5 herramientas gratuitas para mantenerse organizado

​Si le cuesta mantenerse al tanto de sus tareas o de sus notas, quizá lo que necesita son nuevas herramientas.

Siempre estoy buscando mejores formas de organizarme. Cuando encuentro una nueva aplicación que suena prometedora, la comparo con mis herramientas existentes en un juego de supervivencia del más fuerte, dejando solo las que mejor funcionan para mí.

Estos son los cinco servicios en los que más confío para tomar notas, marcar favoritos y gestionar tareas. La mayoría ofrecen suscripciones premium, pero su nivel gratuito se mantiene bien para usuarios individuales. A medida que nos adentramos en el nuevo año, tal vez le proporcionen el tipo de inspiración fresca que está buscando.

​Cada mañana entre semana, mi computadora de escritorio carga automáticamente Tweek Calendar, una aplicación y un sitio web muy sencillos para gestionar las tareas semanales. Puede añadir nuevas tareas escribiendo en las líneas en blanco y mover los elementos arrastrándolos y soltándolos.

Una suscripción de pago añade sincronización con Google Calendar, tareas recurrentes y subtareas, pero yo no necesito nada de eso. Para mí, Tweek no es un gestor de tareas pesado ni un sustituto completo de Google Calendar, sino más bien una forma rápida de reflexionar sobre lo que queda de semana. 

​Cuando estoy listo para empezar una tarea en serio, creo una página para ello en Notion, que le permite crear notas de forma libre con sus propias listas de control, subpáginas, tablas y más. Notion puede intimidar al principio, pero si empieza con notas sencillas y las va ampliando, verá rápidamente lo potente que puede llegar a ser.

El centro de todo mi trabajo escrito es una página llamada Jared's Scratchpad. Desde ahí, tengo enlaces a subpáginas para mis boletines Advisorator y Cord Cutter Weekly, junto con cualquier artículo freelance en el que esté trabajando. Cada una de esas páginas puede tener sus propias subpáginas si es necesario organizarlas mejor. (Un ejemplo: Cuando entrevista a gente para un artículo, puede crear páginas separadas para cada fuente, cada una con sus propias transcripciones y citas destacadas).

Cuando termino un artículo, lo archivo en la carpeta Archivo y lo borro de mi lista de tareas pendientes. Esto me funciona mejor que cualquier herramienta dedicada a la gestión de tareas, porque no hay límite en el tipo de notas que puede crear.

​La mayor debilidad de Notion es que puede resultar tosca para notas sencillas. Cuando solo necesito apuntar algo rápidamente o dictarlo por voz, utilizo Google Keep, cuyo diseño cronológico inverso se presta a las notas transitorias. Es mi aplicación favorita para almacenar repentinos destellos de inspiración, anotar pedidos de comida para llevar y evitar percances seinfeldianos en el aparcamiento. (Notas de Apple puede ser similar, pero me gusta que Keep funcione igual de bien en dispositivos Android).

Mi mujer y yo también utilizamos Google Keep para nuestra lista de la compra compartida. Gracias a su integración con Google Assistant, podemos pedir a cualquier altavoz Google Home o Nest cercano que añada un artículo a la lista, normalmente justo después de darnos cuenta de que nos hemos quedado sin algo.

​Cuando necesito hacer algo a una hora determinada, recurro a cualquier asistente de voz que tenga a mano. Puede ser Siri si llevo un iPhone, o Google Assistant si uso Android. La cuestión es que puedo usar comandos de voz para darme rápidamente un recordatorio y seguir adelante, sabiendo que recibiré una notificación en mi teléfono o altavoz inteligente cuando llegue el momento.