofrece opciones para personalizar proyectos y flujos de trabajo. Los usuarios tienen la libertad de adaptar el diseño de sus tareas, los roles de usuario, e incluso la interfaz de usuario a las necesidades de su proyecto. Esta flexibilidad puede aumentar significativamente la eficacia y la aceptación dentro del equipo.
Otra ventaja de Teamwork es la integración de herramientas eficaces para la comunicación en equipo. Mientras que otras soluciones sólo proporcionan funciones básicas como la gestión de tareas y la programación, Teamwork permite la comunicación directa y la colaboración en el contexto de tareas y proyectos. Esto puede mejorar el flujo de información y reforzar la colaboración dentro del equipo. Teamwork también permite la integración de varias aplicaciones empresariales.
Esto se complementa con amplias funciones de informes y análisis. Los usuarios pueden crear informes y cuadros de mando personalizados que proporcionan información detallada sobre proyectos y procesos. La función de gestión de tareas permite a los usuarios crear, delegar y seguir el estado de las tareas. Estas tareas pueden tener fechas límite, dividirse en subtareas y depender unas de otras, lo que proporciona una visión clara del flujo de trabajo.
La función Milestone ayuda a definir y seguir los objetivos importantes del proyecto, fomentando la claridad y la orientación a objetivos del proyecto. La función de seguimiento del tiempo permite a los usuarios controlar el tiempo empleado en tareas específicas, lo que contribuye a una planificación precisa del proyecto y del presupuesto. La función de gestión de archivos de Teamwork favorece la colaboración en equipo al permitir cargar, compartir y comentar archivos.
Por último, la función de elaboración de informes permite crear informes detallados y personalizados que proporcionan información valiosa sobre el progreso y el rendimiento de los proyectos. Estas diversas funciones ayudan a Teamwork a satisfacer una amplia gama de necesidades de gestión de proyectos.
SmartSuite: Todas las herramientas de gestión de proyectos bajo un mismo techo
SmartSuite le permite gestionar proyectos en una solución central. Puede gestionar tareas de diferente prioridad, así como hitos, miembros del proyecto asignados, calendarios o informes.
Smartsuite también ofrece funciones de gestión de riesgos y cambios: Se trata de dos aspectos cruciales de la gestión de proyectos. Ayudan a los equipos a identificar riesgos potenciales y a tomar las medidas adecuadas para mitigarlos. Esto puede incluir riesgos internos y externos, como excesos presupuestarios, retos tecnológicos o cambios en el mercado. Una vez identificados los riesgos, Smartsuite permite analizarlos y evaluarlos para comprender su posible impacto y probabilidad. Así, con las herramientas de Smartsuite, los equipos pueden desarrollar estrategias para minimizar o incluso eliminar por completo los riesgos. Esto puede hacerse asignando recursos, cambiando las estrategias del proyecto o aplicando medidas de control.
La gestión de cambios se refiere al proceso de gestión de cambios en un proyecto, incluyendo la identificación, documentación, aprobación e implementación de cambios. Smartsuite permite a los miembros del equipo presentar y documentar solicitudes de cambio. De este modo se garantiza que todos los cambios se registran y controlan adecuadamente.
El software proporciona un proceso de aprobación estructurado en el que los cambios pueden ser revisados y aprobados (o rechazados) por las partes interesadas correspondientes. Una vez aprobados, Smartsuite apoya la aplicación de los cambios garantizando que toda la información pertinente se comparte con los miembros del equipo afectados y que los cambios se aplican correctamente.
Smartsuite también proporciona herramientas para supervisar e informar de los cambios, con el fin de garantizar que se aplican según lo previsto y que se controlan todas las posibles repercusiones en el proyecto.
Basado en el artículo de Thomas Joos (PCWorld) y editado por CIO Perú