[15/11/2023] La mayoría de la gente piensa en Google Sheets como una aplicación web para crear y visualizar hojas de cálculo para el análisis de datos, pero también se puede utilizar para la gestión básica de proyectos. Aunque Sheets carece de las funciones avanzadas de un software de gestión de tareas completo, puedes crear una hoja de cálculo para realizar un seguimiento del progreso que usted y sus compañeros de trabajo realizáis en un proyecto de equipo.
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Esta guía repasa los elementos de Google Sheets que puede utilizar para realizar el seguimiento de un proyecto. Esto incluye el uso de plantillas diseñadas para la gestión de proyectos, la adición de menús desplegables con opciones de estado preestablecidas que usted, y sus compañeros de trabajo pueden actualizar a medida que se completan las tareas, y el etiquetado de compañeros de trabajo para asignarles tareas.
1. Empiece con una plantilla de gestión de proyectos
Google Sheets incluye varias plantillas para la gestión de proyectos. No es necesario que utilice una plantilla, por supuesto, pero le puede dar una ventaja a la hora de diseñar su hoja de cálculo. Luego puede personalizarla según su proyecto.
Desde Google Sheets: En la parte superior de la página de inicio de Google Sheets, verá un encabezado "Iniciar una nueva hoja de cálculo" con una fila de miniaturas debajo. Estas miniaturas son plantillas. Haga clic en Galería de plantillas en la parte superior derecha de las miniaturas y accederá a una página completa con miniaturas de plantillas.
Desde Google Drive: En la página de inicio de Drive, haga clic en el botón Nuevo situado en la parte superior izquierda. En el menú que aparece, mantenga el puntero sobre la flecha situada a la derecha de Hojas de cálculo de Google y seleccione Desde una plantilla. Verá una página con miniaturas de plantillas.
Ahorre tiempo empezando con una plantilla de gestión de proyectos y adaptándola después a las necesidades de su proyecto.
En la página "Galería de plantillas", desplácese hacia abajo hasta que vea el encabezado "Gestión de proyectos". Hay cuatro plantillas para elegir: Diagrama de Gantt, Cronograma del proyecto, Seguimiento del proyecto y Cronograma de marketing de eventos. Haga clic en una miniatura para iniciar una nueva hoja de cálculo con esa plantilla.
La plantilla "Seguimiento del proyecto", por ejemplo, incluye áreas en las que puedes realizar el seguimiento de una o varias etapas de un proyecto. Dentro de cada proyecto o etapa, puede introducir las tareas específicas necesarias para completar el proyecto, junto con un estado, prioridad, fecha de inicio y finalización, persona asignada, horas estimadas y más para cada tarea.
Con la plantilla de seguimiento de proyectos, su equipo podrá controlar rápidamente todas las tareas necesarias para completar un proyecto.
Haga clic en cualquier parte de la hoja de cálculo para empezar a ajustarla a su propio proyecto.
- Para cambiar cualquier campo de texto: Basta con seleccionarlo y empezar a escribir.
- Para cambiar un campo de fecha: Escriba una nueva fecha o haga doble clic para que aparezca un minicalendario en el que puede seleccionar una fecha.
- Para seleccionar una opción diferente de una lista desplegable: Las listas desplegables tienen una pequeña flecha hacia abajo a la derecha de la celda. Haga doble clic en la celda (o en su flecha hacia abajo) para ver otras opciones entre las que elegir. Seleccione una de las opciones y aparecerá en la celda. (Más sobre los desplegables en un momento).
- Para eliminar las columnas o filas que no necesite: Seleccione la columna o fila, haga clic con el botón derecho y seleccione Eliminar columna o Eliminar fila.
- Para añadir una columna o fila: Haga lo mismo y seleccione Insertar 1 columna a la izquierda, Insertar 1 columna a la derecha, Insertar 1 fila arriba o Insertar 1 fila abajo.
De esta forma, podrás ajustar la plantilla para que se adapte perfectamente a su proyecto.
2. Crear o personalizar listas desplegables
Puede crear una lista desplegable con números o palabras específicos que haya introducido como opciones preestablecidas. O, si trabaja a partir de una plantilla que ya incluye listas desplegables, puede añadir, editar o eliminar opciones en cualquier lista desplegable.
En una hoja de cálculo de gestión de proyectos, es útil tener un menú desplegable de estado para cada tarea, con opciones como En espera, Aún no iniciada, En curso y Completada, como en la plantilla "Seguimiento del proyecto" que hemos visto antes. Puede mejorar estos desplegables con colores de fondo que indiquen el estado de un vistazo.
Las listas desplegables son una excelente forma de que tu equipo realice un seguimiento del estado de las distintas tareas que forman parte de un proyecto.
No vamos a entrar aquí en todos los detalles de la creación de una lista desplegable desde cero. En su lugar, nos centraremos en la edición de una lista desplegable existente, incluida la adición de colores de fondo.
Para editar una lista desplegable: Haga clic en la pequeña flecha hacia abajo situada en el borde derecho de la celda que contiene la lista y, a continuación, haga clic en el ícono del lápiz situado en la parte inferior del menú que aparece. La barra lateral "Reglas de validación de datos" se abre a la derecha de la hoja de cálculo y muestra las reglas de este desplegable.
Puedes editar las opciones que aparecen en una lista desplegable o cambiar sus colores de fondo.
Cada opción que aparece en el menú desplegable se encuentra en un cuadro de texto independiente en la barra lateral. Puede editar cualquier opción haciendo clic en ella, y escribiendo un nuevo texto o números. Para cambiar el color de un elemento de la lista desplegable, haga clic en el ícono circular situado a su izquierda y seleccione un color.
Si ha creado usted mismo el desplegable, puede editarlo añadiendo más opciones o arrastrando y soltando las opciones para reordenarlas. (Si trabaja con un desplegable que forma parte de una plantilla, no podrá añadir ni reordenar las opciones.
Para eliminar una lista desplegable de una celda: Haga clic en la pequeña flecha hacia abajo situada en el borde derecho de la celda que contiene la lista y, a continuación, haga clic en el ícono del lápiz del menú. En la parte inferior de la barra lateral "Reglas de validación de datos", haga clic en el botón Eliminar regla.
Hay muchas más cosas que puede hacer con los desplegables que podrían ser útiles para la gestión de proyectos, como aplicar un formato condicional basado en valores. Por ejemplo, puede asignar una escala de colores que vaya del rojo para un proyecto que está completado al 10%, al verde cuando está completado al 100%.
3. Etiqueta a las personas con las que trabajas
Si escribe el símbolo @ dentro de una celda de las Hojas de cálculo de Google, se abrirá un panel en el que aparecen algunas sugerencias de personas de sus contactos, o bien puede escribir el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona. Haga clic en el nombre de la persona y se insertará en la celda como un chip inteligente.
Puede asignar una tarea a un compañero de trabajo insertando un chip inteligente.
Cuando sitúe el puntero sobre esta celda, aparecerá una minitarjeta con su perfil. En ella, usted y otras personas con las que haya compartido la hoja de cálculo pueden pulsar íconos para enviar un correo electrónico a esta persona, iniciar un mensaje de texto o una videoconferencia con ella, o añadirla a un evento de su calendario.
Esto es especialmente útil en un escenario de gestión de proyectos, porque puede insertar el chip inteligente de un compañero de trabajo para asignarle una tarea. Si otros colaboradores necesitan más información sobre esa tarea, podrán ponerse en contacto con el asignado directamente desde la hoja de cálculo de seguimiento de proyectos.
4. Compartir y colaborar en una hoja de cálculo de gestión de proyectos
Puede utilizar una hoja de cálculo para hacer un seguimiento de sus proyectos personales, pero el verdadero valor viene cuando varias personas pueden ver y colaborar en una hoja de cálculo para hacer un seguimiento colectivo de un proyecto de grupo. Para ello, primero tiene que compartir la hoja de cálculo con ellos.
Cuando esté viendo la hoja de cálculo, haga clic en el botón Compartir situado en la parte superior derecha. O bien, desde la página principal de Google Drive, haga clic para resaltar la hoja de cálculo que desee compartir. A continuación, en la parte superior derecha, haga clic en el ícono Compartir (una silueta con forma de cabeza y hombros y un signo +).
Con cualquiera de los dos métodos, se abrirá un panel Compartir.
Compartir una hoja de cálculo con colaboradores.
En el cuadro de entrada, introduzca las direcciones de correo electrónico (o los nombres de sus contactos de Google) de las personas con las que quiera compartir. Por defecto, las personas que invita a su hoja de cálculo pueden editarla y volver a compartirla con otras personas.
Para cambiar los permisos de acceso de sus invitados: Haga clic en Editor a la derecha del cuadro de entrada y seleccione Visualizador o Comentarista en el menú desplegable. Los espectadores pueden ver todos los datos de la hoja de cálculo, pero no pueden editarlos ni comentarlos. Los comentaristas pueden adjuntar comentarios a celdas específicas, pero sus comentarios no interferirán con los datos de la hoja de cálculo.
Para una hoja de cálculo de gestión de proyectos, lo más probable es que quiera que algunos compañeros de trabajo puedan editar la hoja de cálculo, por ejemplo, para cambiar los desplegables de estado a medida que se completan las tareas, y actualizar otros campos con información adicional. Pero permitir que cualquiera que vea la hoja de cálculo cambie todos los aspectos de la misma podría conducir al caos, por lo que es aconsejable limitar los permisos de Editor a un pequeño grupo de colaboradores principales, y luego asignar a cualquier otra persona permisos de Visualizador o Comentarista.
La forma más sencilla de asignar distintos niveles de permiso a diferentes grupos de personas es enviar distintas invitaciones. Primero invite a las personas que quiera que tengan el estatus de Editor: añada sus nombres o direcciones de correo electrónico en el cuadro de entrada, escriba un mensaje para ellos y haga clic en Enviar. A continuación, vuelva a hacer clic en el botón Compartir, añada otro grupo de nombres o direcciones de correo electrónico en el cuadro de entrada, cambie Editor por Espectador o Comentarista, escriba un mensaje y haga clic en Enviar.
Para gestionar los permisos de acceso en cualquier momento: Cuando esté viendo su hoja de cálculo, haga clic en el botón Compartir situado en la parte superior derecha. O bien, desde la página principal de Google Drive, haga clic para resaltar su hoja de cálculo y haga clic en el ícono con forma de silueta. en el panel que se abre se enumeran todas las personas que tienen acceso a la hoja de cálculo. Haga clic en la flecha hacia abajo situada a la derecha del nombre de cualquier persona y, en el menú desplegable que se abre, cambie su acceso a Visualizador, Comentarista, Editor o Eliminar acceso.
Cambio de los permisos de acceso a una hoja de Google.
Basado en el artículo de Howard Wen (Computerworld) y editado por CIO Perú