¿Podría Superhuman ser el salvador de su correo electrónico?

[22/09/2023] Si vamos a mantener un debate sincero sobre el correo electrónico, primero tenemos que aclarar algunas verdades difíciles. Piense en ellas como reglas básicas para la conversación en la que nos vamos a embarcar:

• El correo electrónico es atroz. Es un infierno que le chupa el alma, le roba horas del día y nunca le deja en paz.
• La mayoría de las herramientas de correo electrónico modernas no crean un marco totalmente eficaz para navegar por el diluvio de correo electrónico al que los profesionales ocupados nos enfrentamos a diario: un sistema realmente inspirado para dominar la locura y mantener organizadas nuestras bandejas de entrada (idealmente, manteniendo nuestra cordura al menos algo intacta).
• El correo electrónico también es inevitable y, si se gestiona correctamente, puede ser una ventaja absoluta para prácticamente cualquier negocio o propósito profesional.

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Ahora bien, si no está de acuerdo con ninguno de estos puntos, permítame ahorrarle tiempo: Este artículo no es para usted.

Pero si asiente con la cabeza, enhorabuena: Ha venido al lugar adecuado. Yo también me ahogo a diario en el correo electrónico. Yo también paso demasiadas horas de mi horario laboral (y a veces también de mis horas supuestamente no laborales) vadeando el correo electrónico. Y yo también soy un eterno buscador de esa esquiva utopía de la bandeja de entrada: el entorno mítico que hace que incluso la bandeja de entrada más activa sea manejable y hasta (¡jolín!) agradable de dominar.

Una empresa llamada Superhuman afirma haber descifrado el código. Técnicamente, Superhuman existe de alguna forma desde hace casi una década, pero se le perdonaría no haberse dado cuenta, o incluso haber leído sobre ella en algún momento y haberla descartado inmediatamente. Hasta hace poco, después de todo, sólo estaba disponible por invitación y lista de espera, y carecía de soporte multiplataforma completo.

Pero esas restricciones ya no existen. Cualquiera puede registrarse para tener acceso inmediato a Superhuman, y con la reciente incorporación del servicio de una aplicación para Android, además de sus ofertas nativas para Windows, Mac e iOS, y una interfaz de navegador multiusos basada en Chrome, está disponible en cualquier lugar.

La experiencia sobrehumana del correo electrónico

Antes de entrar en detalles sobre Superhuman y lo que puede hacer por usted, es fundamental tener en cuenta algunas advertencias sobre el servicio, porque no es el típico cliente de correo electrónico:

• En primer lugar, como hemos dicho hace un momento, Superhuman no es para todo el mundo. Si es más bien un usuario ocasional de correo electrónico o alguien que no vive en su bandeja de entrada por motivos de trabajo, probablemente no tenga sentido para usted.
• En segundo lugar, por ahora, Superhuman sólo es compatible con cuentas de Gmail o Outlook. Si su correo electrónico no pasa por una de esas plataformas, no funcionará con este servicio. (Me estoy centrando principalmente en Gmail a efectos de este artículo, por cierto, pero los mismos conceptos se aplican en ambos dominios).
• Y tercero, Superhuman no es barato. El servicio cuesta 30 dólares al mes, o 25 si paga un año entero de una sola vez. (Ese mismo precio también se aplica a los escenarios de equipo). Eso supone entre 300 y 360 dólares al año, que es mucho para una aplicación de correo electrónico o cualquier tipo de servicio de productividad. Por ejemplo, una suscripción completa a Microsoft 365 Personal cuesta menos de una cuarta parte de ese precio, 70 dólares al año, e incluye acceso a todas las aplicaciones básicas de Microsoft Office junto con un terabyte completo de almacenamiento en OneDrive.

En última instancia, sólo usted puede decidir si ese precio es justificable o, tal vez, si puede ser asumido por su organización. Lo que sí puedo contarle es cómo es realmente el uso del servicio, para que esté preparado para hacer esa valoración.

Después de pasar el último mes viviendo con Superhuman como mi única aplicación de correo electrónico en todo tipo de dispositivos y plataformas en las que confío, le animo a que piense detenidamente en tres áreas específicas en las que el servicio realmente brilla:

Superpoder nº 1: Interfaz y filosofía

En esencia, Superhuman es un portal alternativo para interactuar con el correo electrónico. Y realmente da unos pasos impresionantes hacia la reimaginación de cada aspecto de esa experiencia, y la transformación de la forma en que interactúas con su bandeja de entrada -si está dispuesto a comprometerse con sus conceptos y adoptar plenamente su filosofía de gestión del correo electrónico.

Aunque parezca una tontería, esta última parte es clave. A primera vista, sí, Superhuman es una interfaz de correo electrónico excepcionalmente agradable, que elimina todo el desorden de la configuración estándar de Gmail, tanto en el escritorio como en el móvil, al tiempo que añade todo tipo de toques adicionales realmente útiles. Alcanza ese equilibrio imposible de lograr entre una interfaz limpia y minimalista, y un entorno repleto de funciones.

Pero más allá de la superficie, Superhuman representa una forma totalmente diferente de concebir la bandeja de entrada. Su enfoque me recuerda al efímero servicio Google Inbox, no en un sentido explícito, en términos de su interfaz específica o de las ideas exactas que presenta, sino en la forma en que le capacita y le anima a adoptar hábitos de correo electrónico más sanos y saludables que conducen a esos momentos de bandeja de entrada vacía que inducen al "¡eureka!

Al igual que Google Inbox, requiere un compromiso total para utilizar el servicio, convivir con él y aplicar todos sus métodos para apreciar plenamente sus ventajas y sacarles el máximo partido. Me di cuenta de esto a los pocos días de probarlo, cuando caí en la cuenta de que me estaba aferrando a mis hábitos de gestión de la bandeja de entrada, cuidadosamente concebidos y centrados en Gmail, e intentaba revisar Superhuman a medias sin dejar de tener abierto Gmail.

Spoiler alert: eso no funcionará. Los métodos de organización de Superhuman son tan personalizados y específicos que la única forma de saber si el servicio tiene sentido para usted es sumergirse de cabeza, dejar atrás su antiguo sistema de correo electrónico y dedicarle una o dos semanas a adaptarse a sus métodos para ver cómo le funcionan.

A saber: Una de las características más fundamentales del servicio es algo llamado Split Inbox. Es como una versión más inteligente e infinitamente más personalizable de la bandeja de entrada con pestañas de Gmail, combinada con una versión mejorada y más potente de los filtros de Gmail.

Su funcionamiento es bastante sencillo: Superhuman le permite dividir su bandeja de entrada en el número de categorías que quiera, para cualquier propósito, y luego definir y controlar esas categorías fácilmente, sin necesidad de crear reglas complejas ni de bucear en menús profundos.

Una vez que haya decidido qué divisiones quiere, puede añadir cualquier correo electrónico individual a cualquier categoría con un rápido comando, y luego dar instrucciones al sistema para que todos los correos similares sigan el mismo camino.

Hasta ahora, he creado divisiones para suscriptores (comentarios de lectores y respuestas de mis distintos boletines), confirmaciones (correos automatizados de Docs, Calendar, Trello, Notion y similares), facturas y pagos, y boletines a los que estoy suscrito y que leo. Aparte de eso, todo lo personal y lo que parece importante va a parar a mi división principal, conocida como "Importante", y todo lo demás (tonterías al azar, sobre todo) va a parar a una zona de "Otros" al final de la lista.

El resultado es una bandeja de entrada mucho más sensata y manejable, en la que las cosas que no requieren necesariamente su atención inmediata no aparecen en su área principal y, en cambio, se separan y se guardan junto con otros elementos similares para una distracción mínima y un procesamiento por lotes más eficiente.

Lleva un poco de tiempo entenderlo todo y que funcione como usted quiere, pero una vez que lo consigue, mantenerse al día con su bandeja de entrada se vuelve inconmensurablemente más fácil. Y cada vez que surge una nueva excepción de correo electrónico, se tarda sólo dos segundos en dirigir el mensaje al lugar adecuado, y asegurarse que cualquier correo electrónico posterior se maneja de la misma manera.

Pero, de nuevo: Es un gran cambio con respecto a la bandeja de entrada tradicional. Y también es su propio sistema de organización, lo que significa que no verá sus efectos cuando vuelvas a la vista normal de Gmail o Outlook. Su bandeja de entrada Superhuman podría estar perfectamente organizada e inmaculada, mientras que su bandeja de entrada de Gmail o Outlook podría seguir pareciendo un caos desordenado. Tiene que renunciar a cualquier sistema en el que esté acostumbrado a confiar, hacer un reinicio completo de la bandeja de entrada y sumergirse en la filosofía Superhuman si quiere que funcione para usted, exactamente como observé con Google Inbox hace muchas lunas.

En otras palabras, realmente tiene que realizar una caída de confianza. Y si se permite hacerlo, puede que le sorprenda lo que encuentre.

Superpoder nº 2: Atajos y salvapasos

Dejando a un lado la interfaz básica, el superpoder más destacable de Superhuman es la serie de atajos inteligentes que inyecta enstu experiencia con la bandeja de entrada.

Destacan sobre todo en el escritorio, donde tiene una combinación de atajos de teclado -algunos siguen los atajos de teclado estándar de Gmail y otros van más allá de ese conjunto básico de opciones, como la posibilidad de añadir y eliminar destinatarios de cualquier correo electrónico mientras escribe en el campo del cuerpo- junto con un brillante sistema de búsqueda de comandos que le permite realizar prácticamente cualquier acción desde cualquier lugar con sólo pulsar unas teclas.

No importa dónde esté o lo que estés haciendo, puedes pulsar Ctrl-K (o ?-K, en una Mac) para invocar el símbolo del sistema de Superhuman. Desde ahí, puede teclear una o dos letras para abrir y ejecutar cualquier comando imaginable, incluso si no recuerda el atajo de teclado directo (o si se trata de un comando poco común que no tiene su propio atajo de teclado específico).

Así, por ejemplo, si pulsa Ctrl-K y escribes spl, aparecerá el comando para añadir un correo electrónico abierto a cualquiera de sus bandejas de entrada. Si pulsas Ctrl-K y escribes cs, aparecerá el comando para copiar el asunto de un mensaje. Si pulsas Ctrl-K y escribes a, aparecerá el comando para crear un recordatorio personalizado que devuelva un correo electrónico a su bandeja de entrada el día y a la hora que desee.

Las aplicaciones móviles de Superhuman también tienen algo parecido: Al deslizar el dedo hacia abajo en la vista principal de la bandeja de entrada, aparece un trío de comandos en la parte superior. Si suelta el dedo inmediatamente después de deslizarlo, se activa la búsqueda por defecto, pero también puede deslizarlo ligeramente hacia la izquierda para pasar a "Actualizar", o ligeramente hacia la derecha para llegar a "Comandos".

Si activa "Comando", obtendrá un menú como este:

No es tan útil en el móvil como en el escritorio, donde los dedos ya están en el teclado. Pero sigue siendo una forma fácil y eficaz de encontrar y activar cualquier opción en su teléfono.

Otras funciones destacables de Superhuman que le ahorran pasos incluyen comandos rápidos para cancelar la suscripción a cualquier correo electrónico que esté viendo, para bloquear cualquier remitente para que no vuelva a llegar a su bandeja de entrada, para preparar una respuesta de introducción instantánea que cambia un remitente a CCO para que puedas interactuar con un destinatario secundario, y para crear y adjuntar un evento de calendario personalizado con un enlace Zoom o Google Meet incluido.

Hablando de su calendario, otro buen detalle es cómo Superhuman despliega automáticamente una barra lateral que muestra su calendario de Google y/o su agenda de Outlook cada vez que un correo electrónico que está leyendo o escribiendo menciona una fecha. De este modo, puede ver de un vistazo cómo está su agenda para la fecha que se está comentando y saber al instante si tiene algún conflicto. También puede navegar por su calendario con sólo pulsar una tecla y crear un nuevo evento sobre la marcha cuando lo necesite.

Y luego está lo más ambicioso de todo: El sistema de Snippets de Superhuman, que facilita al máximo el almacenamiento de frases, párrafos o incluso correos enteros de uso común (incluidos archivos adjuntos y direcciones específicas para insertar en los campos de destinatario, CC o CCO) y luego soltarlos en cualquier borrador en un abrir y cerrar de ojos.

De nuevo, no es algo que a un usuario medio de correo electrónico le vaya a cambiar la vida. Pero para cualquiera que envíe montañas de correos electrónicos y acabe escribiendo las mismas cosas básicas una y otra vez, la cantidad de tiempo y energía que puede ahorrar un sistema así es inmensa.

Superpoder nº 3: Potenciadores de la experiencia

Cuanto más tiempo pase utilizando Superhuman, más detalles y mejoras útiles encontrará.

Un puñado de ejemplos sutiles pero significativos que me han llamado la atención hasta ahora:

• Cada vez que abre un correo electrónico, Superhuman despliega un panel contextual que muestra detalles útiles sobre la persona con la que está interactuando, incluida información biográfica perfectamente formateada de su perfil de LinkedIn, si está disponible públicamente, junto con enlaces a tus interacciones anteriores por correo electrónico.
• Siempre que quiera copiar un mensaje entero, puede saltarse la molestia habitual de resaltarlo y pulsar Ctrl-C mientras el mensaje está abierto; luego pulsa Ctrl-V para pegarlo en cualquier lugar de su computadora.
• ¿Recuerda los recordatorios que mencioné hace un momento? Son una de las funciones más útiles de Superhuman, en gran parte por lo sencillos que son de configurar. Siempre que esté viendo o escribiendo un mensaje de correo electrónico, puede pulsar Ctrl-Mayús-H (o ?-Mayús-H) y describir en lenguaje llano cuándo quiere que vuelva el mensaje -el próximo viernes, dentro de dos días, dentro de tres semanas, lo que sea- y puede optar por que el recordatorio aparezca sólo si el mensaje no ha recibido respuesta en la fecha elegida.
• Tanto con los recordatorios como con la opción de envío diferido de Superhuman, puede utilizar zonas horarias específicas como parte de sus comandos, un toque sumamente sensato que le permite trabajar en función de la ubicación de cualquier persona a la que envíe un correo electrónico, sin tener que hacer conversiones de zona horaria que le consuman mucho tiempo.

Hablando de tiempo, Superhuman es casi sorprendentemente rápido, ya que la mayoría de las órdenes se ejecutan instantáneamente y sin ningún retraso, independientemente del estado de la conexión. Además, aporta un montón de pequeños bocados de alegría en el típico entorno monótono y deprimente de la bandeja de entrada, como una serie rotativa de "recompensas" de fondo de pantalla de bandeja de entrada cero que aparecen cada vez que eliminas todos los mensajes de cualquiera de sus divisiones.

La decisión de Superhuman

Para ser completamente sincero: como periodista tecnológico, me resulta un poco incómodo decir sólo cosas positivas sobre un producto o servicio. Pero la verdad es que no he podido encontrar nada negativo significativo que decir sobre Superhuman, aparte del hecho de que es muy caro y de que requiere una curva de aprendizaje que desafía los hábitos cuando empieza a usarlo. Dejando a un lado estos factores, su uso es realmente delicioso.

Esto es mucho decir sobre un servicio de correo electrónico que parece sencillo, lo sé, pero al mismo tiempo, como hemos establecido, Superhuman no es una aplicación de correo electrónico normal. Y no es en absoluto una aplicación de correo electrónico para todo el mundo.

En definitiva, lo que yo le diría es lo siguiente: Si trabaja con una gran cantidad de correo electrónico, es un obsesivo de la organización y la eficiencia, y/o simplemente quiere la mejor, más eficaz y más agradable experiencia de correo electrónico disponible, Superhuman es realmente algo especial. Y le hará olvidar cualquier otra solución de correo electrónico.

Basta decir que yo pertenezco a todos esos grupos. Y el tiempo que he pasado con Superhuman ya ha transformado mi forma de pensar sobre el correo electrónico y mi relación con la bandeja de entrada.

Si se siente identificado, puede que Superhuman sea el salvador del correo electrónico que no sabías que necesitabas. Y tal vez, sólo tal vez, el tiempo que añade de nuevo a su vida podría valer la pena el costo que requiere.

Basado en el artículo de JR Raphael (Computerworld) y editado por CIO Perú

Crédito foto: Clker-Free-Vector-Images / JR Raphael